摘要：近年来，电力行业发展迅速，电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案管理又是电力企业管理工作中的重要组成部分，它直接关系到电力强企业能否赢得市场竞争的主动权。这是因为电力企业档案是电力企业生产经营活动的最原始记录，它不仅真实地反映了电力企业的发展历程，而且涵盖了大量的科技资源和知识信息，这就要求我们不但应以科技创新为理论基础，加快完善电力企业档案管理工作，更应该在适应新技术新时代发展要求下，实现档案管理现代化。那么，电力档案管理该如何进行档案数字化建设，如何更有效的促进档案管理从纸质档案的保管、利用向数字化管理转变呢？下面笔者基于上述问题谈一些粗浅的认识。
关键词：数字化管理；电力行业、安全保障
1 档案数字化管理的定义及意义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
随着科学技术的发展，电子文件、电子签名等的出现已经对档案工作产生了很大影响，档案管理的工作方式也在经历着变化。因此，目前必须认清档案数字化建设发展的趋势，不断提高档案管理工作的科技水平。在日常档案管理工作中，档案数字化管理，不仅能提高档案管理效率，还可以创新档案管理的模式。
2档案数字化管理对档案管理工作的促进作用
2.1 工作效率得到提高
电网基本建设项目产生的档案案卷相对较多，靠人工来进行文件材料的收集、存储和查阅等，从而导致档案管理人员工作量大且效率低。若档案信息经过数字化处理后存储到计算机中，可以利用计算机的信息处理能力使得档案信息的处理可以快速完成，档案工作人员可以从手工劳动中解脱出来，可以更好的从事档案收集、编研工作。
2.2档案利用更快捷、方便
纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。
2.3解决库房档案存储空间的问题
传统的档案管理模式，档案信息查找困难，档案利用率极低，档案案卷数字化后生成了电子文件，利用计算机对电子文件进行精细化分类。既减少了库房档案案卷的存储量，又便于查询。
3 电力系统档案的数字化管理对策
3.1统一制度标准，统一技术标准
3.1.1 必须要建立健全规范的档案数字化管理相关制度，相关工作人员必须严格按照具体标准开展具体工作，提高数字化档案管理的效率。
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3.1.2 必须明确业务流程标准，如数字化后电子文件格式，归档流程等。
3.2加大对档案管理现代化设备的投入
档案管理的现代化依赖于数字化设备，计算机等各种数字化设备，因此，做好硬件建设是实现档案管理现代化的前提条件。只有加大加强硬件建设，改善硬件环境，才能逐步的提高档案数字化建设。
3.3档案数字化的质量是关键
档案数字化工作的质量直接影响着档案信息资源建设的质量，为确保档案数字化工作的质量，应明确专人负责所有环节和流程；明确档案管理工作数据要准确，标识要清楚，构建目录数据库和全文数据库，加强电子文件归档管理，确保其真实性、完整性和有效性。
3.4确保数字化档案安全
随着网络技术的飞速发展，档案信息安全问题也变得日益严峻，网络病毒、黑客入侵等，都对档案数字化后的电子文件的安全产生了严重的威胁。因此，档案数字化时，应对纸质档案进行分页扫描，格式转换，加密等，凡是涉密档案先不做数字化处理。积极对电子文件进行备份和转换，并实施有效的管理与利用。编制多种检索工具，建立健全电子档案利用和利用登记相关制度，确保档案信息资源在权限范围内实现共享。
3.5做好保密工作
档案数字化推进工作中，要注意档案的保密，对相关参与的人员签订保密协议，并在档案整理过程中必须保证档案的完整度；在档案数字化推进过程中要建立工作日志，并加强与各部门之间的沟通，确保档案数字化工作的连续性，在进行档案数字化前期准备工作时，要对室藏档案的案卷与档案系统进行数据的核查和校对，并实施重要的档案要备份，确保档案信息化过程中档案实体的安全和信息安全
结束语
综上所述，随着电力行业的腾飞发展，电力行业的档案管理在电网建设、运行及电力输送中日益显示着它的重要作用，所以，我们要积极开展档案的标准化、现代化、集约化管理，不断提升档案管理水平。同时，应结合实际发展状况，从自身需求出发，制定科学、合理的档案数字化管理方案，并开展常态检查，将考评机制实施到档案建设中的各个环节，只有这样，才能真正的实现电力系统档案的数字化管理。
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论文作者:张景茹
论文发表刊物:《电力设备》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/24
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 电力论文; 案卷论文; 管理工作论文; 文件论文; 《电力设备》2017年第16期论文;