黄毅斌
汕头职业技术学院 广东汕头 515041
摘要：许多单位的不同部门采用了不同的管理信息系统，各系统的数据接口不匹配，数据无法在各部门间共享，从而形成了“信息孤岛”问题，不少单位为解决这一问题付出了巨大的代价。本文分析总结了一种利用Excel VBA进行系统间数据整合的简易、经济的方法。
关键字：管理信息系统；信息孤岛；VBA；数据整合
A Research of Data Consolidation between Management Information Systems by Using VBA.
Abstract：Different departments in many units have adopted various management information systems.With mismatch of the data interface of each system，the data cannot be shared among different departments，giving rise to a phenomenon of "Information Isolated Island"，which causes many units to pay a huge price in order to solve it.This paper analyzes the specific problem and provides a simple and economic method for consolidating data between systems by using Excel VBA.
Keywords：management information system；information isolated island；VBA；data consolidation
1 引言
自上世纪90年代起，我国各行业开始逐步发展MIS（管理信息系统），经过二十多年的发展，目前MIS的应用已逐步普及，各行业、单位都清晰地意识到管理信息化的重要性，但由于在开发使用初期缺乏长期系统规划，造成同一单位各部门各自采购或开发不同系统的应用软件，从而在同一单位间的各部门数据无法共享，形成了“信息孤岛”问题[1]。如广州某公司从上世纪80年代开始引入财务电算化，目前公司的材料进出系统、上下传达系统使用Office办公软件，财务系统、人事系统采用专门软件，公司OA系统采用专门网络化软件，公司采用大量互不兼容软件，软件间无法直接进行数据交流。又如广东汕头某医院，且不说整个医院采用各种人事管理系统、医疗收费系统、财务系统各自独立，就说其统计室采用的“广东省医院统计病案管理系统”和“单病种质量监控报告系统”两个系统就存在着信息不能共享，数据重复填报的问题[2]。要解决“信息孤岛”问题，不少单位付出了巨大的人力与财力，但仍未能非常有效的解决这一问题。
2 “信息孤岛”产生的问题
“信息孤岛”问题逐步成为各信息化应用单位的信息化效率的瓶颈问题，制约了应用单位的信息化持续发展，它的危害主要体现在以下几方面。
2.1 信息的多重采集影响数据的一致性和正确性
同一单位不同部门采用的软件相互孤立，数据不能共享，造成相同的数据要在多个软件系统重复输入，一个系统中的结果也无法直接导入到另一个系统中，必须重新录入。这样不仅仅是增加了重复劳动，而且容易产生数据录入出错，从而影响系统数据的正确性，也容易造成不同系统间的数据不一致性。
2.2 数据格式的不一致，影响跨系统查询统计
由于软件系统以部门划分，各部门的软件相互独立，开发软件时的数据格式由不同的开发者定义，造成数据格式不一致，从而无法实现跨系统的查询、统计、汇总等操作。即使要比对两个系统的数据是否一致也是困难重重，这就为单位综合使用数据造成了巨大的障碍，甚至造成计划失控、库存过量、采购与销售环节的暗箱操作等问题[3]。
2.3 数据不统一影响应用单位的决策 [3]
一个单位的决策往往需要综合多个部门的信息，而孤立的系统只能提供局部的信息，无法有效提供全面的数据，无法综合全局考虑问题，无法为决策者提供有力的支持。
3 VBA解决“信息孤岛”应用案例分析
3.1 某医院统计室《VBA 病案及单病种集成系统》
该统计室同时使用《广东省医院统计病案管理系统》和《单病种质量监控报告系统》两套软件分别向上级管理部门上报相关数据，两套软件中存在许多重复的数据，但系统相互独立，数据无法共享，需要重复输入，存在两套软件中的数据不一致的风险，同时，由于软件是由上级管理部门指定使用，其中的数据及报表不能满足医院自身的需要。
《VBA 病案及单病种集成系统》分别从上述两套系统中抽取了Excel数据表作为数据源，利用VBA实现了数据导入、查询比对、分析管理、质控图生成、病案预测等功能。从而实现对两套软件系统中数据的一致性进行自动检测，并且从导出的数据中抽取如例数、疗效、平均人费用、平均人日费用、平均住院日等数据项生成医院自己需要的报表，生成质控图、病案预测等辅助决策的数据。一定程度上解决了数据重复输入带来的不一致的隐患，抽取数据二次使用，提高了数据的使用效率。
3.2 广州某企业利用VBA技术实现对企业原有系统的数据整合及其应用[1]
广州某企业二十多年前就开始引进信息化管理，由于缺乏长期的规划，造成多套软件系统之间的相互孤立，造成重复劳动、数据潜在错误等诸多问题。2008年公司请复旦大学软件学院为其进行了改造，对公司的财务系统、项目材料系统、人事公布系统进行了数据整合。
利用VBA对公司的财务系统的四个部分：本部的会计系统、本部的出纳系统、分公司的会计系统、分公司的出纳系统进行了整合，对数据库进行导出Excel、数据字段的扩容增加安全保护等操作，实现了不同账目之间可以进行核对、生成拨付审核表等功能。
对项目材料系统则是用同时利用Excel表格和VBA程序 进行处理，实现了将公司材料价格迅速下达到项目部；入仓单和出仓单及时登记，控制公司仓库内的库存等功能。
对人事公布系统，则利用VBA读取数据库，再把相关资料填入Excel或者Wbrd的模版，再进行打印和上传到服务器进行发布，减少了原系统中的烦琐人工工作。
利用VBA对数据进行整合减少了部门之间的数据传输难度，对原数据库进行扩容，减少重复劳动，提高了数据利用的效率和效果。
4 利用VBA进行数据整合的一般方法
利用VBA对多个孤立的软件系统进行数据整合是一种简单可行有效的方法，也是是许多单位采用的方法，就其开发过程而言，可以归结出一般方法，如图1示，一般可以按如下步骤进行。
4.1 了解原系统的数据结构
要进行数据整合先要对原系统的数据库格式进行解析，最好的办法是利用DBMS打开原系统的数据库，从而能清晰地掌握数据库各表的结构。有些系统的数据库经过了加密，如果无法破解，就要通过该系统所能导出的数据进行分析，比如有些系统可以导出Excel表格，则通过导出的Excel表格进行分析，或者从该系统的报表进行数据格式的分析。
4.2 了解客户需求
客户需求是系统改造整合的最终目标，通过与用户沟通，了解用户对原系统的意见，了解用户对数据还有哪些利用的需要，形成需求说明，为下一步开发做好准备。
4.3 导出数据
将系统数据导出到一个过渡系统，例如Excel中，分析比较数据项的异同，总结出不同系统间数据变换的规律，可通过VBA程序转换格式，或是抽取各系统中所需数据进行加工。
4.4 数据的格式的转换，
有些系统没有提供数据批量导入功能，但是可获得其数据库密码，则可用VBA程序打开其数据库，将另一系统导出的数据，转换成其所定义的数据格式，再将数据写入其中，从而实现将系统A的数据格式转换后，通过VBA程序导入系统B，减少重复输入造成的出错隐患和人工劳动。
4.5 数据的抽取与利用
各系统的数据导出后，还可根据用户的需要，从这些数据中抽取数据项，进行深加工，生成新的统计报表，或是进行其它计算，从而扩展原系统不具备的新功能。
5.结束语
要彻底解决“信息孤岛”问题，最终还需对单位的信息管理系统进行全面的统筹规划，全面考虑各部门间、上下级间的数据流往来，进行整体设计开发。但就目前现状而言，一个单位往往有多头管理，各管理部门间的数据结构并没有统一规划设计，而且重新开发也将耗费巨大的人力和财力，也为日常工作带来困扰。利用VBA进行各管理信息系统间的数据整合以其简单、廉价、高效而有着极大的现实价值。
参考文献：
[1]张思聪.利用VBA技术实现对企业原有系统的数据整合及其应用[D].上海：复旦大学，2008.
[2]陈琳玲.基于VBA的医疗统计信息系统集成应用[J].南方职业教育学刊，2014（01）：97-101.
[3]卞保武.论企业信息化中的“信息孤岛”问题[J].中国管理信息化，2007，10（4）：22-25.
作者信息：黄毅斌（1971——），男，广东汕头人，汕头职业技术学院计算机系讲师，主要研究方向为软件设计、现代教育技术。
论文作者:黄毅斌
论文发表刊物:《基层建设》2015年3期供稿
论文发表时间:2015/9/10
标签：数据论文; 系统论文; 单位论文; 孤岛论文; 信息论文; 病案论文; 软件论文; 《基层建设》2015年3期供稿论文;