摘要：随着经济和各行各业的快速发展，办公室是处理供电企业众多事务的重要场所，工作量很大，需要文秘人员眼观六路、耳听八方，既能把所有工作顾及到，又能保证质量。所以在选择文秘人员的时候要严谨仔细，要熟悉供电企业的基本业务，熟练掌握电子设备的使用，语言恰当且应急能力强，这样才能支撑起办公室的工作，起到承上启下的作用。本文提供了几点提高文秘质量和水平的有效策略，为供电企业提供大致的方向。
关键词：办公室；文秘人员；质量；优化策略
引言
办公室的文秘人员作为办公室的主要工作人员，负责处理供电企业单位的各种繁杂事务，办事效率直接影响着办公室乃至整个供电企业单位的运转。文秘人员的基本素质高低、职业技能强弱、处理关键问题的能力强弱都影响着供电企业的工作进度和质量，所以提高办公室文秘工作的质量和水平是供电企业必须高度关注的重要工作。
1供电文秘工作的重要性
供电文秘是各单位组织日常工作的重要组成部分，是实现单位职能的重要手段，又是承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，因此，供电文秘的角色作用重大：第一，沟通和协调作用。供电文秘工作是单位和企业的重要枢纽，具有上传下达、下情上报的职能，如领导的决策指令要通过办公室传达下去；下级的请示、报告，工作中的情况、动态以及经验教训，要经过办公室反映到领导手中；内部的计划、部署要经过办公室传达到执行部门。第二，日常事务管理作用。供电文秘人员要做好文件、信函的日常管理工作，做好各项报告、简报、参考资料等信息的筛选和处理，领导社会活动的安排，以保证工作有序开展。第三，参谋辅助作用。供电文秘工作不仅仅是服务于各项事务和撰拟文章，同时需要为领导决策提供参谋服务，比如根据会议内容草拟出决策文件，通过书面形式表达领导决策内容等，各项事务的处理能结合工作实际和政策背景，细化具体内容，为领导决策提供科学合理、专业的参谋服务，保证相关决策顺利实施。
2文秘工作质量措施
2.1附加必要的奖励制度
供电企业根据员工的工作制定奖励制度可以说是关爱员工、激励员工、督促员工的有效手段。制定合理的奖励制度不仅适用于办公室，同样适用于供电企业所有部门，员工物质上或名誉上得到了奖励，工作态度就会积极向上。制定办公室文秘的奖励制度，主要内容就是确定奖励原则：多劳多得原则和公开性原则。文秘在工作量巨大的情况下基本完成任务的，应当给予“优秀奖”，可以奖励生活用品、纪念品或适当的奖金；文秘在工作量巨大的情况下完成全部任务且质量较高的，应当给予“超越奖”，要奖励数额合理的奖金。在奖励制度中公开性原则也是十分必要的，它代表着公平性，能够使文秘人员信服并且正视自己。办公室文秘工作奖励制度不断激励着文秘人员发挥自己的能量，使其得到满意的回报。
2.2提升文秘人员的综合素质
加强办公室文秘人员素质建设，通过书本、实践、网络学习等及时掌握和吃透上级精神，及时了解供电企业生产经营状况；引导办公室文秘人员在业务素质上下工夫，认真学习写作及公文相关知识，提高办公室文秘人员综合素质；通过学习，不断提高勤于想事、善于谋事、乐于干事、诚于共事的能力，努力建设有闯劲、有干劲、有韧劲和张口能说、提笔能写、遇事能办的综合素质过硬的办公室队伍。要加强办公室文秘人员的担当精神，培养无怨无悔的奉献精神，做勤奋敬业、乐于奉献的表率。办公室工作任务重、节奏快、要求高，经常需要加班加点，这要求办公室文秘人员要有老老实实、勤勤恳恳、扎扎实实的奉献精神，始终做到“不抱怨不埋怨、扑下身子埋头干”。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要强化主动服务意识，持续提升办公室文秘人员对公司高管和其他部门的支持能力和服务水平。
2.3增加办公室文秘人员数量
众所周知，供电企业单位的产业链较长，会有各种类型的工作需要整理。供电企业办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足供电企业办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得供电企业不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成供电企业办公室的大量工作，这给供电企业的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，供电企业必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。
2.4供电企业重视文秘工作并提供各方面支持
供电企业之所以强大是因为内部结构合理，整体性强，办公室作为供电企业的重要办公部门，起到连接上下级的作用。但是现阶段我国经济发展飞快，供电企业也随之快速发展，供电企业原有的配置反而不足以维持工作。以办公室的工作为例，供电企业的发展带来了许多新产业和新任务，文秘人员的工作增加了很多。供电企业需要重视办公室文秘的工作，在各方面为办公室文秘的工作提供便利。比如在选择文秘人员的时候，供电企业可以提供资金支持，重视选拔过程，为办公室选择优秀的人才；在文秘的日常工作中，供电企业需要进行大致的观察和引导，为文秘提供学习资源，让文秘工作尽快融入供电企业。
2.5加强职业道德素养培养
职业道德素养是在职业活动中形成的一种行为规范。文秘人员必须具备良好的职业道德素质才能保证各项文秘工作高效开展。供电文秘人员在职业道德方面，需要具备遵纪守法、廉洁奉公、谦虚谨慎、办事公道、兢兢业业、任劳任怨等道德素养。遵纪守法、廉洁奉公是文秘人员应当具备的思想道德品质和行为准则。它要求供电文秘人员在工作中要坚持原则，不能利用职务之便或假借领导名义以权谋私，不为名利所动，自觉抵制和反对不正之风。谦虚谨慎、办事公道是文秘人员应当具有的美德。处事要谦虚谨慎，供电文秘人员不能认为在领导身边工作，是领导身边的人而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作并虚心听取他人的意见，要善于协调矛盾，搞好合作，树立踏实做人做事的态度。除此之外，由于工作的原因，供电文秘人员需要接触各种各样的人，不同的人有着不同的行为方式，文秘人员应当具有包容的心态，包容各种行为。办事要公道正派，供电文秘人员要以本单位集体利益为重，对领导对同事都要一视同仁、平等相待，不能因人而异，亲疏有别，更不能办事情见风使舵。兢兢业业、任劳任怨，供电文秘人员要围绕领导的工作来展开活动，帮助领导撰写公文、下达命令、执行监督并做好领导日常工作行程的安排、会议安排等，要求招之即来，来之能干。这样的工作性质，决定了任劳任怨是供电文秘人员的必备素质，要有着吃苦耐劳、不计个人得失、无私奉献的精神。
结语
综上所述，办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作；在供电企业激烈竞争时期，拥有专业的文秘人员相当于有了“润滑剂”，能够使供电企业健康发展。
参考文献：
[1]谢悄悄，黄新宇.当代文秘人员必备素质及未来文秘人才培养的方向[J].智库时代，2019（11）.
[2]张燕.简论增强文秘专业活动策划与执行品牌影响的关键要素———以广东省外语艺术职业学院文秘专业三张名片为例[J].秘书之友，2019（03）.
论文作者:宋建明
论文发表刊物:《电力设备》2019年第14期
论文发表时间:2019/11/21
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