摘要：改革开放以来，我国经济和科学技术飞速发展，人工智能是未来近十年科技的发展主流。公共档案馆作为国家文化事业机构，需要顺应时代外部驱动，应用新技术，创新管理与服务方式。
关键词：人工智能档案机遇发展
引言
近几年，随着人工智能技术的不断发展，人工智能正在全球多个领域内迎来新一轮的创新与变革，推进了不同领域中智能化的进程。国内学者将人工智能应用于社会各个领域，分析了人工智能对社会各个领域的影响。
1智慧档案馆的特征
智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。其特征可以归纳为：沟通感知智慧化，资源管理智能化，建筑设施智慧化，服务创新智慧化。也可以从外在与内在两个方面来理解，其外在特征是基于物联网#云计算等现代信息技术的互联和感知，形成的一种跨系统应用集成、跨部门信息共享、跨库网转换互通、跨馆际信息交流的服务与管理新形态；内在特征是以人本理念为支撑的绿色发展和优质服务，在任何时间、任何场所能高速便捷地满足政府、公民、社会对档案信息和知识资源的需求。
2人工智能对档案管理的影响
2.1人工智能导致文档更加多样和海量
大数据催生了大量信息，首先是各种新老数据，数据潮汹涌而来，每两年数据总量就会增加一倍。据估计，历史上超过90%的数据都产生于过去几年。2014年，国际数据公司推算出全世界的数据总量有4.4泽字节之多，即4.4万亿兆字节。由此可知，随着人类信息时代的发展，各种信息技术和电子设备的应用，催生出海量的文档，而且种类多样。在连续的强力政策推动之下，信息技术应用迅速向各行各业渗透，组织机构正在由基于纸张的工作环境向电子环境迁移，许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化，信息系统覆盖面和应用速度就是电子文件的产生面和产生的速度，结果是惊人的。在电子文件应用普及的背景下，电子文件的种类日益丰富，同时电子文件增量可观。根据国家档案局网站2018年9月10日公布的《2017年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》可知，截至2017年底，全国示范数字档案馆16个，国家级数字档案馆27个。全国4210个档案馆馆藏电子档案162.9万GB。其中，文书类电子档案84.2万GB，数码照片26.3万GB，数字录音、数字录像52.5万GB。文档丰富程度可见一斑，而且以后增加的会更多。
2.2.档案智能分类
传统档案分类是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。随着原生电子档案等一些新类型档案的出现，档案分类方法需要进一步的发展。对电子档案进行智能分类是档案管理中的一种新方法。自然语言理解是研究如何让计算机理解人类自然语言的一个研究领域，也是人工智能的一项重要研究领域，它主要包括词法分析、句法分析、语义分析等。分析过程一般采用乔姆斯基语法，结合各自国家母语语料库，用有限状态自动机扫描待识别文本，经过深度学习后，生成统一的中间语言，在中间语言的基础上实现各种应用。因此，自然语言理解可以在数字档案的智能分类上发挥作用，我们在拥有全文数据库的基础上，运用人工智能机器，按照专业的档案分类法，自动生成专题数据库。有了层次合理、结构规范的档案专题库之后，针对不同的查档人、查档目的，智能搜索引擎可以快速精准地推送不同的检索结果。从手工翻阅、机械式检索到智能检索，人工智能技术将给档案业务工作带来革命性的变化。
2.3人工智能提升档案服务效率，提升用户满意度
人工智能技术在档案信息的数字化、电子化、智能检索等方面都有广泛的应用价值。电子计算机和人工智能技术出现后，办公自动化、无纸化等事物也随之出现，改变了传统档案的管理模式，提高了工作的效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公自动化、电子化政务系统中直接形成的电子文件，纸质材质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件，进入档案管理系统，通过机读档案目录的管理、检索、自动编目、自动统计等档案智能检索，极大提高了检全率、缩短了检索时间。现阶段，简单的档案信息检索已经无法满足所有用户的信息需求，用户对信息服务方式提出了更多样化、个性化的要求，对所有用户采取统一的服务方式在当前的环境下是不可取的。例如档案信息检索，当前数字档案馆提供的检索是基于信息关键词和档案分类号的方式，这对于某些知识背景简单或对待查领域不熟悉的用户造成了很大的障碍，使得他们无法通过准确的关键词检索到自己想要的信息。同时，用户对信息内容的要求存在差异。与一般的档案用户需求档案原始信息不同，具有较高认知能力和档案利用需求的用户对档案信息的需求不仅仅是原始信息的罗列和简单整合，他们更希望获得经过编研、优化和加工的档案信息资源。随着人工智能技术的推广，数字档案馆不仅仅能简单地进行查找，还能够对查找结果进行分析、推理并提出某些结论，开展对档案资料的二次开发，提升档案服务效率，提升用户满意度。
3人工智能与档案管理的深化措施
3.1认真学习，及时关注和了解人工智能的发展和影响
洞悉人工智能大背景下社会的急剧变化，从知识传承和思维方式角度来认识人工智能带来的变革和作用，熟悉人工智能技术的应用。其次要积极应用人工智能技术，从档案管理的环节加强各种新兴技术和工具的使用，比如大力推动电子档案的智能收集、智能鉴定、精细检索、智能管控和智能服务，同时还要大力推进数字档案馆（室）的建设，从而促进档案管理更上一层楼。
3.2智慧档案馆运行及维护管理
运行及维护管理基于智慧档案馆建成后对智慧档案馆的运行维护和管理模式以及服务能力的探讨。在建设智慧档案馆初期，对智能楼宇及智慧档案馆的空间安全更为重视，如蚌埠市档案馆实现馆内恒温、恒湿和消防安全等全部电脑自动控制。随着智慧档案馆开展的深入，越来越多的档案馆将档案数据的安全管理放在首位。从“重视信息安全、数据备份、云端分级和物联网监控”四个角度提升智慧档案馆运行及维护过程中的档案信息安全。中南大学智慧数字档案馆项目提出利用碎片化存储与云文档服务台、动态水印与隐私处理、远程身份认证等核心技术，来实现档案数据的安全管理。
3.3智慧档案馆服务模式创新
智慧档案馆服务模式的理论探讨是基于实践经验的，是对智慧档案馆服务工作的整合和概括。通过“档案馆、档案用户、档案资源和服务策略四个要素的分析，提出用户型、知识型、智能型和理念型档案信息服务模式”。在我国不少档案馆开展的档案资源“跨馆跨地域”查询就是用户型服务的最好体现。上海等地大力推进档案区域资源共享模式，西安市档案馆与各区档案馆互通互联，实现本地区跨馆查阅。智能型服务模式主要是智慧档案馆利用移动互联网服务用户。浙江和上海等地的档案云阅读APP上线，为市民提供档案编研作品推送、网上预约查档等服务。知识型服务模式主要是智慧档案馆通过对档案资料的整合，深度挖掘档案信息，形成对用户有用的知识信息。如杭州市档案馆建立的“杭州市电子文件中心”，通过对各类归集的档案进行整合、感知、挖掘，综合分析和提炼萃取形成智慧信息。
结语
组织企业数字档案馆建设工作经验交流会，对在此项工作中表现突出的单位和个人进行总结表彰。对已认定相应等级的数字档案馆，每3年组织一次复查，促使其数字档案馆建设不断完善、与时俱进。
参考文献
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[3]沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究[J].档案与建设，2018(2)：36-39.
论文作者:刘秀岩
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/20
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