秘书学研究的当代进展，本文主要内容关键词为：进展论文,当代论文,秘书学论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
提要 综述当代秘书学研究主要成果和发展趋势，探讨秘书工作的性质和职能等方面的特征，并提出秘书修养学、秘书方法论、秘书写作观三位一体的秘书学范畴。
在中国，秘书是一门年轻的新兴学科。它肇始于80年代初，以上海大学文学院和南开大学率先设置秘书学专业为标志，1983年和1984年相继有了自己的学术阵地《秘书》和学术研究组织“高等院校秘书教学研究会”（1988年改名为“高等院校秘书学学会”），短短十几年里，反映学术研究初步成果的专著、译著和期刊络绎问世，秘书学也逐渐由作为管理学一个分支的从属地位上升到独立学科的品格。现将秘书学界研究的主要成果与发展趋势作一综述。
一、外部史料研究：秘书源远流长
秘书和人类文明一起降生，秘书事业是人类社会最敏感的动脉。关于秘书史，理论界在秘书工作的沿革、性质、职能、行文规范以及秘书选拔制度等方面达成共识。
秘书事业的沿革，历经原始部落的萌芽期（以中国的“相”与美国的“酋长助理”出现为标志），奴隶社会封建社会的发展期（以中国“中书令”的定型和西方“文职辅臣”的定型为标志），至近代资产阶级革命后臻于成熟期（以中外秘书处设立与私人秘书出现为标志），在现代大工业浪潮中进入稳固期（以中国秘书的机要作用与国外秘书的“白领”地位为标志），目前随着电子信息的普及，自然而合乎情理地伴着文明的脚步迈进了繁荣期（以中外社会化秘书机构的壮大为标志），从而呈现出人员、机构、效力及其学术成果的空前盛况。
就秘书的性质看，大体经过了“由物转人，物物不同，人人有别”[①]的进程，即“秘书”由指物——“秘藏之书”、“禁书”，向指人——“掌书者”、“拟文者”转化。指人的秘书还体现了事务型秘书向智能型秘书转化，并继续朝着智能化、专业化、永业化的方向发展的趋势。如今的秘书由特定的官方职务演进为一种社会化的职业，“它不属于任何一行业，但又为任何一行业所必需”，“成为现代社会的第三百六十一行”。[②]
就秘书的职能看，工作范围由单一的辅政到多元的参谋、协调、服务等互相兼顾，目前又发展为分工的细密化、等级层次的明朗化。秘书的社会职能类型有这样一个轨迹：助手型→“秀才”、“学士”型→助手型，后一种助手型不同于前一种单纯的传令纳言，而是具有综合辅助的功能，在组织机构中起着枢纽的作用。秘书从属于政治的地位也开始向主动实现自我递进。
就秘书的行文规范看，实用文日益制度化、程式化，而“简明易行”的要求却一脉相承。魏晋南北朝是应用写作史上第一个理论丰收期，曹丕的《典论·论文》、陆机的《文赋》、挚虞的《文章流别论》、刘勰的《文心雕龙》等对后人认识文体特征和写作原理产生了重要影响。唐宋时“一文一事”的行文规则制度化，突出了公文的“简明”原则。元代则让白话入公文，便于政令的贯彻实施，在追求公文的通俗和“易行”上迈出了一大步。明太祖确定建言格式，倡导和推行简朴明确切实的文风。辛亥革命后，南京临时政府颁发《公文程式咨》，统一了常见的五类公文格式。我党和人民政府一直重视文件规范化工作，不断完善公文处理办法，1993年11月21日，国务院办公厅对《国家行政机关公文处理办法》作了重新修订，使新的公文处理办法符合国情和市场经济的宏观要求，从而使公文规范化进入一个崭新的阶段。
秘书的两大主体工作是“办”和“写”。为首长办事和撰稿，除“密、勤、速”的普遍要求外，各个时期选拨秘书的标准并不一致。汉代由世袭转为察举、征辟，要求背诵籀书（大篆）九千字以上，经郡守和京城太史的两级考试方能任尚书郎中，实习一年后称职者可迁为尚书郎。唐代通过科举考试入翰林学士，“号翰林供奉，与集贤殿学士掌制诏书敕”；（《新唐书·百官志》）考试的方法，除笔试外，还须口试（口才、判事能力）与面测（身材相貌）。宋朝开设宏词科，考试起点为进士，考试内容为公文写作能力。元朝的选拨条件是“首论行止，次取吏能，又次计日月多者为优”。（《元典章·吏部》）清朝的军机章京要从六部司员中遴选，注重入选者的形象、气质、体质、书法及工作效率等。辛亥革命期间，“能秘会书”成了革命党人委任秘书之标准。1951年4月中共中央办公厅和政务院办公厅在北京召开全国秘书长会议讨论并通过了《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》（以下简称《决定》），要求秘书忠诚、主动、负责，“养成任劳任怨的工作态度和谦虚、谨慎、细密、切实的工作作风”，这在中国现代秘书史上具有里程碑的意义。总的说来，古代简拨秘书重业务能力、工作经验和形象，近现代普遍提高了政治素质的尺度。
通过以上对秘书历时性资料的分类概述，我们认为：
第一，秘书工作从诞生之日起，一直是一项范围极广、地位极重、作用极大、要求极高的工作，对这一工作追本溯源的研究，有利于从中总结出秘书学的重要功能和特殊价值，这是富有实用意义的。
第二，从史料上看，中外的秘书工作在历史进程中是异名同质、遥相呼应的。不仅中国黄帝时代的“六相”与美国易洛魁氏族部落联盟的“酋长助理”的职能非常契合，而且中西方“私人秘书”出现的时间也惊人地接近。虽然从本土化的特色上说，中国封建皇帝为控制统治权，不断通过建立新机构、任用新官员来削减原有机构原任官员的权力范围，因此，作为统治者“心腹”的秘书的名称频繁变迁，很长时期处于名实不符的情形。曹操时有过短暂的名实偶合（“秘书令”），反而成为秘书史上的奇观，直至辛亥革命，“秘书”才名实相符。这的确与国外秘书概念的相对稳定不同。而且如果光从现象上看，中国古代秘书发展的三个实质性阶段——史官、中书令、秘书，在职能上的“记”、“拟”、“书”都侧重写，与西方侧重于辅也不同。但是，从秘书机制发展的深层内核看，国内的拟制、审核、督查分权与国外掌玺大臣、宫廷大臣、内务大臣各执其事，这无论从工作性质还是基本职能上说，本质都是一致的。
第三，迄今的秘书史研究，存在着明显的厚古薄今、厚中央轻地方的倾向。对古代秘书史的研究为了提高秘书地位而又有牵强、穿凿的地方。现代秘书史研究一直是一个薄弱环节，缺乏对秘书工作机构、编制、规模、成果等系统史料的把握，而秘书个案研究几乎是空白，未能给现代秘书学研究提供第一手资料。随着全国秘书长会议（1985年1月）、办公厅主任座谈会（1994年12月）对秘书工作相继提出了“四个转变”、“三服务”、“四项建设”的新要求，随着秘书工作真正进入综合服务时期，如果秘书史研究还滞留在对秘书制度演变的整理上，这显然与学术界普遍的“世纪性总结”命题还很不相称。现代秘书史研究还需要拓宽和深化。
二、内部逻辑研究：秘书会写能助
秘书学在社会转型和秘书工作职业化的大趋势下，迎来了理论研究拓进的机遇。在应运而生的诸种秘书学著述中，最被关注的是秘书学研究的逻辑起点——秘书的内涵与实质。对此的争议也最烈。总括起来，表现在以下三方面。
（一）职业与职务之争。这实际上是现代秘书学与传统秘书学之争。从近代私人秘书出现，打破官方秘书一统天下的局面时起，秘书职务的身份就开始逐渐嬗变为广泛意义上的职业身份，但有些著述仍在延用传统的概念，称秘书是“一种行政职位”、[③]“一种职务名称”，[④]与之对立的观点认为“秘书决不是一种职务，而是一种职业名称”。[⑤]在两种观点的对峙中，也有折衷的意见，一方面承认“现在‘秘书’也确实发展成了一种职业”，另一方面又坚持“基于‘秘书’是一种职务的理解去下定义，较之是一种职业的理解更恰当、精确一些”。[⑥]我们认为将“秘书”表述为一种职业是基于如下事实：
1、职务、职业层次的相对性。它们不仅古今有别——古代的秘书总是以特定的职务职权为统治者效力，现在的秘书不仅在党政机关也在各行各业中，与其他职业一样，在特定的职业圈内充任其社会角色；而且官方与私人有别，即使在官方，也有等级的不同，初级（一般）秘书不能和额定的职务挂靠，归属于职业层，只有中高级秘书才能进入职务层。若用“职务”来概括则无法涵盖大量的低层秘书。以其他行业为参照，同样有职业与职务的层次之别，各个行业的佼佼者可以晋升到职务层，从普通职员擢拨为领导干部，因而将“秘书”作为一个职业层来研究（包括职员、干部两种体例和编制），是符合秘书工作的社会广度与客观实情，这样做，才有普遍的概括性，不致于以偏概全。
2、秘书职业化是世界性的潮流。美国“国际职业秘书学会”成立的宗旨是建立一种为社会所承认的秘书行业的标准，从而使秘书这一新兴行业的协会组织能与律师、医生等其他行业的协会等量齐观。协会是一个行业成熟的标志。1993年5月28日，北京市秘书学会成立，展示了秘书作为一个行业发展的壮阔前景。
（二）文字工作为主与综合辅助之争。这是传统秘书观念与现代秘书观念之争的延伸，是不同时代对秘书任务提出不同要求所造成的。主张文字工作为主的就将“撰拟文稿”提到首位，[⑦]倾向综合辅助的往往强调职能的“边缘性”。[⑧]我们认为，从秘书工作任务演变的历史层面看，古代史官的记言记事、草拟诏令，近代秘书的“能秘会书”，现代秘书将出手成章、写大块文章作为考核秘书业绩的“硬件”，都昭示着秘书不能脱离“写”这一要求；秘书在加强写作能力的同时，由于信息社会多层面交叉的特点，他的专业智能结构必须具有边缘性，他要在公务、私务和杂务中周旋，离不开“综合”的处事能力。如果光写不助，不能减轻领导者负担，不能胜任助手之职，显然很难在“秘书”上定位。所以秘书必须在写、助的多项服务中体现作为领导的代言人或代理人的形象，正是在这个意义上说，秘书是领导的门面和窗口。
从秘书现实工作的层面看，出色的秘书总是上司文章的捉刀人，“写”是衡量秘书水平的重要标志。另一方面，1951年颁发的《决定》和历届秘书长会议都将综合性的“助”提到核心地位，这对传统以“写”为中心是一种超越。现代秘书要具有应付各种复杂局面或突发性事件的能力，以体现出“助”的意义。当然我们并不否认能“写”是秘书的必备条件，但在现阶段不宜把“写”作为秘书的首要任务来提，否则将无法涵盖公关秘书、生活秘书等秘书类型的主要工作职责，他们的主要任务是“助”而不是“写”。
（三）服务与管理之争。这个问题要比上两个明确，争议双方都承认秘书工作的辅助功能，争议的焦点就落在辅助的“度”上。习惯上认为秘书可以“参与政务”、“管理事务”，[⑨]这容易滑向“参与决策”的超过权力限度的理解，可能会导致秘书越权或越级的行为。这种见解是秘书学从属于管理学的旧有观念的延续。另一种见解认为秘书只“提供服务”，[⑩]这也会导致秘书工作处于被动状态，不能推动秘书工作由“办文办事”这一基础性工作跃向“出谋献策”、综合助理的新台阶。应该象《决定》中说的：秘书工作的实质是“领会并根据领导上的意图，主动地在自己职责范围内，认真处理问题”。秘书在处理问题时，可以献策而不能决策，可以督查执行部门的工作情况，但不能擅自专权，更不能先斩后奏。在秘书身上，“独立”与“遵命”应该是和谐统一的。
总之，会“写”能“助”是秘书工作的主要内容，是秘书综合能力的总的体现。
三、本体综合研究：秘书职责与素质
在探讨了秘书的外部发展和内部性质之后，应该进一步深入研究秘书工作的职责与素质，主要体现在以下三方面。
（一）“为领导服务”。《决定》指出：秘书工作“重点应该放在协助首长研究政策，处理政务方面”。具体地说，“一是参谋助手作用，二是督促检查作用，三是协调综合作用”。[(11)]“为首长服务”是所有秘书工作的核心内容，因此必须重公益、顾大局、多奉献，不能以职谋私；必须谦虚谨慎，并发挥主观能动性，协助领导做好工作。曾任中共中央秘书长的胡乔木同志对此深有体会：“做为秘书人员一定要十分注意谦虚谨慎”，“必须甘做无名英雄”。[(12)]这些都是秘书“为领导服务”应具备的品质。
（二）“系统中介”。秘书工作处于各种职能部门之间的中间位置，通过文件、会议和其他方式起着承上启下、沟通左右的协调、平衡作用。从横向看，它是组织内外信息、职能的转换中介；从纵向看，它是决策层与执行层之间沟通的中介；在运转过程中，它是组织内部各子系统协同配合的调节中介，又是一个部门与另一个部门之间互相交往的中介。总之，“是保证党和国家领导活动正常进行的重要纽带”。[(13)]
（三）广与专、知与能合一。秘书既要有广泛的综合知识，又要有深厚的专业知识，而且能解决实际问题；同时，秘书还要有记者的敏锐与才气、政治家的沉稳与胆略、外交家的灵活与风度、律师的谨慎与精明，这样才能使秘书可以在参谋、督查、协调、信访、拟文、保密等诸种工作中应付自如，出色完成。
以上粗线条地谈了秘书学研究当代进展的概貌，下面进一步谈建立现代秘书学理论框架问题。
四、理论框架建构：秘书三位一体
秘书学的理论研究主要有三个层次——秘书学基础理论（秘书学原理）、秘书学分支理论（管理秘书学、档案文书学、秘书写作学、公关文秘学等）、秘书学操作理论（秘书实务）。在这三个研究层次中，又以“原理”为所有研究层次的基础，建立“原理”层的理论框架对其他层次的框架建构有奠基的意义。而一切秘书工作的原理都离不开对秘书素质修养、工作方法和写作能力的探索，因而我们将“秘书修养学”、“秘书方法论”和“秘书写作观”作为构成秘书学基础理论框架的三大组成部分。
（一）秘书修养学。这部分着重研究秘书的素质修养，即研究秘书个体和秘书群体素质培养的目标、内容、方法，兼及秘书性格、气质类型及改进和完善的途径。它是所有秘书生存与进取的“内驱力”。它涉及秘书的政治素养、智能水平、心理素质、职业道德、人际关系诸方面，综合起来说，主要体现在智能因素和非智能因素两大方面。智能因素主要是综合辅助中的心理成熟度、政治敏感性和业务技能化；非智能因素中的关键是“情商”（EQ）的商数，而情商的商数主要体现在心理的承受力忍耐力、情绪的稳定性持久性以及抗挫折能力上，这些对从事公务活动的秘书来说是至关重要的。根据上述秘书素质的特定要求，秘书修养学应该着重处理好如下关系：1、政治与人格的关系。即研究秘书必备的政治条件，其中包括事业心和进取精神及与人格上自我完善之间的关系。这两者互相促进，不可偏废。2、从属与主动的关系。即尊重领导和独立办事之间的关系，前者为秘书的社会角色所决定，后者是秘书工作能力和价值体现的杠杆。3、综合与专业的关系。即既要有多种知识和才能，又要有秘书专业知识和才能，以便顺利处理各种事务，这也是从智能方面对秘书提出的要求。4、固定和迁移的关系。即秘书职业规定性与灵活性之间的关系。这是秘书工作既重责任感又重应变能力的特殊要求，是秘书在挑战和机遇面前“稳”与“敏”的能力考验。
（二）秘书方法论。这部分的重点在于探讨秘书工作的方法、手段，目标是秘书具体工作的规范化和科学化。这是秘书工作的“外科学”。它广及调研、信息、协调、督查、文字、档案、会议、信访、事务、保密等工作，既要从具体工作的实事实情出发，又要符合“服从”、“求实”、“高效”、“保密”、“创新”等基本要求。研究中要注意三个结合：1、点面结合。将前人普遍性的经验总结与现代秘书工作的典型个案研究结合起来。2、宏微结合。要把对秘书工作方法总原则总要求的宏观机制研究与秘书工作具体操作具体技术的微观形式研究结合起来。3、内外结合。立足秘书自身的特定工作方法研究，同时也吸收秘书学与政治学、行政学、管理学、人才学、写作学、文化学等学科的交叉研究成果，以此来丰富秘书工作的方法，从而在更高层次上建设秘书工作方法论的总格局，逐步形成“金字塔”型的多层次秘书工作方法的范畴，使秘书工作走向现代化。这方面研究的价值在于加强秘书的实际工作能力。
（三）秘书写作观。这是秘书学与实用写作学交叉的成果。它体现了秘书工作中一以贯之的写作任务。虽然公关秘书、生活秘书不一定是笔杆子，不以写为主，但日常工作中仍然对写作挥之不去，请柬、答谢辞、信函这些实用文中也同样可以见出文字功底、表述水平。秘书写作的观念应该是一种实用的观念，它要求秘书写作的质量是：贯彻领导意图，有理论政策水平，“一文一事”的简洁思路，朴质充实的内涵，格式与语体吻合，修辞准确贴切、鲜明生动，文风清新、简洁，文字流畅。在写作能力要求上，秘书要把握好遵命写作与个性写作、理论指导与实事求是、合“格”与破“格”、速度与质量的关系。虽然“文章扬天下”不是现代秘书价值的全部体现，但“文章播美名”也不失为现代秘书价值的一种认同。秘书写作是秘书内智与外能的综合体现。秘书写作观研究的意义还在于使传统的秘书写作任务在现代综合辅助中发挥更大的效能。
秘书修养学、秘书方法论和秘书写作观这三大部分构成秘书学基础理论的总框架，这是秘书学研究进入综合时期的必然趋势。“秘书不灭”，[(14)]秘书学的研究也将在社会转型、世纪跨越中获得新的进展。
注释：
[①][⑥]翁世荣主编：《现代秘书学》，上海人民出版社1989年版，第46、49页。
[②]光积昌、汲典编译：《现代社会的第361行——秘书》，机械工业出版社1986年版，第1页。
[③]袁维国主编：《秘书学》，高等教育出版社1990年版，第1页。
[④]朱传忠、叶明主编：《秘书理论与实务》，杭州大学出版社1995年，第1页。
[⑤]张家仪：《也谈“秘书”的定义》，《秘书》1986年第2期。
[⑦]赵田泽、周举仁主编：《机关文秘实用大全》，河北大学出版社1993年版，第2页。
[⑧][(13)]朱佳林：《管理秘书学》，经济科学出版社1986年版，第1、48页。
[⑨]张清明等：《关于秘书定义的思考》，《武汉大学学报》（社会科学版）1986年第6期。
[⑩]〔日〕堀江光：《秘书专业的前景》，《秘书》1984年第3期。
[(11)]江泽民：《在全国党委秘书长座谈会上的讲话》，《秘书工作》1990年第2期。
[(12)]葛广智：《乔木——一部秘书工作的大书》，《秘书工作》1993年第4期。
[(14)]〔美〕托夫勒：《第三次浪潮》，三联书店1983年版，第249页。