王建福1 姜庚2
1.山东省烟台市牟平区整骨医院 山东省烟 264100；2.山东省烟台市牟平区卫生和计划生育监督所 山东省烟 264100
【摘要】信息化水平的提升促进了亿元的办公自动化环境，也促进了医院档案管理工作。本文介绍了办公自动化的定义和特点，并分析了办公自动化环境下医院档案管理存在问题，进而提出解决这些问题，加强医院档案管理水平的策略。
【关键词】办公自动化；医院档案管理；问题；策略
1.引言
随着经济水平和生活水平的不断提高，医院接待的病患越来越多，这给医院的档案管理增加了一定困难。医院的档案管理部门需要不断更新档案管理技术，才能满足日益增长的档案管理需要。而随着计算机技术和信息技术的快速发展，办公自动化环境下，开展医院档案管理工作变得更加规范和高效，而且也促进了医疗资源的合理利用。
2.办公自动化的定义及特点
办公自动化是为了提高办公工作的质量和效率，改善办公环境和条件，借助计算机技术、现代办公设备和通信技术，以及系统工程方法创造适合办公使用的综合信息系统，具体包括计划、财会、统计、采购、销售以及文书等信息。办公自动化属于计算机技术的一种有效应用，降低了办公成本，也大大提升了办公效率。
办公自动化下，收集信息更加准确和高效，而且可收集各种类型的信息，比如患者病例、处方、CT图像等，都可以进行收集和存储；信息的共享性，办公自动化可以发挥局部网络功能，将单位各部门联系起来，形成一个网络，实现资源共享、信息互通，摆脱了过去查阅档案需要前往档案室的限制；收集档案更加灵活，办公自动化下，对于档案的存储方式多样，可以是图片、文件、音频、视频等，不仅节约了存储空间，也提高了资料存储的准确性。
3.办公自动化环境下医院档案管理存在问题
3.1管理标准和体系不完善
随着办公自动化的不断发展，大多数医院的档案管理工作都有了很大提高。但由于缺乏标准化，使得医务人员的职责不够清晰，档案管理工作流程和内容不够规范，在遇到突发情况时不能及时应对等，因此需要建立完善的办公自动化环境下的医院档案管理标准，规范档案管理的所有行为。当前的办公自动化系统存在的问题主要是软件投入较少、科技水平较低、管理内容复杂、管理负担较重等，严重影响了该系统的应用和水平提高。另外，办公自动化下，进行医院档案的管理，需要借助系统的管理体系进行，也就是说要想实现在办公自动化环境下的医院档案管理，必须有适合这种应用环境的管理体系才能实现。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但就目前来说，医院对于管理体系的建设还不够完善，可用于办公自动化的软件比较少，也比较简单，一般就是word办公软件，技术水平较低，一般人员都可以掌握；管理水平较低，管理效率低下，影响电子文件的管理
3.2网络安全问题
办公自动化环境下的档案管理本质来说就是档案的信息化管理，因此具有较大的网络安全隐患。因为很多文件没有特殊的字迹或签名方式，录入电脑后都是统一格式，因此容易被篡改，也存在泄漏的危险。还有就是医院办公自动化系统一旦被人攻击也会导致档案数据的丢失或被篡改，存在很大的网络安全隐患。
3.3专业人才缺乏
办公自动化环境下的医院档案管理是基于计算机技术形成的一种办公方式，需求医务人员对文档存储、处理和分析有较高水平的了解，能够熟练应用办公软件，对于实际操作中出现的问题能够有效解决。但由于我国医院部分医护人员年龄较大，对于办公软件的操作不太熟练，有部分依然是使用手工记录档案的模式，影响了档案管理水平的提升。对医院来说，进行档案管理要求人才不仅要有高水平的计算机知识和档案学知识，也要有一定的基础医学知识，这样才能更好的处理档案。但医院的这种复合型人才不足，很多医务人员都是只能简单操作计算机或了解基础知识，无法高效完成办公自动化环境下的医院档案管理。
4.加强医院办公自动化环境下档案管理的策略
4.1建立标准化的档案管理系统
加强办公自动化环境下的医院档案管理，首先要建立标准化的档案管理系统，防止档案文件在录入后台时出现源文件遗漏、非源文件录入等情况，或者出现录入格式不规范、标准不统一，导致最终管理混乱等问题。所以医院要在当前工作的基础上，学习其他大型医院的档案管理条例，完善适合本医院的有关电子档案管理的相关规定，将档案管理内容、标准、格式等都规范化，并将已归档和未归档的文件分开，严格按照要求录入源文件，并保证对重要档案的识别和特殊标记，同时还要确保档案可以实时共享到医院的各个科室，即联系所有科室建立统一的办公自动化网络。
4.2提高档案管理人员的素质
加强办公自动化环境下的医院档案管理，其次要提高档案管理人员的管理水平。第一，在招聘时就注意招收有一定计算机背景的档案管理专业人才，或者招收高水平的档案管理专业人才，然后进行岗前培训。第二，加强对现有档案管理人员有关档案收集、鉴定、整理和存储、检索等工作的培训，为他们提供外出交流学习的机会，同时与其他医院交流有关办公自动化环境下的档案管理工作模式，学习其他医院的先进经验。第三，重视对信息技术和专业理论知识的培训，争取将档案管理人员打造成具备先进的档案管理技能和扎实的专业知识水平的复合型人才。第四，组织培训后考核活动，与奖惩机制相挂钩，联系人员的绩效考核，以促进管理人员的积极性。
4.3建立长效的网络安全机制
加强办公自动化环境下的医院档案管理，最后要建立长效的网络安全机制，保障所有档案信息不被泄露或者篡改，为授权用户提供有效的服务。因此医院要聘请专业人士或者直接购买可靠的安全防护系统，加强防火墙的安全力度，对重要文件进行加密，从而保证系统的安全性。另外还要严格按照职位对管理人员授权，防止非授权用户对档案信息的随意修改，保证档案文件一经录入永远不会发生变化。
5结语
办公自动化是信息社会的重要标志，它在医院档案管理中的应用，可以大幅度提高档案管理水平和效率，为医院的发展做出更大的贡献。因此医院要重视办公自动化环境下医院档案管理存在的问题，采取针对性措施解决这些问题，提高档案管理水平，推进档案管理的现代化进程。
参考文献：
[1]葛欣.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（4）：157-158.
[2]刘茂祥.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].硅谷，2017，（07）：73+75.
论文作者:王建福1,姜庚2
论文发表刊物:《中国医学人文》(学术版)2018年4月上第7期
论文发表时间:2018/9/5
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