高校档案信息增值服务探析，本文主要内容关键词为：探析论文,增值服务论文,高校论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
高校档案信息增值服务是随着高校数字化校园建设的开展，档案作为一种信息资源纳入校园网络建设和利用而出现的一种工作趋势。高校档案信息如何在服务中实现信息增值以及信息增值服务有哪些特点、受什么因素影响等等，正确理解和掌握这一问题，建立科学合理的高校档案数字化信息建设方案，从而实现档案信息服务于学校和社会，发挥档案信息的效益和作用，无疑具有深远的意义。
一、增值服务是高校档案信息利用服务发展的必然趋势
一方面，从高校档案信息自身服务特性来看。信息增值服务就是针对不同用户的需求，通过对大量原始信息进行分类、加工、整理和分析，运用市场手段使信息本身质量运动过程中出现的信息在量上、质上和价值上增加的服务方式。根据信息增值原理，在信息服务环节，通过对信息的有序化加工，即由信息加工人员把零散、无序、形式各异、内容交叉渗透、优劣混杂的大量信息，进行筛选、加工、浓缩、整序，使之成为有序的信息，增加原来没有的含义，产生一些新的更有价值的信息，从而提高它的效用，实现信息的增值。信息加工处理的目的正是为了产生出更为有用的新信息，这是一种信息的扩大再生产，也是最基本的增值过程。当这种经过加工处理后的信息作为一种服务和产品提交给信息用户时，其信息的价值不再只是信息加工过程中所耗物资的价值，还应包括信息劳动者在劳动中创造的价值，即增量的价值。那么高校档案作为一种信息，理应充分遵循服务增值的原理，发挥高校档案工作者的主观能动作用，最大限度地实现档案信息服务增值。
另一方面，从高校档案工作发展来看。在跨世纪高等教育变革中对高校档案部门的岗位化管理、网络化服务、服务定位、资源共享等职能提出了相应要求，要求建设我国教育和科研高速网络、优质教育资源等公共服务体系，建立先进的高等教育信息化平台，实现优质教育和科技信息资源共享。高校档案部门只有围绕高等教育和学校的改革，将档案信息服务纳入高校教育资源和公共服务体系中进行建设，不断提升信息服务内涵，实现档案信息增值，服务于学校教学、科研等各项工作，充分发挥高校档案的作用，才能从根本上解决高校档案部门的地位和生存。此外，高校档案馆随着学校的不断发展，增添了不少现代化管理设备，数字化档案正在逐渐成为学校档案馆馆藏的主体，档案信息组织形式发生了变化，朝着数字化、网络化方向发展，为高校档案信息开展增值服务提供了必要的物质条件。
二、高校档案信息增值服务的特点与基本原则
高校档案信息在提供利用时能够实现增值服务同它作为信息的特性是分不开的。一方面，高校档案作为一种特殊的信息，它具有知识性和文化性的特点。在它的形成、流通、加工、利用过程中，档案工作者能够通过各种不同的方式，去发现档案信息的使用方向、结构、创新等，提高档案信息的能量和实用性，凝聚、附加更多的档案工作者抽象劳动的含量，进而提升档案信息的价值，促使档案信息的不断增值。另一方面，高校档案信息增值服务还具有动态性的特点。在档案信息的开发利用中，能够经过多次的改变，多次的创造，多次的劳动从而不断地增加档案信息的能量与价值，使得它的增值更具有累积性的特点。
因此，在高校开展档案信息增值服务必须充分符合信息的特点，遵循四个原则。第一，深度原则。档案信息服务要具有深度，要把密级适宜、富有特色和具有较大经济、科技和文化价值的档案信息资源作为主要利用服务方向和工作重点，如：论文数据库、科研成果摘要以及学籍数据等，同时必须具有远见性，这样才能增加服务深度、提高服务档次。第二，形式多样化原则。服务形式要具有多样性，在档案信息组织的逻辑形式上，不仅要提供一次档案信息，还要提供各类二次、三次文献。在服务手段上，除采用传统手工服务方式提供文本信息，还应通过网络、利用数字化等工具，提供丰富的图文信息，如照片、音频、视频等多媒体网络档案信息服务，实现全天候、全方位的档案信息服务。第三，面向利用者原则。服务要针对利用群体，必须注意利用者的需求意向，广泛调查，认真听取利用者的意见和建议，开发出既能体现馆藏特色和优势，又能较好地满足利用者需求的服务项目。第四，平衡原则。开展档案信息增值服务时，应注意社会效益和经济效益之间的平衡，避免片面追求经济效益，出现得不偿失局面。高校档案馆的主业是为学校教学、科研和管理三大工作提供档案保管和信息服务，应围绕这个主题展开信息增值服务，在经济效益方面不宜与专门的信息机构攀比，应在注重为学校工作服务方面发挥作用的同时兼顾平衡两方面的效益。
三、影响高校档案信息服务增值的因素及对策
在开展档案信息服务时，并非所有的信息都能产生增值效用，影响高校档案信息增值的主要因素有：第一，高校档案信息利用者的需求和素质。档案信息增值度的大小与信息用户的需要程度和知识水平密切相关，特别是与利用者寻找信息和利用信息的行为方式以及信息的吸收能力相关。一般来说，利用者信息意识强、知识水平高，则信息增值度就高；反之，信息增值的效果就差。因此，作为档案信息提供者，应该重视对档案信息利用者的研究，针对不同的信息利用特点，鉴别不同的利用者种类。第二，档案信息的加工程度。档案信息本身的质量和增值是通过信息的有序化来实现的，档案信息经过积累、整理、加工、分析、综合才能成为有用的高质量的信息，从而实现信息的增值。相反虚假档案信息则仅会使信息贬值。第三，信息技术的运用深度。在档案信息获取、传递、处理、再生和利用的过程中，信息技术运用得当，可加快档案信息传递，提高处理效率，促进档案信息增值效能的发挥。第四，高校档案工作者的素质。不同的人对信息的处理有不同的方式，会采取不同的态度。高校档案工作者应具备扎实的理论知识基础、较强的信息技术应用能力、良好的职业道德和高度的事业责任心，才能使信息处理、加工、生产和服务的过程成为信息增值的过程。否则，不但不能使信息增值，还会使信息的价值流失或退化。第五，档案信息利用环境。学校工作目标以及社会对高校档案信息的需求和认可程度，将直接影响高校档案信息市场的发育程度，影响高校档案信息的交流、交换、生产和消费的环境，决定着信息资源的增值渠道，从而决定信息的增值效能的发挥。
实现高校档案信息增值服务可从三方面着手：第一，在档案管理手段上，实现档案信息的数字化管理、网络化传递、智能化检索、便利性使用。高校档案信息服务增值的最有效方法就是借用先进的设备和技术，实现对信息的智能化、网络化、数字化管理和加工。如在实际工作中要加强馆藏档案内容的数字化建设，提高电子文件的转换和数据元对象的标识，通过应用计算机技术加强对数字化信息的管理，特别是对多媒体和超媒体信息的管理，从而实现各种档案信息的数字化加工、处理、传递、标识、描述与管理，实现档案信息检索方法、途径和手段的现代化，把传统的文献信息变为数字化的信息，最终实现信息的网络化传递，实现数字信息的广泛的可获取性。第二，在工作内容深化上，从传统服务中寻找档案信息增值点，强化档案馆作为学校各类档案信息中心的理念，针对利用者需求开展档案信息阅览服务、检索服务和专题服务。有针对性地对高校档案信息进行深入加工，做到提供档案信息具有针对性和特色化。建设具有高校档案信息特色的各类数据库，如建立以社会各用人单位为服务对象的学生学籍档案数据库，用于鉴别学生毕业证、学位证的真伪；建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库，为毕业生求职、留学提供快捷方便的服务；建立以在校生为服务对象的学位论文专题数据库，为学生完成毕业设计服务；建立以高校科研项目应用者为服务对象的科研成果档案数据库，为科研成果转化提供针对性服务。第三，在利用档案信息服务范围上，突破旧格局，开展多层次、全方位的信息服务，如以国内外用人单位、中介机构和学校为服务对象，通过传真、邮寄、电话以及网络等多种形式开展学历鉴定服务；以所有需要高校档案信息的利用者为服务对象，利用档案馆现有物质条件，开展毕业证、学位证、成绩及其它材料翻译、打印以及代办、代寄档案证明等辅助性服务；以学校出国、调离学校和私自离校人员为服务对象，开展人事档案代存、代递服务等等，使档案信息实现最大化的增值。
标签：信息加工论文;