略论档案工作面临的新课题，本文主要内容关键词为：新课题论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
社会在发展，档案工作也在发展，不断研究档案工作中出现的新问题、新情况，及时总结档案工作的经验，是推动档案工作健康发展的关键。尤其是在改革开放的时代，更要及时认真地研究解决档案工作面临的新课题，以保证档案工作与社会协调发展。限于篇幅，本文对其中的十个热点问题作初步剖析，以供深入研究参考。
一、公开现行文件
近年来，先后在深圳、济南等地出现了在档案馆内设立现行文件阅览室的新情况，并受到社会的普遍关注和欢迎。理论界对现行文件的公开不持异议，因为公开现行文件既是政务信息公开的必要条件，又适应了加入世贸组织和进一步推动体制改革的要求，更是政治文明建设的重要内容。但是，人们对由档案馆公开现行文件的形式存有疑虑。首先，档案馆收集处于现实使用阶段的文件与现有的档案学理论有矛盾，因为按照文件运动周期理论的诠释，只有进入永久保存阶段的文件才能进档案馆。其次，档案馆收集现行文件的做法与档案法规对档案馆收集范围的规定相悖。第三，档案馆建立现行文件阅览室缺乏必要的制度保证。为了保证现行文件的公开做到规范化、法制化、程序化，必须注意以下四个问题的解决。一是建立政务信息公开的法律制度。目前，我国政务信息公开的法律制度从总体上尚处于空白状态，这就造成了公开现行文件缺乏法律依据与法律规范。因此，借鉴国外经验建立符合我国国情的政务信息公开制度是当务之急。二是要明白公开现行文件的方式有多种，由档案馆建立现行文件阅览室是其中之一，以便对这一新生事物进行恰如其分的评价。三是为档案馆收集现行文件提供制度保障。在图书馆界，为使国家图书馆成为国家总书库，世界各国普遍建立呈缴本制度或版权登记制度。在美国有托管档案馆，根据法律或合同可以自动地获得政府的全部文献。因此，为档案馆收集现行文件制定相应的规章制度并加以实施，在高度集中统一的我国不是一件难事。四是文件与档案管理体制相分离的情况要解决。相对而言，这是档案馆公开现行文件的做法普及推广并顺利开展的主要思想障碍和制度障碍。
二、私人档案的管理
随着社会主义市场经济体制的建立和完善，非公经济成分得到了极大的发展，也导致了私人档案的产生并日趋增多，私人档案正成为我国信息资源的重要组成部分而引起人们的注意。然而，目前我国对私人档案管理问题重视不够、研究不深、措施不力，造成国家对私人档案的监控十分软弱。首先，我国的《档案法》和《档案法实施办法》中均没有明确使用私人档案的概念，只是提及个人所有的档案。其次，我国的档案法规中绝大多数内容都是针对国家所有的档案，关于集体所有和个人所有的档案的条款太少，监控的措施也太单一、太原则，仅限于禁止擅自买卖和出口以及强制维护档案安全这两方面的内容。从上世纪50年代起，世界各国普遍在本国的档案法规中赋予国家档案部门应有的监控权，以加强国家对私人档案的监控。无论是分散式管理的国家，还是集中式管理的国家均是如此。我们应当顺应历史发展趋势，在不改变私人档案所有权的前提下，通过各种手段获取对私人档案的监控权，使私人档案作为国家信息资源的组成部分在国家的有效监控下得到优化整合和有效保护。其中包括建立私人档案登记制度、私人档案保管报告制度、私人档案禁止擅自出口制度、私人档案国家优先购买制度、私人档案建议帮助制度等。
三、信用档案的管理
市场经济是契约经济，它以个人及企业的信用为基础。因此，建立能够有效调动社会资源和规范市场交易的信用制度是建立和完善我国社会主义市场经济体制的需要。其中反映个人、企业信用状况的信用档案是建立信用制度的基础。市场经济又是法制经济，信用制度如果没有法律作保障就很难建立与运作，没有法律的强制力，信用档案的建立与利用将无法顺利进行。信用档案所涉及的法律问题主要有两个：一是信用体系的法制建设。信用档案是信用体系的重要组成部分，信用档案的管理离不开整个信用体系的完善。为此须建立系统完善的信用体系法规；建立统一的征信制度和信用评估制度；修订与信用制度有关的法律规定。我们应当借鉴发达国家的信用法律制度，加强我国信用体系的法制建设，以促进国家信用体系的建成。二是信用档案的法制建设。由于信用档案管理活动有其特殊性，因此有必要制定专门的档案法规，以规范人们在信用档案管理活动中的行为。其中核心问题是对信用档案管理部门进行法律监控，以避免在信用档案采集、保管与利用时侵犯个人的隐私权和企业的商业秘密权，增强信用档案的真实可信度。
四、入世对档案工作的影响
加入世贸组织后，我国档案工作所受到的影响是多方面的。上述内容均与入世有关。此外，还有利用与公布档案时应遵守知识产权保护法、加强对企业商业秘密的保护、外企进入档案保管领域的问题（如美资企业在上海注册成立信安达文件档案保管有限公司），等等。随着时间的推移，有些潜性影响还会显现出来。但是，从总体上说，加入世贸组织对档案行政管理部门的影响是最直接、最主要的。作为负责对国家或某一地区档案事业进行统筹规划、组织协调、统一制度及监督指导的机关，各级档案行政管理部门应遵循什么原则、按照什么思路、采取那些措施来应对入世后的影响就成了人们关注的焦点。笔者以为，档案行政管理部门所采取的对策应实现一个目标：使档案工作更好地为建设有中国特色社会主义事业服务。要解决两个重大问题：档案资源配置和文档一体化。须突出三个重点：法制建设、人才建设与档案信息化建设。实现四个转变：思想观念转变、职能转变、管理方法的转变和档案服务机制的转变。
五、档案信息化建设
《全国档案事业发展“十五”计划》把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，各级档案行政机关也纷纷把档案信息化建设列入当地档案事业发展的第十个五年计划之中。仅仅过去两年，我国的档案信息化建设已取得相当大的进展，如档案目录数据库的建设、档案网站的建设、数字档案馆建设的试点、档案行政管理的现代化等。但是，档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，因此需要及时发现问题、总结经验、调整方案、解决矛盾，以保证档案信息化建设的顺利开展。从目前情况看，有三个问题需要引起我们的重视：一是对档案信息化缺乏正确的认识，认为信息化＝技术＋投资，即认为档案信息化无非是买设备、建网络。作为信息化的基础，技术设备当然是少不了的。但是我们应当明白，档案信息化建设难点不仅仅是技术和资金问题，更为关键的是人文因素。因此，在档案信息化过程中，我们必须克服“唯技术”的倾向，重视人文因素的作用。二是对档案的特殊性未引起足够的重视。近年来，数字档案馆已成为人们研究的热点，由于数字图书馆建设已取得了阶段性成果，所以档案界在讨论数字档案馆时借鉴了数字图书馆的经验和做法。但档案毕竟不同于图书，因此建设数字图书馆的做法和经验不宜照搬到数字档案馆。例如，作为纸质档案数字化技术的主流方法，光学字符(OCR)扫描输入的准确性已达到99.8%，这对于数字图书馆而言是完全可以接受的，然而对追求最大程度真实性的档案信息无疑是一个致命的缺陷。三是档案信息化建设有过热的倾向。档案信息化建设是一项高投入的系统工程，需要相应的社会基础和技术基础，我国是一个发展中国家，从总体上看，相应的基础还十分有限和脆弱，所以一切要从我国的国情出发，科学规划、分步实施、注重实效、量力而行。此外，要发挥档案部门的主导作用，警惕IT业的商业操作，运用的技术要注意其成熟性以及与档案业务工作的亲和力。
六、电子文件的管理
从上个世纪70年代起，尤其是进入90年代以来，国内外档案界以极大的热忱投入到对电子文件的研究之中，并取得许多令人瞩目的研究成果，学者们发表、出版的论文、专著，各国政府及文件档案管理机构发布的有关电子文件管理的法规、制度和标准，无一不是这些研究成果的体现。然而，人们对电子文件的真实性和长久可读性的研究，其状况不能令人满意。不能认证和维护电子文件的真实性将使电子文件作为社会记忆长久保存失去基础和前提，不能保证电子文件长久地被读取则造成信息资源的巨大浪费。因此，这两个问题已经威胁到电子文件的存在。目前，档案界对这两个问题的研究存在以下不足：首先是从技术角度考虑多、从非技术因素考虑少。事实已经证明，这两个问题最终解决不能单纯依赖技术措施，而是要依靠技术措施、法律措施、管理措施的结合。例如，要认证电子文件的真实性需要由数字认证机构进行检验和认证，颁发数字证书。其次是提出思路原则的多、提出具体措施的少。由于这两个问题是极其复杂的问题，而人们的认识规律总是由浅到深、从原则到具体，所以出现上述情况不足为怪，问题是我们不能始终停留在认识的初级阶段，应当更多地提出解决问题的具体措施。第三是孤军奋战的多、协作研究的少。问题的复杂性决定了该问题的解决有赖于有关方面的协作研究，包括档案部门、文书与业务部门、计算机专家、法律工作者和管理学家联合攻关。目前，由档案部门孤军奋战的局面必须改变，否则，问题的解决必然成为一句空话。
七、文书立卷改革
从上个世纪80年代起，档案界就文书立卷改革进行了探索与实践，并形成了两种做法、两派观点的争议。一派是“立卷派”，但此“卷”非传统的案卷，而是纯卷、薄卷、小卷，一事一卷，即将处理一项具体工作形成的文件组合成案卷；另一派是“弃卷派”，即归档文件整理以“件”为单位，按文件的收、发文号排列装盒。2001年1月1日档案行业标准《归档文件整理规则》正式试行，《规则》中明确提出了以“件”为保管单位，这就从根本上否定了传统的立卷方法，同时又扩大了“件”的概念，以保持文件之间的固有联系。从表面上看，《规则》作为折中方案吸取了两种做法的优点，是十多年改革实践的总结。但是认真研究《规则》后，我们还是可以发现《规则》在理论和方法上都有需要完善改进的地方。从理论上讲，以“件”代替“卷”究竟是利大于弊还是弊大于利仍需进一步讨论。因为，传统的立卷方法存在的主要问题是方法太繁琐，拟写案卷题名与编目时费力。但是，它保持了文件之间的历史联系，便于保管和查找利用，也有利于文件的积累。文书立卷改革应改变的是繁琐的方法，而不是取消案卷。从方法上讲，也有许多问题需要解决。例如，盒内是否需要有文件目录？档案盒是否要编号？在新的归档文件整理方法中档号应如何编制？
八、档案工作社会化
2000年在西班牙塞维利亚召开的第14届国际档案大会上，哥斯达黎加的档案学者作了《档案在休闲社会中的作用》的主报告，荷兰、塞内加尔、新加坡和俄罗斯的档案学者分别作了《档案用户的教育》、《档案馆在社会上的形象》等辅助报告。同年，中国档案学会和北京档案学会联合举办了“档案在休闲社会中的作用”学术座谈会。这说明在休闲日日增的时代里如何充分发挥档案部门的作用已成为各国档案部门面临的共同问题并受到各国档案工作者的普遍关注。该问题的实质是档案馆要满足人们对休闲文化的需要，使其与图书馆、博物馆、文化馆、科技馆一样成为公众休闲生活中的一个重要场所。然而，各国情况不同（这里包括社会发展水平、社会档案意识，也包括档案工作状况），因此，该问题在各国的表现形式不同、现阶段要达到的目的不同、应采取的措施也不同。在发达国家，档案已走向大众，档案馆通过办馆宗旨、馆藏内容、建筑设施、开放时间等充分显示其公共性、文化性。所以，对于发达国家而言，他们所面对的是如何使档案馆在休闲产业中占有适当的市场份额。而作为发展中国家，我国的档案馆去开辟休闲市场则是不合时宜的。研究如何使档案工作社会化、平民化，使档案走进百姓生活之中，更符合我国的国情。例如：档案工作进入社区、档案部门参与社会保障体系的建设、发挥档案在文化建设中的作用，等等。至于档案宣传、档案展览、爱国主义教育基地等改善档案馆社会形象、提高社会档案意识的做法仍要坚持，并要注重实效，不断提高水平。此外，还要调整进馆范围、优化馆藏结构，加强档案开放鉴别。
九、档案保管机构的多元化
长期以来，我国的档案保管机构基本上只有两种类型：机关档案室和档案馆。从上世纪八十年代末起，档案界对文件中心与文件生命周期理论进行了持久而又深入的研究。有些学者认为中国现有的机关档案室应当为文件中心所替代，因为建立机关档案室，一不符合规模经济效益的原则，二不符合文件生命周期理论对文件运动过程及规律的分析和描述。与此同时，档案工作者也开始了对文件中心这一新的管理模式的尝试。甘肃省永靖县于1988年建立了我国第一个文件中心，迈出了试验与实践的第一步。然而，十多年的实践并没有产生人们所期望的“星星之火，可以燎原”的效果。相反，出现了档案保管机构多元化的局面，即在形成单位与档案馆之间出现除档案室与文件中心之外的其它形式的中介性、过渡性文件（档案）保管机构，如联合档案室、信息中心、文件寄存中心、档案事务所及企业档案馆等等。这种令人意想不到的局面，使人们发现了研究中的一些不足，忽视了形式与内容的统一就是其中之一。由于各国的行政管理体制、文件（档案）管理体制、对文件与档案概念的理解等都存在着差异，因此，文件的管理模式在世界各国不尽相同，不仅名称不同，而且具体的运行机制与工作职能也不同。我国的档案学者在研究文件中心时应该做到形式与内容的统一，将视线从名称转向本质。与其争论文件中心在中国是否有生长的土壤，还不如研究各种形式的档案保管机构各自的工作原理、运行机制、优势与弊端以及它们适宜的生长环境，为它们的健康成长提供理论指导。这是档案学者的职责，也是对文件中心与文件生命周期理论进行研究的意义所在。
十、人事档案管理
我国历来十分重视人事档案管理工作，并形成了一整套人事档案管理的制度和方法。但是人事制度的改革使传统的人事档案管理体制受到挑战。首先是人事档案管理理念的不适应。目前的人事档案工作仍有较重的政治色彩，如人事档案的内容不能如实反映一个人的思想品德、业务能力和工作业绩，尤其是反映政治素质的材料千篇一律，缺乏针对性，不能为人才的正确使用和科学管理提供详实、准确的信息，造成人事档案作用的弱化；又如人事档案不向本人公开在过去是产生冤假错案的一个重要原因，在今天又不符合政治民主化的要求；再如根据国家有关规定，外企、私企、乡企等没有人事档案保管权，这种不一视同仁的做法，既不符合国际惯例，又不适应社会主义市场经济发展的需要。其次是人事档案管理方法的不适应。由于用人机制的改变，“档随人走”方法受到挑战，“人档分离”现象日趋增多。传统的手工管理方法更是制约着人事档案管理效率与质量的提高。第三是人事档案管理制度的不适应。尽管中央组织部颁发了一系列指导人事档案工作的法规性文件，但是人事档案材料收集困难、材料质量差的问题依然存在。根据上述分析，人事档案工作的改革应从以上三个方面进行。其中管理思想的改变是关键，管理制度的改革是重点。
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