摘要：在我国经济发展的过程中，工程建设项目不断增多，相应地也对工程档案管理工作提出了更高的要求。为了更好地提升工程档案质量，要加强工程档案的精细化管理，全面分析工程档案精细化管理中存在的缺陷和不足，积极探索工程档案精细化管理的措施和方法，更好地推动工程建设的发展和进步。本文笔者根据工作实践经验对精细化管理在工程档案管理中的应用进行了分析探讨。
关键词：工程档案管理；精细化管理；应用
一、工程档案管理概述
（一）工程档案是工程建设项目的组成内容
工程档案涵盖工程建设项目的施工前期、施工过程中及工程竣工不同阶段，包括在工程施工前期产生的项目立项档案、项目概预算、招投标档案等；施工过程中产生建筑材料检验报告文件、施工过程隐蔽验收及过程验收资料等档案；施工竣工验收生成一系列的验收文件档案资料等。
（二）工程档案管理是质量控制的构成部分
在工程建设项目的质量控制内容中，工程档案管理是记录建设工程过程的重要资料，包括工程施工人员、材料、机械、环境、技术等诸多环节，如工程技术人员的专业培训持证上岗记录；施工机械配置状态；建筑材料的质量；现场环境变化等，通过对这些相关环节的有效管理，可以较好地提升工程建设项目的质量控制水平。
（三）工程档案管理是项目质量评价的直接反映
工程建设项目的质量评价可以通过工程档案进行直接的反映，如隐蔽工程施工中的图纸、照片、视频等档案信息就可以成为工程质量综合评价的基础和依据，较好地实现工程项目质量综合评价的定量分析和精细化管理[1]。
二、工程档案精细化管理中存在的问题
（一）精细化档案管理意识较为薄弱
在工程档案管理过程中，一些工程建设单位还仍旧处于粗放式的档案管理意识之下，存在重建设轻档案管理的意识和错误观点，导致工程建设项目的档案资料难以及时、完整地进行记录和整理，大多是采用突击式档案补录的方式，这就使工程档案资料难以达到完整性、真实性、有序性的要求，存在档案管理杂乱无章的现象和问题，容易造成工程档案资料的散失和遗漏，使工程档案丧失自身的利用价值，无法为工程建设项目管理和服务提供有利的支撑。
（二）缺乏统一的规划和部署
工程档案资料的采集、分类和整理仍旧存在迟滞于工程项目建设过程的现象和问题，一些建设施工单位没有将工程档案资料管理工作纳入到工程项目合同计划中，这就导致工程档案采集、分类、整理无法与工程建设同步，缺乏统一的规划和部署，无法实现工程档案的一体化管理，最终使工程档案数据存在不真实、不完整的问题。
（三）工程档案管理制度体系尚未健全
工程建设项目涉及诸多的参与方，由于工程项目内容及程序相对复杂，单位在档案管理方面的工作存在迟滞现象，没有明确的档案归档范围、归档时间和整理标准，尤其是对档案的收集、分析、整理和利用等方面缺少完整有效的管理制度，这就导致工程档案资料存在不齐全、不规范的现象，降低了工程档案应有的价值和管理效能。
（四）工程档案的精细化监管不足
由于工程施工项目内容繁多、程序复杂，部分单位将精力集中于施工而忽略了对档案的管理，存在档案精细化监管观念不足的问题和现象。同时，工程档案监管人才也存在明显不足，一些工程档案监管人员缺乏科学分类组卷、归档的专业知识，对国家和行业的有关工程类档案规定了解不够，导致难以实现对工程档案的精细化监管[2]。
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三、精细化管理在工程档案管理中的应用措施
（一）增强工程档案精细化管理的组织管理
要加强工程档案精细化管理的组织管理工作，明晰档案业务的管理权属，由分管领导、责任科室主任、专职档案管理员组成档案工作领导小组，成为精细化档案管理的组织前提和保障，并将精细化档案管理工作纳入到单位年度计划中，作为年终绩效考核评价的构成部分，使工程档案收集、立卷归档、交接、保管等内容成为考核的依据和要素。同时，要强化各单位的档案管理责任，形成人人重视档案、严格管理档案的氛围，树立档案精细化管理的意识和观念，使档案精细化管理工作成为工作常态[3]。
（二）合理确定档案管理计划
工程项目建设单位要将档案管理工作纳入到工程项目计划体系中，进行统一的部署和规划，要将档案管理工作内容列入到岗位说明书、岗位职责书中，并合理统筹监理机构、施工企业、设计单位等，实现对工程档案的科学编制、组织和设计，要将工程建设项目中的原材料采购、监理、工程设计、施工等工作与档案管理责任相对应，根据立项、审核、验收的进度及关系合理安排不同文档的收集时间节点，并根据工程项目建设情况进行及时的调整和完善。
（三）建立健全工程档案管理制度
为了更好地提升工程档案管理的规范性，要以国家和行业的相关标准为依据和前提，建立健全工程档案管理制度体系，使之成为齐备、完整的工程档案法规体系，如《立卷归档制度》《档案保管制度》《档案鉴定销毁制度》《档案管理人员工作岗位制度》《档案管理保密制度》等，使之成为档案管理工作人员的工作准绳。同时，还要形成档案管理工作议事决策机制，通过管理层对档案管理工作的全盘考虑和筹划，形成对档案管理工作的指引性制度和规范；完善沟通协调机制和责任落实机制，较好地促进各部门之间的档案管理工作协调，更好地整合各部门单位的资源，确保档案管理工作协调有序开展；还要优化效能评价机制和奖惩激励机制，以制度为引导激励档案管理工作人员的工作实效性和创造性[4]。
（四）提升工程档案的完整性及规范性归档
为了更好地保证所有工程资料文件进入到档案管理体系中，要从工程资料文件的归档入手，做好档案门类、项目、归档范围、保管期限等方面的工作，使之不断趋于完整和系统。还要从工程档案的组卷入手，将不合格的档案资料排除在档案室之外，要实现对档案资料的装订、整理、排架、规范编制，对档案进行统一的编号，确保工程档案的完整性和规范性，真正做到合格的档案资料“颗粒归仓”，为实现工程档案精细化管理创造条件。
（五）提升工程档案精细化管理人才的素质
工程档案精细化管理人员是重要的前提和基础，要增强工程档案精细化管理工作人员的专业知识、理论水平和良好的沟通协调能力，要树立工程档案管理工作人员的精细化管理意识，明晰自身在精细化档案管理中的角色和地位，更好地提升工程档案管理工作的效率和质量[5]。
综上所述，工程档案有其自身的特点，要充分认识到工程档案内在的价值和效能，要通过对工程档案的精细化管理挖掘工程档案的潜能，进一步树立精细化工程档案管理意识，完善精细化工程档案管理制度体系，促进各部门之间的协调和交流，提升档案精细化管理人才的整体素质，确保工程档案精细化管理的制度化、规范化和科学化水平。
参考文献：
[1]王蔚绮.关于进一步加强档案管理的思考[J].中国管理信息化.2016（12）.
[2]邓丽菊.对建设工程档案形成单位指导方法的探讨[J].科技风.2017（19）.
[3]李源.建筑工程档案的阶段管理初探[J].中华民居（下旬刊）.2013（7）.
[4]李红梅，徐建钟.互联网时代工程档案工作的机遇与挑战——以阜阳市“互联网+”建设工程文件跟踪管理服务系统建设为例[J].城建档案.2017（9）.
[5]范小萍.简析工程档案精细化管理的有效途径[J].赤子（上中旬）.2017（3）.
论文作者:刘倩琳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/9/18
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