分布式学术信息服务网站的人力资源多层次组织管理模式，本文主要内容关键词为：分布式论文,多层次论文,管理模式论文,服务网站论文,学术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
分布式学术信息服务网站群[1]建设是高校数字图书馆建设的重要组成部分。
清华大学图书馆在1995年就开始通过按专题收集网络资源来构建虚拟图书馆。在1998年国家“211工程”立项重点项目——重点学科导航库建设中，清华大学图书馆作为主要参加单位承建11个重点学科导航库，以此为应用背景，我们提出建设分布式学科信息服务网站群的系统平台，以实现人机交互地完成网络信息资源的收集、组织、整理、发布和评估。在几年的系统开发和应用的完善过程中，我们逐渐清晰地认识到有价值的分布式学术信息服务网站的有序运营和持续发展至少需要三个要素的保证，这三个要素分别是实用可靠的系统平台、高素质的人力资源、高质量的持续更新的信息资源，简言之，为技术、人、资源。这三个要素中，人力资源是主体，他们是网站建设过程中各个步骤的决定者、实施者和受益者，也是网站建设的主导因素。因此在学术信息服务网站建设的过程中，只要解决好各层次人力资源组织管理协调的根本问题，系统平台建设和信息资源建设这两条主线自然就经络分明。
在网站的建设过程中，我们始终以工程建设思想作为指导，坚信任何复杂的浩大的工程项目都可以分解为若干个简单的基本的子项目，如果所有的子项目都圆满完成，整体工程目标就可实现。如前所述，人力资源是根本要素。在实践过程中我们将人力资源分为三个层次：系统管理层，资源管理层，资源利用层，具体结构图如图1所示。
图1 学术信息服务网站具体结构图
首先我们确定整个网站建设中的各部分目标和具体完成期限，将各部分任务细化，然后根据每个人或每个岗位所需人力资源的能力和专业特长，合理分派任务，做到个人与具体的系统管理任务绑定，建立岗位责任制。这样，在人员选拔适合，责任明确，任用得当的前提下，只要我们尽量营造良好的研究交流氛围，定期检查指导和监督各项目组成员的工作成效，遵照严格的管理规则层层把关，那么一个优秀的网站会如期完成并将不断持续发展。
1 系统管理层
任何一个网站的建设都离不开系统管理层，清华大学分布式学术信息服务网站的系统管理层细分为系统规划设计层、系统开发维护层、系统规范制定层，分别负责系统的前期调研和系统平台的规划设计、系统平台的开发和维护、资源描述元数据和资源选择标准及选择途径等各种规则的制定和修改。本层次人员由清华大学图书馆系统部两位工作人员组成，一位作为项目的总负责人，全权管理各项事务的决策、安排和协调。另一位负责系统中各级用户的管理，参与系统的规划设计和日常维护，最重要的职责是在跟踪和调研国际上先进的网络资源导航系统的研究思路、研究方法并借鉴已有的元数据标准，个人隐私管理等研究成果的基础上，负责制定本系统的资源描述元数据框架，资源组织框架，资源选择标准、途径和资源著录的规范，以及编制用户隐私声明、资源版权声明和系统帮助文件。系统管理层中有三位学科方向为数字图书馆的研究生，主要负责系统规划、系统设计、系统开发和维护。在规划设计阶段，系统管理层所有人员集思广益，反复斟酌，确立系统的总体目标和资源添加、修改、审核、评价和挖掘等各模块的功能。开发之前将具体的模块分配给各研究生，以保证深入研究和透彻解析具体模块的运行机制和流程，协调确定系统开发所使用的操作系统、数据库系统和编程语言，统一设定系统的公共变量名称、数据库各表中的公共字段名称。所有成员全力合作旨在快速完成系统平台的开发任务。
系统管理层人员必须至少符合以下条件之一，有深厚的计算机功底；有扎实的图书馆学知识；兼具计算机功底、图书馆学知识和较强的项目组织和协调能力。项目组成员随时交流，定期研讨，协同工作。到目前为止，分布式学术信息服务系统平台已经开发了第二版，与国内同类的网络资源导航系统相比，清华大学图书馆负责开发的分布式学术信息服务网站在系统功能、学科版面数量和内容、更新频率等方面都居于前列。
2 资源管理层
分布式学术信息服务网站平台建立完毕，就必须要在平台上装载资源供用户使用共享。各学科版面和资源管理层就相当于交通工具和交通工具的驾驭者。资源管理层主要由内容管理员构成，主要负责学术网站中各学科版面的栏目设计；资源收集、标引、评价、维护；同用户交流并收集用户反馈意见，依据反馈意见的内容决定是自行改进还是反馈给系统管理层。资源质量和数量是网站发展的命脉，而内容管理员全权负责资源的整序、控制和提供。内容管理员的重要职责决定了他们是保证分布式学术信息网站显现特色和持续向前发展的核心力量，内容管理员模式是本网站内容管理的主要方式，因而对内容管理员的管理是分布式学术信息服务网站在人力资源管理方面的大胆尝试和有益创新。
2.1 内容管理员模式的特点
内容管理员是在系统中具有学科背景的信息收集者、组织者和发布者。他们基本是在读全日制博士生，对某个学科领域具有一定的学术背景和兴趣，且从事该专业领域的相关教学或科研工作，掌握该专业的研究热点和前沿方向，具有一定的图书馆学和信息处理的知识技能，熟练掌握网络信息搜索和获取的技术，具有一定的协调和管理能力，并且能够随时监测和评估收集到系统中的网络资源的来源网站的运行情况[2]。网络资源导航系统建设中采用内容管理员模式的原因有二：第一，清华大学图书馆为本校师生购置了丰富的信息资源同时提供获取信息资源的可靠的技术保证，而清华大学在校学生经常到图书馆帮助承担各种临时性的日常基本业务，这种和谐的关系不仅保证图书馆的学术信息服务建设有源源不断的强大的人才后盾，而且有机会充分而有效地发挥高校学科专业人员从事信息服务工作的潜力。第二，在网络时代，信息的收集和组织是进行教学和科研工作的基本前提，对于本学科相关网络信息资源的拥有和利用程度成为衡量研究者研究能力的重要尺度之一，给他们一个平台将收集到的有价值的资源标引、存储，与国内外的同行共享、交流，这无疑也为他们提供了展示能力的舞台和与同行共同提高的空间。这两个原因足以充分证明采用内容管理员模式的可操作性和可持续性。
内容管理员自身的高层次的受教育程度和科研教学的工作性质，决定了他们思维方式的特殊性。他们的思维具有以下特点：（1）跳跃性。因为具有广博的知识储备，因而可以触类旁通，从不同的角度思考问题。（2）整体性。他们善于从整体上把握和阐释所研究专业的结构框架。（3）集成性。他们善于发现资源和利用资源，并将其分门别类地归纳到整体框架中。（4）顿悟性。他们善于捕捉闪现在科研工作中的灵感，化解疑团，并将其作为教学科研创新的诱因。思维方式的特殊性既保证他们具备资源管理工作所需要的能力和技术、时间条件，同时导致他们对分布式资源管理模式的需求。分布式资源管理模式是一种以分布式信息服务系统平台为媒介，允许分布在各处的内容管理员随时在网络终端上进行资源收集、标引、审核、评价和挖掘等一系列资源管理活动的新型学术信息服务网站建设模式。内容管理员在系统平台上处理信息资源的过程正是知识创造的过程，内容管理员在资源收集、标引、审核、评价、挖掘等一系列资源管理步骤当中将存储在个人知识库中的隐性知识（经验、技能、见解、诀窍和灵感）作用于收集到的信息资源上转化为显性知识（所有运用信息技术可以以文件形式存在、可以存档以及可编码的知识）[3][4]。在这种大环境当中，整个分布式学术信息服务系统即是一个集成知识库，由各学术版面为单位的独立知识库集合而成，内容管理员在将个人知识库向版面知识库转化的同时，也就完成了个人知识库向集成知识库的转变。由于本系统具有开放性，可以随时吸取外界各种相关隐性信息资源，以增加和优化系统集成知识库的储备。吸取外界隐性资源的具体途径包括：（1）通过对相关网站的跟踪学习和对本学科专业的深入研究，不断改进本网站中各版面的管理方式和运营方式。（2）通过与访问用户的交流，得到大量外化的隐性知识，加以分析整理并应用于知识库建设当中。在这种知识积累和知识传递的过程中，内容管理员的个人知识库也得到充实和发展。可以看出，分布式学术信息服务网站的建设过程是一个相辅相成、相互促进的螺旋上升的良性循环发展过程，如图2所示。
图2 学术信息服务网站中信息资源的建设过程
本网站的内容管理员最初是由图书馆的学科馆员担任，学科馆员制度是高校图书馆普遍推行的一种制度，学科馆员是具有专业学术背景、承担相关学科的信息服务工作并且负责联系大学中相关学科读者的图书馆专业人员[2]。后来逐渐任用大学中的助教博士生承担内容管理员的工作。与学科馆员相比，助教博士生作为内容管理员具有如下特点：
·学术背景更专深、科研能力更强，能更准确全面地把握所学专业的整体知识框架和前沿问题。
·工作性质比较专一，主要从事本专业科研任务，了解本专业人员的信息取向，且有为图书馆信息资源建设服务的意愿；同时这种分布式的资源管理系统又提供了他们在进行学科研究时随时增加有价值的新增资源的平台，扩大他们在同行中的学术影响，这种双赢机制保证他们有时间、精力和能力持续增加资源，维护系统。
·对信息资源（信息源或信息实体）的介绍和评价更具权威性。
·处于科研前线，与本学科同行联系紧密深入，交互效果较好。
2.2 针对内容管理员的管理方式
内容管理员的工作由系统管理员负责安排和监督。虽然内容管理员在独立负责一个学科版面建设时有很大的自由发挥的空间，但是在信息粒度、信息采集标准、信息描述标准[5]、信息更新最低频率、每周工作汇报样式等方面必须遵守系统管理层制定的统一规范。内容管理员对系统的功能最熟悉，因此被任命为系统新功能模块的首席试用者，到目前为止，他们主要参加了利用人工智能技术实现自动信息挖掘的功能模块和网络信息评价功能模块的测试工作，提出了许多有价值的改进建议。多数内容管理员在本版面中都设立与用户交流板块和常见问题解答栏目，这极大地增加了系统的开放性和友好性。系统管理员定期组织内容管理员集中碰面，互相交流经验，反映问题。每学期末上交工作体会，由于他们长期深入学科资源建设最前线，因此他们的工作总结很有实质内容，值得系统管理员和后续的内容管理员学习借鉴。
2.3 针对内容管理员的评估和激励方式
在对内容管理员的管理过程中，对其工作绩效评估非常重要，因为评估结果可以作为奖惩的依据。针对内容管理员工作评估指标体系的多个方面，我们选择与内容管理员有关系的三类人群分别对其工作进行评估，一是专家评议，即主要由系统管理员和图书馆一些专家对内容管理员工作的态度和所负责版面的栏目设置合理程度和信息资源的描述详尽程度和更新频率作出评价。二是同行评议，即由相应专业的研究人员对其所负责版面的信息资源的有用性、时效性，栏目设置合理程度和信息资源描述的准确详尽程度作出评价。三是用户评议，我们可以发布网上问卷，除了上面的评估指标外，主要注重对内容管理员与用户交互及时性和权威性方面的评价。最后我们将得到的来自三方面的有效评估加权平均，即得到对一个内容管理员工作的较为准确的评价。
通过评估，我们可以将内容管理员的工作绩效划分几个等级，然后适当采取一些奖惩激励方法。激励方法是行为科学的原理在人力资源管理中的具体应用，激励的目的就是充分调动人的主观能动性，提高工作效率[6]。我们主要采用以下方法激励内容管理员。首先是榜样激励，我们通过对所有内容管理员工作的评估分级，然后将最优秀的内容管理员作为大家学习的目标，使整体内容管理水平提高层次；其次是报酬激励，我们对优秀的内容管理员在原有基础报酬的基础上适当增加，这样奖勤罚懒，有利于调动整体的积极性；第三是工作激励，对于优秀的内容管理员，我们会适当增加他们的权限层次，比如可以担当指导其他内容管理员的工作的职责，总体负责和用户交流等；第四是情感激励，虽然内容管理员是学生，但是他们都具有很高的学历，另外在工作中和图书馆工作人员建立了良好、紧密的工作关系，因此彼此之间要相互尊重，相互帮忙，愉快工作。我们通过以上方法旨在提高全体内容管理员的整体工作水平。
实践证明，助教博士生作为内容管理员更能达到用户对学术信息服务网站中信息资源质量的要求，这里指的质量要求具体为权威、丰富、及时、有效。当然内容管理员将自己的知识呈现给用户，构成图书馆学术信息服务网站的一部分，图书馆应该给他们适当的补偿和奖励。从整体上来讲，采用内容管理员模式可以实现对高校内智力资源和信息资源的宏观调配和增值利用。
3 资源利用层
分布式学术信息服务网站建立成功，必须迎接资源利用层的使用和检验。资源利用层即是用户层，他们既是网站服务体系的受众，也是网站服务体系的监督者和建设者。由于他们分布各处，难以面对面交流，因此分布式学术信息服务网站以其优势理所当然地成为全世界具有共同学术兴趣和研究方向的网络终端用户的一个信息共享和交流平台。
图书馆开展的分布式学术信息服务是建立在图书馆服务功能和专业学科背景基础上的一种知识服务，不再局限于规范的信息收藏和组织，而是在灵活的服务模式当中通过人的智慧和计算机技术的有机结合进行特定学术问题的阐释、分析、交流、诊断、解决和创新[7]。用户不仅可以获得信息浏览服务，还可以通过基于系统平台的交互模式（用户调查、用户留言、电子公告版、网上传呼和在线讨论区）表达自己的意愿。系统还会在用户使用系统各种功能和资源的过程中自动收集、整理和分析用户的操作信息，如点击页面、链接选择、输入关键词和使用交互模块等，主动了解用户信息需求和学科兴趣，从而向用户提供更加个性化的信息服务。
对资源利用层的管理直接由系统管理员负责，具体包括制定用户的人员范围，分配用户的操作权限，审核用户身份和制定用户隐私保护政策。界定什么样的使用主体在满足什么条件下可对什么使用对象行使什么使用行为[8]。虽然系统支持对资源的公共查询和利用，但是严格禁止用户破坏和删改资源。其次，内容管理员负责审核由用户推荐到系统中的有价值的资源，同时就一些具体问题和用户交流讨论。在实践当中不难发现，用户与系统管理员和内容管理员的充分交流和沟通不仅保证系统具有良好的交互性，更是成为保持网站持续发展的催化剂和助推器。
用户反馈表明：使用分布式学术信息服务体系中存储的经过严密遴选、精心加工的与所研究专业相关的信息资源，不仅可以节省大量查找信息的时间，而且为他们的科研创新和教学实践提供了有力帮助。
4 结论
本文主要从分布式学科信息服务网站建设过程中人力资源管理的角度入手，详细介绍和深入剖析了系统管理层、资源管理层、资源利用层这三个层次的不同职责和特点，以及每个层次内部的任务分工和监督管理。整个系统的建设和完善不仅需要负责人的正确指挥，更需要一个目标一致、齐心合力和始终处于高度智能的动态的交互环境中的团队，这是我们的经验之谈，也是系统有序运行、持续发展的秘诀所在。
分布式学科信息服务网站的发展是目前图书馆界向前发展的一个大方向，综观国内外的相关网站，国外著名的有SOSIG（http：//www.sosig.ac.uk）、WWWVirtual Library（http：//www.vlib.org/Overview.html）、CrossRoads、美国NSF的National SMETE Digital Library（NSDL）[8]；国内最成熟的是中科院国家科学数字图书馆工程（http：//www.csdl.net.cn/）。这些网站各有特色，在资源组织结构、内容描述机制、用户服务方式、资源数量和种类、资源版权处理、系统平台管理等方面都可以窥见值得借鉴之处。
事实证明，网站建设不可能一蹴而就，我们需要不断学习国内外优秀网站的成功经验为我所用，且要结合本馆实际情况进行系统建设方法和人员管理模式的创新，力争采集、揭示和管理所有本馆电子资源以及网络上有价值的信息资源。几年当中，我们通过为用户科研活动提供全面和全程的信息服务，提高了用户的知识层次，改变了用户的知识结构，开阔了用户的视野，激发了用户的信息需求[9]。总而言之，分布式学术信息服务网站是一个在高校范围内对存储在广大师生头脑中宝贵的智力资源进行转化、流动、提升的平台，它的建设不仅满足了用户的信息需求，更重要的是在当今的知识管理社会，通过这种方式，为实现全社会的知识传播和增值的这个总体目标做出了应有的贡献。
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