刘爽 满令强
中国水利水电第八工程局有限公司国际公司 湖南长沙 410114
摘要：本文简述了竣工资料管理在国际EPC燃煤电站项目管理中的重要作用，分析了当前国际工程竣工资料管理普遍存在的问题，并提出了规范竣工资料管理的相应措施，对国际工程竣工资料管理具有很好的指导意义。
关键词：国际工程，EPC，竣工资料整理
Abstract：This article sketchs the important role of Project Data Management System for international EPC project，and analyzed the common problems of the Projects Data Completion Management System at the present time.It proposals the standard solutions to the Project Data Completion Management System and is helpful for international EPC contractors.
Key words：international project，EPC，Project Data Completion Management System
1.项目简介
为了满足印度尼西亚苏门答腊岛地区工业和居民用电的需求，印尼国家电力公司PT.PLN（Persero）计划建造一座2×110MW装机的的燃煤火力发电厂，该电厂位于Nagan Nangroe Aceh Darussalam省Nagan Raya区。该项目由中国水利水电第八工程局有限公司和中国水利水电第十二工程局有限公司组成的812联营体作为EPC总承包商承建，该项目已于2014年完成两台机组的移交。
图1 建设中的印尼亚齐2×110MW燃煤火电项目
2.概述
工程竣工资料主要由合同文件、施工管理文件、工程验收资料、图纸、运行数据和财务资料等组成。竣工资料作为工程建成验收和保证工程今后安全运行、检修及扩建的重要文件资料，需全面、准确、系统、完整、真实的反应施工内容和施工质量，做到原始资料和事实相符，技术数据真实可靠，手续完整齐全；同时需规范化，国际化，标准化，达到国际业主竣工文件资料要求的标准。
然而，目前多数国际EPC承包商或分包商在竣工资料管理方面普遍存在一系列问题，竣工原始资料在施工过程中易出现资料内容不准确、不齐全、数据丢失，管理不规范、无制度等问题，给竣工工作带来诸多困难。另外资料管理人员的流失则会给项目部的竣工资料归档移交工作带来较大的制约和影响，从而间接导致竣工资料移交时间的延长，造成管理成本的增加，严重影响项目工期和项目的整体效益。
3.目前国际EPC施工单位竣工资料整理存在的问题
3.1 EPC总包商的管理不规范、制度不健全造成的问题
1）资料管理制度不健全，难以保证资料整编工作的有效开展；2）没有定期的资料整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系；3）没有有效的资料的保管与移交制度，由于项目建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位等往往会造成资料的遗失等；4）项目部重视度不够，强调抓工程建设而忽视资料整编工作；5）竣工图文件编制不规范；6）试验验收等报告类记录不及时，后期进行补供，存在不确定性等等。
3.2 EPC总包商竣工资料整理成本增加、延长移交时间
对于国际EPC工程而言，竣工资料按合同规定准时移交，事关项目的工期和整体效益。然而，因为各种原因不能及时准确移交，造成移交时间延长，增加成本。
1）工程初期，竣工资料管理办法不规范，造成竣工资料板式、签字效率不满足要求，后期重新补充；2）不能做到及时整理资料，造成竣工资料的遗失或查找不到，使用时再补充费时费力；3）与业主监理分包商未及时沟通，造成竣工资料整理不规范，返工等；4）后期补充的随机资料繁多、整理难度大。
4.解决办法及措施
4.1从工程开工起，就建立完善的资料管理制度
施工单位在资料整编中占据非常重要的地位，从工程施工开始，就应设专人负责施工过程资料的收集、整编、移交。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、移交保管，形成一套完整的制度。在施工过程中，还应根据情况的变化对管理制度进行补充和调整。
管理制度总体原则：
1）按照工程进行组织，同一工程按照投资、进度、质量、合同的角度组织，各类信息要进一步按具体情况进行细化。
2）各部门协调统一储存方式，尽量采用统一代码。
3）有条件时可以通过网络数据库的形式存储数据，达到建设各方数据共享，减少数据冗余，保证数据的唯一性。
4）项目信息编码基本原则
唯一性。每个编码对象仅有一个代码，每个代码表示一个编码对象。
合理性。信息编码结构应与项目信息分类体系相适应。
可扩展性。项目信息编码必须留有一定的后备容量，以便适应不断扩充的需要。
简单性。项目信息编码应尽量简单，长度尽量短，以提高信息处理效率。
适用性。项目信息编码应能反映项目信息对象的特点，便于记忆和使用。
规范性。在同一项目的信息编码标准中，代码的类型、结构及编写格式都必须统一。
明确性。来往信函电子版直接反映及时日期时间，避免存档二次工作量。
4.2加强日常管理
为了在项目施工结束时更好的完成竣工资料的整理，在资料日常的管理中要有诸多的注意，针对海外EPC的竣工资料整理中，提出以下日常资料管理方式：
1）关于现场来往信函的管理：
主要来往信函注意的地方是，信息共享化，及信息及时化，在信函管理中，信函需要经项目执行领导签署后方能发放，要求统一格式、统一发放、统一归档，使来往信函的台账的整理具有可追溯性。严格要求借阅手续，严格要求原件安全保管性等。
2）文件入档归类管理：
验收被移交的文件或资料，确认移交文件或资料纸质版与电子版无差异后方可接收。
区别所移交的文件或资料的类别，按照项目部制定的档类、卷类、卷册划分原则进行分类整理，做好标识，装袋存档。例如：信函，现场数据，实验报告，试验数据，验收报告，开工申请等。其对应电子版按照相同方式进行保存，并做好相应的管理台账，记录好文件名称、编号、产生时间等信息。对于新建卷册的文件，填好相应卷册目录，方便查阅和保证文件的完整性。
3）现场随机资料的整理
首先对随机资料的移交进行检查及校对，出现不符合要求的情况将不予以接受。资料整理要求：1、资料整洁无明显污渍及缺失。2、中英文版本齐全，内容无误。3、资料尺寸大小规范，图纸A3，其他资料A4大小。4、装订形式便于二次装订。5、资料相同，编号不同，分为不同随机资料。
对验收确认后收到的随机资料进行台账登记，按照制定的档类、卷类、卷册划分原则进行分类整理，并做好详细登记。作登记时注意，名称一定为中英文，如只有中文版本，只登记中文版本名称，并要求厂家进行补供。做好每份随机资料本数，便于监督厂家资料套数的完整性。及时通知专工进行资料审查，根据技术协议，确认厂家提供随机资料是否符合技术协议的完整性，及时的反馈并与厂家沟通进行增补。审核后进行存档及发放登记，所有存档的资料必须为原件存档。同时登记随机资料相对应的电子版资料，光盘进行统一的管理，并编号存档。
随机资料的失效替换事宜：有效文件与失效文件之间，要做好双向指引说明。替换与被替换文件的检索编号是对应一致的，被替换文件加盖失效章。所有失效文件不可随意销毁，为防止错用须另统一归类保存，为追溯用。
4）现场验收资料及现场调试报告的管理
现场施工质量验收报告和现场各类试验报告需要业主监理分包商共同明确其版本形式。必须标明有业主，监理，施工方的签字，第三方的见证等，需要进行统一的可拓展的编号，贯穿整个项目的施工进程。纸张大小标准为A4大小，签字需正规黑色碳素笔，字迹清楚，时间明确。现场报告十分重要，将用于业主分包商之间的索赔与反索赔作用。
5）现场所有资料的电子版管理
项目总体的信函来往，包括技术文件以及其他文件的管理，需共享于一个公共邮箱；一方面作为时限性的电子存档，避免发送信函的人邮箱更换等情况发生时，来往信函出现断层缺失现象，不便于资料检索。另一方面，可供相关人员对整体项目的进展进行全面的了解。所有的施工日记形成电子版本，上传公共信息平台，便于现场施工人员及时交接并对现场施工的进度及存在的问题全面的了解，确保工程进度的进行。做好每隔一段时间对资料电子版的备份及更新，单独的设备存储不同 阶段的资料电子版。
6）文件销毁制度
对于大量多余的文件副本、重复的文件或失效的文件，采取销毁的方式处理。销毁方式包括粉碎、焚烧等方式。文件的销毁要受到严格的控制。销毁文件的具体范围要报请项目部领导审批同意后方可执行。销毁文件只能由专职的档案管理人员执行。严谨任何人私自销毁存档文件。
4.3将竣工资料进度同步列入项目的整体施工进度计划中
EPC总包商在制定工程进度计划时，应将工程竣工资料整编列入到该项目工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不完整”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给以解决。为防止再出现此类问题，要加强过程监督检查，不符合的文件要拒收，从源头保证整编资料的品质。
4.4加强人员学习、培训
竣工资料编制工作是一项复杂的技术工作，从事此项工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程各部位的组成及作用之后，才能有条理地进行整理，并能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补充。同时竣工资料的编制人员，还要了解工程资料归档的规范和业务的特殊要求，才能按工程资料归档要求做好竣工资料的目录编制和装订。施工企业应定期对技术人员进行业务培训和考核，外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高技术人员业务素质。
结束语：
随着中国一带一路战略的开展，印尼是海上丝绸之路上的重要一环，越来越多的中国企业走进印尼承建项目，机遇与挑战并存。施工单位只要能够结合工程的实际，针对竣工资料管理中普遍存在的问题分析原因，采取适当的措施，加强过程控制与管理，就能及时、准确的完成竣工资料的管理与移交，从而缩短竣工验收时间、控制竣工成本，增加项目的效益。
参考文献：
[1]SII Standar Industri Indonesia，Pusat Standardisasi Industri，Departemen Perindustrian.
[2]Basic Communication and Consultant Leading Concept on PLTU Nagan Raya NAD 2×110MW.
论文作者:刘爽,满令强
论文发表刊物:《基层建设》2015年19期供稿
论文发表时间:2015/12/30
标签：资料论文; 文件论文; 项目论文; 信函论文; 信息论文; 现场论文; 工程论文; 《基层建设》2015年19期供稿论文;