摘要：在新形势背景下，事业单位要根据自身的实际情况入手，采取行之有效地措施，切实事业单位档案数字化管理力度，推动档案工作的数字化、现代化以及效率化，更好地为事业单位档案服务。为此，笔者重点论述新形势下事业单位档案数字化管理的重要性，同时并提出加强事业单位档案数字化管理有效途径，以期最大化地提升事业单位档案管理工作效率。
关键词：新形势；事业单位；档案管理
引言：档案信息资源在事业单位发展过程中具有至关重要的价值意义，随着社会的不断发展，现阶段传统档案管理已经无法切实满足事业单位的发展需求，因此，事业单位必须要高度重视档案管理工作，借鉴并使用现代化信息技术，解决档案管理中的问题，实现档案的数字化管理，推动事业单位的稳健长远发展。
1 加强事业单位档案管理的重要性
1.1有利于提高档案利用率
众所周知，传统档案存放和保存在档案室的基本上是纸质的档案载体，这样一来，在利用上面存在着诸多的不便。事业单位数字化档案管理可以让档案使用者快速且准确的查找到所需求档案，同时还能实现档案管理的数字化，有效地消除档案在时间和空间上面的束缚，从整体上提升档案利用效率。
1.2有利于提高经济效益
随着社会经济的飞速发展，让海量的信息量同滞后的办公方式之间形成较为尖锐的矛盾，事业单位一直以来都是采用粗放型的档案管理模式，这样极大地增加了事业单位管理成本。数字化档案管理，可将传统纸质档案载体有效地变成机读档案，在节省了占地空间的同时，还节约了档案保管费用，实现了档案查阅工作便捷性和准确性，规避因为各种档案信息资料反复印制所造成的资源浪费，有利于提升事业单位经济效益。
1.3有利于提高办公效益
档案数字化管理，可进一步实现事业单位档案资料及时归档，有效被得到利用。由于事业单位档案管理对象非常繁多，而且对象具有较强的流动性，比如工作人员的退休，调动等，想要及时且准确的统计这些变动，就必须要全面了解这些情况的动态。对此，可借助以信息技术为管理媒介的数字化档案，精确反映当时的实际情况，快捷简单查询档案数字化资料。因为档案信息的超时空流动，这样一来，就让事业单位档案库由过去保管文件实体的基地切实有效地变成提供信息的控制中心，自然办公效率就会得到有效提升。
2 新形势下机关事业单位档案管理有效途径
2.1做好事业单位档案的数字化管理工作
2.1.1树立档案数字化管理意识
为更好地做好数字化档案管理工作，事业单位档案管理人员必须要积极树立起档案数字化管理意识，切实有效地转变传统档案管理观念，加强新知识、新技能的学习，不断更新档案管理知识体系机构，创新档案管理手段。另一方面，事业单位还要从自身的实际情况入手，制定科学合理且有效地档案数字化管理体系，以便最大化的实现档案工作机制，档案使用机制，档案保密机制以及档案安全机制之间的相互联系。
2.1.2文书处理归档数字化管理
在新时代背景下，档案工作人员把每天收到的文件都用计算机做好相应登记，之后再严格根据批办的次序在单位局域网内传阅，同时并设定代办时间和催办时间，如果单位内部传阅文件没有及时返回，这个时候催办程序就会发出文件催办信息。另外，还可以有效地将处理完毕的文件进行时预立卷整理，进一步减少事业单位档案管理人员过去在年终时整理繁杂档案工作的需求。除此之外，发文处理过程也可以通过计算机来进行。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这种方式，主要是档案拟稿人将稿件切实有效地输入到计算机当中—办公室审核—相关负责人签发—办公室修改印、盖章、分，最后信息中心归档，通过数字化可以让过去需要一个星期甚至更久时间完成的工作，现几十分钟，或是几个小时就处理好了，有效地减少文书处理工作量。
2.1.3建设档案管理电子化系统工程
事业单位日常工作繁杂，每天都要产生诸多的文字档案，档案管理人员需要将相关资料进行录入和保管，所以，档案电子化系统采用了高速扫描仪集中扫描、磁盘陈列存储、光盘和磁带双备份以及双服务器等解决方案，另外还设置了适当的档案查询系统，档案管理人员和查阅人员，可以通过文档网络传输或是触摸屏查询达到资源共享的目的。再有，系统还将电子档案管理类别细化为五大类，如单位分类管理、系统环境管理、卷内目录管理、操作系统管理以及档案密级管理等，进而有利于从整体上提升事业信息共享能力，提升档案资料的利用率。
2.1.4管理系统和办公自动化系统衔接
现阶段，我们正处在新形势下，因此，事业单位必须要将数字化档案管理系统同办公自动化系统有效的链接起来，推进事业单位数字化档案管理工作必须要以电子文档安全管理制度作为基础，这主要是因为档案的特殊性所决定的。贯彻落实数字化档案管理制度可进一步保障事业单位档案信息资源的安全性，促使档案信息价值得到最大化地发挥[1]。此外，还必须要采取有效措施，不断完善档案管理以及自动化办公同数字化的有效衔接，事业单位还要设置专门的工作人员对硬件和软件系统进行管理和安全控制，进而从整体上增加系统的保密性，切实规避系统被非法篡改或者是被人破坏。
2.2逐步建立完善的事业单位工作体制
当前阶段，很多事业单位缺乏创新思维，档案管理工作误差较大，导致在实际进行档案管理工作时难以有效进行。相关事业行政单位需要加强对工作体制的建设，在顺应时代潮流发展的基础上，有效的健全档案管理体系，保证行政工作的有序进行。在此基础上，按时期制定相应的目标，并采取激励措施提高相关行政单位的工作效率，保证各项工作能够有条不紊的进行下去[2]。积极建立科学化、信息化的信息管理系统，在改善传统档案管理方法的基础上加大对现代设备的应用，最大程度的利用好现有资源，保证事业行政单位的管理工作效率的提高。互联网的高速发展，使事业单位的现代化建设刻不容缓，“智慧化”的建设正在有条不紊的进行。
2.3提高相关档案管理人员素质
事业单位的行政人员是档案管理工作的执行者，对档案管理的精确与效率起着至关重要的作用，所以提高相关档案管理人员的素质是事业单位档案管理工作进一步开展的重要条件。在日常工作中，行政事业单位人员应严格要求自己的工作习惯，培养严谨、科学的工作意识，不断提升自身的专业技能水平，适应时代的发展，在互联网+的背景下能够掌握相应的数字、信息技术，对基础的数据可以进行初步处理，保障档案管理工作能够顺应时代潮流的提升工作效率[3]。相关人员不断提高自身基础素质，加强对科学技术的把握，从而提高档案管理工作的信息化与数字化，为事业单位的管理工作更好地进行做出相应努力。
结语：
随着信息技术的不断发展，打破了档案传统的手工管理方式，让事业单位档案管理朝着数字化方向发展，数字化档案管理方向有利于事业单位档案管理质量和效率的提升。因此，在新形势背景下，必须要不断创新和优化数字化档案管理系统，促使事业单位档案安全性和利用效率的提升，更好地让数字化档案管理服务于社会。
参考文献：
[1]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.
[2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.
[3]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018，21（05）：172-173.
论文作者:王曼
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/26
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