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摘要：目前，档案电子化已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩，是档案管理工作必须实施的重要步骤。计算机对档案信息进行管理，在检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等方面具有手工管理所无法比拟的优势，这些优点是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，极大地提高了档案管理的效率与利用工作的水平。本文就此对计算机技术在档案信息管理中的应用及所体现的重要性等进行分析。
关键词：计算机技术；档案信息管理；特点；应用
引言
在档案信息管理中采用先进的计算机管理技术，一方面可以大大提高管理人员的工作效率，节约时间；另一方面，先进的计算机技术在该方面的应用不仅可以节约成本，而且还可以提高档案信息的保密程度。所以，在档案信息管理中应用计算机技术显得尤为重要。该文当即讲述了计算机管理技术在档案信息管理当中的重要性和必要性，以及其在档案管理方面的应用。
一、计算机技术在档案管理中应用的重要性
档案信息化是科技发展的必然产物，是计算机技术结合档案信息管理为一体的新时代档案管理创新，计算机技术在档案信息管理中的应用中体现出了它诸多的优点。重要档案信息在计算机技术的支持下可以被隐藏保护，现在各企业单位随着不断地发展，各种会计、文秘、销售、运输等档案也越来越繁杂，这样庞大的工作量，单单靠人力手工的方式是根本无法完成档案管理的，计算机技术应用在档案信息管理中，档案管理人员的工作强度就减低了许多，而且在目前企业单位对档案管理的效率要求越来越高的情况下，计算机技术的应用无疑是一场及时雨。有需求才会有发展，现在计算机技术的发展速度日新月异，这恰恰说明了这项技术在社会发展中具有不可忽视的作用。
二、计算机技术在档案信息管理中的优点
1、确保档案信息的时效性
之前的纸质档案需要定期进行人工整理档案，然后在分放到各个档案室，所以，档案室保存的档案都不是最新更新而来的档案，这就造成了在档案室所查的信息都是延后的、不及时的。而应用计算机技术后，将档案进行扫描输入、加工整理后，就可以档通过网络传输直接传送给档案室，这样就可以确保在档案室所查询到的都是最新、最及时的信息，确保了档案信息的实用性。
2、利用计算机技术进行资源共享
运用计算机技术，档案室可以创建属于自己的信息库，将一些开放式的信息录入信息库中，一些要产生大量信息和文字档案的相关部门就可以通过网络对档案信息进行查询和调取，在最大程度上节约时间、空间，提高工作效率，达到最大的资源共享。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目录管理、系统环境管理、卷内目录管理、档案密级管理等，以此来提高信息共享能力。
三、计算机技术在档案信息管理中的应用
1、通过计算机相关技术来创建档案数据库
在档案数据信息的保存过程中，应用于计算机的相关技术来开发和建立档案数据库是档案信息管理的核心，更是档案管理正规化，数字化，网络化的必须步骤。所谓的数据库指的就是依照数据结构和信息的分类来存储，组织以及管理数据的一种所谓的电子仓库。同时，它也是用户所需要的各种档案信息的一种信息数据管理的方式。所以说通过计算机相关技术来建立数据库在档案信息管理当中占有重要的地位。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在档案管理当中建立完善的数据库和相关的程序，来对大量信息进行管理和共享，对数据库设计相配套的程序，修改并检索原有数据，通过相应数据库的建立来接管理和查询档案信息资料。
2、规范对档案数据库的建设及管理
在相应的档案数据库建立之后，要重点对其进行规范的建设和管理。目前，该数据库管理还存在着一定程度的缺失和漏洞，造成一些档案出现泄露。因此，必须在此基础上加强对档案信息的管理，进一步的对其管理规范进行健全和完善。首先，要提高档案管理的安全机制，以防止信息泄露；还需要在不断扩大档案信息数据库发展的情况下，建立新的管理软件及程序使数据库信息得以扩大，使数据库的发展能够顺应时代发展的需要。
3、保障档案信息安全
安全性在档案信息管理中是重中之重，企业单位的机密信息一旦泄露，对一个企业的发展是毁灭性的打击。所以，保障信息的安全是档案管理中的要害点。而一套科学合理的安全保障制度是信息管理安全的保证。所以要积极的利用计算机技术设计杀毒软件，保护档案信息免受病毒侵扰，把入侵检测、漏洞扫描技术、二级防火墙在档案系统中作为系统安全的核心内容，可以对内外攻击进行有效地抵，通过防火墙日志，档案系统安全状况就可以通过实时的监控系统进行掌握，对问题及时发现并采取相应解决措施。还可以正在档案系统中进行安全区域划分，如隔离区、外网区、和内网区，这样就可以以不同级别指令为依据，严格端口和服务限制。其他人员的操作权限在系统管理员的限制下，个人指令就会被阻止，而只允许查询操作的进行。而且防火墙可以对移动网络的接入点进行隔离，扫描所有进入系统内部的信息，危险操作一旦出现，档案系统技术管理人员就可以及时发现并作出相应的应对策略，入侵者的欺骗性攻击就可以被有效的阻止。
4、加强对档案信息相关软件的研发
对于档案信息的管理离不开相关软件的应用，因此加大档案管理软件的研发力度是十分重要的。在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的成熟，通过对相关软件总体的结构和模块进行重新设计，编程以及调试和测试来编写，开发新的数据库软件和管理软件，并以此来开发出适合时代发展以及广大客户需求的档案管理程序和相关软件。通过相关的软件的开发来使日渐成熟的计算机管理技术应用在档案管理之中，来以此确保档案的管理和数据库内数据的有效和准确。
5、提高档案信息的利用
通过整理和编研，可以使科技档案信息内容进一步系统化和优化，现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速缩短，及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据，信息密度和传递速度大大提高。在提供利用方面，现代信息技术的应用可以方便、快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中，可以包括在局域网上建立的用户友好介面的查询子系统，可以引导其按权限浏览本站的信息，为用户方便索取档案信息提供技术保证，以期扩大社会影响并提高知名度。根据用户权限，数字化的形式提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生科技信息，可通过局域网传输给各业务部门，满足各部门日常工作自动化过程的信息需求，充分实现档案信息共享。一方面为各部门开发利用提供基础条件，另一方面支撑了整个研究院的信息化工作的发挥。
结语
随着基础管理模式的深入变革，档案作为一项资源，无疑有了重大的飞跃。随着市场竞争和人才竞争的加剧，越来越多的中国企业已经认识到档案资源管理信息化的重要性。就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，要摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，必须为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用，因此计算机技术档案信息管理中的应用也就越来越重要。
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【4】郑建军.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电脑知识与技术，2013，18：4247-4248.
论文作者:李影
论文发表刊物:《基层建设》2016年27期
论文发表时间:2017/1/9
标签：档案论文; 计算机技术论文; 信息论文; 信息管理论文; 档案管理论文; 数据库论文; 档案室论文; 《基层建设》2016年27期论文;