中国新兴建设开发有限责任公司一公司 北京丰台 100071
摘要：工程资料的移交，对建筑企业而言，是工程完工后进行的一项必不可少的程序。由于工程资料需要长期保存的特殊性，短则三、五年，长则20年以上，根据工程设计年限的长短，工程资料甚至需要保存百年以上。大量的工程档案必然会给企业带来档案存放和管理的难题，面对越来越多的档案资料，如何管理和高效的利用，不但是档案管理人员也是企业领导层需要考虑和解决的实际问题。文中从档案移交必须三管齐下、保存档案设施必须到位、做好开发利用，体现档案价值和做好过程控制等四个方面进行了论述，也是经验之谈。
关键词:建筑企业，基层，档案，管理，创新
前言
就建筑企业而言，工程一旦施工完毕，还有一系列后续工作要做，如工程结算、工程回访、工程评优、档案移交等，尤其是档案管理，具有与其他工作不同的特点，那就是工程资料需要长期保存，短则三、五年，长则20年以上，根据工程设计年限的长短，工程资料甚至需要保存百年以上。大量的资料必然会给企业带来档案存放的难题，面对越来越多的档案资料如何管理，如何高效的利用，就需要创新。
1档案移交必须三管齐下
首先是工程资料的移交问题，对建筑企业的而言，资料移交是工程完工后进行的一项必不可少的程序。施工完毕后，项目部解散，往往资料还没有移交，甚至被遗忘，便容易导致资料丢失、损毁的可能。必需有切实的措施，将工程资料收回归档，在一种方法难以奏效的情况下，必须采取多种方法，笔者所处的中国新兴建设开发有限责任公司一公司，就采取了下发公司文件、资料移交承诺、和经济挂钩三管齐下的管理措施。
1.1下发公司文件
施工资料的移交归档，要有文件依据。对此，公司专门制定了工程资料归档管理规定（见图1），并下发到各分公司、各项目部。针对大量资料的不同存放期，文件中将所有工程资料规定不了短期、长期和永久三类，在整理资料中按三类不同存放期限归类分别整理，尤其是在短期资料到期时，将短期资料销毁，并制定了资料销毁措施，短期资料的销毁有效地提高了资料存放的空间。对保密资料进行特别管理，公司培训了数名保密人员，对防止保密资料的泄密起到了有效的作用。
1.2资料移交承诺
工程完工必然要办理竣工验收，在项目部办理竣工验收的同时，签订工程资料归档承诺书（见图2），否则不予办理验收手续。承诺书要求项目经理、公司总工、技术处处长签字，有规定的移交时间，这样就对项目经理就起到了约束作用，使项目部不得不将资料移交作为工程竣工后的大事来抓，有效地防止了资料丢失。
1.3和经济挂钩
资料移交归档只有承诺书和文件还不够，必须与经济挂钩。公司规定，项目经理和项目总工两位责任人工程第一次20%奖金作为工程资料保证金，资料移交不了的或者未移交的，项目经理和项目总工的这笔保证金便不能领取。只有将资料全部移交归档后，取得归档审核单（见图4），保证金方可返还，这一措施有效地遏制了资料拖延移交和移交不全的现象。
图1 图2
2保存档案设施必须到位
资料归档后，就要考虑如何保存了。工程档案基本都是纸制品，怕潮湿、怕雨淋、怕火灾、怕丢失等。为保证工程档案存放的安全，公司采取了以下措施。
2.1建立档案室
为保证资料的安全，公司设立了新的档案室，以前曾有旧的档案室，是建立在平房里，由于与房间地面与室外地面平行，一遇到下雨天，房间便潮湿严重，甚至有雨水流入档案室的现象，面对这种状况，公司将档案室改到了公司院内的楼房里，将楼内十五个房间全部用作存放档案的专用房间，并将窗户全部安装了防盗栏，以防资料丢失。同时放置了消防器材和防鼠药品。最大限度了保证了资料的安全。
2.2购置档案柜
为保证资料的妥善存放，公司购置了高档专用档案柜，不但原有资料都存入了档案柜，同时也保证了新竣工工程的资料也能及时存入档案柜。有效地解决了资料的存放问题。
2.3完善办公条件
对工程档案的管理，公司设置了两名档案管理人员，对工程档案进行专人负责制，并购置了电脑、复印机、办公桌等办公用品供工程档案室专用。并安排公司电脑站对档案室进行联网设置，并将档案室的楼道安装了摄像头。进一步完善了工程档案的安全措施。
3做好开发利用，体现档案价值
工程档案也要体现效益，由于档案的特殊性虽不能直接变现，但对其他科室和公司的作用也不可轻视，如提供工程诉讼依据、工程结算依据、工程评优等都离不开资料，也一样是提高公司效益不可分割的一部分。
3.1内部参观学习
对工程资料整理比较好的，公司方面每年定期组织观摩，参加人员是有关项目部技术人员、资料管理人员。并在资料员培训中，提供学习样例，有效地提高了资料管理人员的业务水平。
3.2外部有偿利用
对分包单位和合作单位，借阅资料的现象也逐渐增多，有的建设单位也要求我们施工单位再做一套或几套工程资料，这就给资料的有偿利用提供了前提。公司培养出数名资料多能人才。资料员不只会整理施工资料也同时会整理城建档案馆的资料，近年来，甲方移交城建档案馆的资料基本都是公司资料员代为整理移交，并取得一定补偿。
3.3完善档案借阅制度
对档案资料的借阅，完善了审批制度、并有借阅台账（见图3）。对内部借阅人员提供一切方便的基础上，严格把好审批关并做好记录。
3.4内部档案共享
档案室的一些最常用资料，已进行公司内部档案资料的共享。法律审计部门、经营管理部门、招投标部门的对需要的档案可以在内部网上直接
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论文作者:赵庆凯
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第3期
论文发表时间:2019/9/9
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