摘要：水利工程档案是指从水利工程项目建议书、立项、审批、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的总和。档案管理是水利基本建设项目管理工作的重要组成部分，建立与加强水利工程档案管理是项目建设管理工作的需要。本文就相关问题进行简要介绍。
关键词：水利工程；监理档案；管理措施
引言
水利科技档案作为发展水利事业必不可少的依据，在水利科研、规划设计和生产建设中发挥着愈来愈大的作用。水利科技档案管理也理所当然地成为生产管理、计划管理、科技管理的重要组成部分。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就会处于无人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都十分不利，其结果必然会影响工程的建设、管理与验收工作。
一、水利工程中档案管理的必要性
水利是国民经济的基础产业，而且居于电力、交通、通信等基础产业的首位。水利工程档案是是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设过程情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质最起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后。及时整理归档。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。
二、监理部档案资料管理存在的问题
（1）由于监理部的档案资料管理人员素质良莠不齐，个别管理人员缺少专业知识，责任心不强，对资料如何分类、整编、收集、归档、保管、传阅、保密等要求不清楚，往往是分类混乱，疏于保管，资料缺失。
（2）大多数项目监理部没有专职的档案管理人员，管理制度及岗位职责形同虚设，总监以及项目监理部其他成员对监理资料的整编、收集、归档、管理不重视，档案资料与工程进度不能同步，后期补做资料的现象普遍存在。
（3）业主和施工单位对工程资料的管理和收集不重视。业主对监理上报的技术文件、报告或函件不及时处理；施工单位对监理发出的监理指令不及时回复，而发出指令的总监或监理工程师亦未进行跟踪，监理指令不能闭合；部分工程施工单位只重视工程施工，轻视档案资料的整编，造成监理档案资料的不完整。
（4）现场记录不规范，签字手续不全，监理表格填写简单；监理报告标识混乱、不具唯一性，不可追溯，不符合监理质量管理体系的要求，甚至出现文件编号重复或不连续，以及同一文件形式格式前后不统一的情况。
（5）未建立完整的档案资料台账，文件柜不上锁，任何人都可随意取用，无借阅记录，对资料的安全、保管意识薄弱。
（6）受工程建设周期的影响，现场监理人员、施工人员常有变动，而档案资料的管理交接不清，甚至出现空缺，影响了档案资料管理工作的质量。
三、水利工程建设监理档案管理措施
1、预先规划，制定标准
项目建设伊始就应规划本项目监理资料的编制工作，及时与业主沟通，明确建设单位对本项目工程文件的内容、质量、套数、移交时间等要求，结合工程内容和特点，确定本项目单位工程、分部工程以及专业、阶段的划分，从而制定监理资料编制的初步计划和进度要求。
在项目开始阶段必须统一监理资料的标准：包括内容的统一、格式的统一、填写要求的统一以及整理方法的统一。只有统一的标准，才能为大量监理资料的归档打下良好的基础，才能减少资料编制过程中填写不规范、格式混乱的现象，避免不必要的“重复”劳动。
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2、建立档案工作制度
一，规章制度要体现合理性、科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。
二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便使用、简便运行，可操作性强为目标，以便更好的发挥制度的指导和规范作用。
三，坚持制度执行的严肃性。在施工中，对竣工文件的收集、归档验交工作做出了统一规定。规定监理工程师专人负责，竣工文件的编制与施工进度“三同步”制度，即布置施工任务与布置竣工文件的编制工作同步进行；工程施工进度与施工资料形成、积累同步进行；工程验交与竣工文件交接同步进行。
四，随时对制度的执行情况进行观察和分析，及时对不符合实际和不够科学的内容进行修订。即使制度拟定的非常充分，但由于执行个体对制度措施的认识理解不一致，执行过程中有可能出现一些意想之外的结果，这就是要随时认真地对制度的落实情况进行检查，对制度的适宜性、合理性进行调查，发现存在缺陷应及时进行矫正，确保制度的科学和适用。
3、统一归档管理监理档案信息
监理资料统一划分为五类，即：（1）合同文件；包括监理合同文件、监理部执行文件（监理规划、细则）、施工合同文件（施工招投标文件、图纸）、施工方案、勘察及设计文件、变更与索赔文件等。（2）质量控制：包括测量（交桩、测量记录等）、设备（进、退场报验）、材料及构配件、抽检资料、项目划分、签证文件、质量缺陷与事故处理等。（3）进度控制：工程开工和停工文件、工程进度文件。（4）投资控制：资金流计划、工程计量证书、工程付款证书。（5）综合管理：日常记录（监理日记、收发文登记）、会议纪要、往来文函、施工单位报告单、监理通知、质量运行体系记录（人员考核、证件等）、工程月报（施工、监理）、监理报告、图片影音资料等。施工单位上报的资料，监理机构采取按标段划分管理的原则，每个标段采取单独的文号，监理机构的资料，应与施工单位资料文号相对应。施工过程中，施工单位和监理单位在日常整理资料的同时能及时核对资料是否完整、文号是否一致，有利于资料的完善统一。善于应用计算机管理系统，建立建设监理信息管理系统，提高工作质量。
4、工程监理档案的归档
工程监理档案是工程项目档案的一个重要组成部分，它与建设项目单位业主档案、设计档案、工程施工档案有着密切关系，它们之间存在相互交叉的部分，各自的内容互相印证、相互关联、互为补充，由建设、设计、施工、监理单位形成的全部档案之和构成了一整套完整的工程项目档案。因此，工程监理档案立卷归档的职责必须由建设、施工、监理三方承担，并各负其责。
监理单位向建设单位提交的质检表及各类报表应由建设单位负责填报、收集、整理、归档。在建设工程项目施工中，建设单位、施工单位向监理单位提交的各类报表、管理文件及监理单位自身产生的有关监理方面的文件应由监理单位负责收集、整理。
无论是工程项目的建设单位、施工单位或监理单位，在向档案部门提交工程监理归档文件时，归档文件的内容必须符合国家及行业有关建设监理等方面的技术规范、标准和规程，保证归档文件的真实性、完整性、准确性和系统性，与工程实际相符，能够反映工程项目建设活动的全过程。工程项目总监理工程师必须按照有关要求对归档文件的完整性、准确性和系统性以及案卷质量进行审查，并在归档资料清单上签字后向档案部门移交，归档文件在满足建设单位归档份数要求的前提下，应提交一套文件资料原件在档案部门存档。
档案部门在接收工程项目监理部门移交的有关工程监理档案资料时，必须按照有关规定验收：工程监理档案是否齐全、完整、准确；工程监理档案的内容是否真实、准确反映了工程监理活动和工作实际状况；工程监理档案的整理立卷是否符合有关规定；有关单位或负责人是否签字（盖章），手续是否完备等等。
结语
档案管理贯彻工程建设全过程，资料的形成、保存及归档是一个系统管理的过程，是全员参与的过程，不可单纯认为仅为档案人员的工作，资料的质量应有所保证。监理在过程管理中要建立、健全档案管理组织机构，及相关的规章制度，加强过程档案资料收集、整理、保管，同时强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平，保证工程资料的完整、真实、准确、高质量。
参考文献
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论文作者:刘营
论文发表刊物:《基层建设》2016年第33期
论文发表时间:2017/3/6
标签：档案论文; 文件论文; 工程论文; 资料论文; 水利工程论文; 档案管理论文; 工程监理论文; 《基层建设》2016年第33期论文;