高校干部档案信息管理系统建设探索
范智新 沈牡丹
摘 要 干部档案信息系统的开发是全面推进干部档案信息化建设的重要环节。结合华中科技大学档案馆近年来开展的高校干部档案信息管理系统建设所做的积极探索，对高校干部档案信息系统建设的必要性、存在的问题、实现的功能需求进行了探讨。
关键词 信息化 服务 高校 档案
干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[1]。
一、高校干部档案信息系统建设的必要性
1.社会科技发展趋势、档案工作规划要求。伴随着现代信息技术的飞速发展和“互联网+”的跨界融合，信息化管理已经渗透到各项社会管理工作中。干部档案作为档案工作的一个分支，同样面临着新的机遇与挑战。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出：“到2020年，要初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和‘五位一体’建设的档案事业发展体系。”[2]干部档案信息系统的开发是全面推进干部档案信息化建设的重要环节。在中组部制定的全国组织系统信息化工作规划中，多次强调了干部档案信息系统建设的重要性和必要性。中组部制定的《2006—2010年全国组织系统信息化工作规划》中，明确提出要建立中管和省管干部数字档案信息库。《2011—2015年全国组织系统信息化工作规划》中，提出健全标准和制度体系，逐步实现档案管理数字化。《2016—2020年全国组织系统信息化工作规划》中，提出要稳步推进档案数字化工作，将档案信息库延伸建设到省、市、县三级党委组织部门[3]。2018年颁布的《干部人事档案工作条例》中也明确规定：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。”
2.保护传统纸质档案、提升档案管理效率。纸质档案具有历史性、原始性的特点。在工作中，档案部门一方面要提供干部档案查询、借阅等服务；另一方面要经常性整理和增补档案材料。纸质档案不可避免地被频繁翻阅，纸张容易变黄、变脆，字迹褪色，甚至造成污损，不利于档案的长期保存。建设干部档案信息管理系统，可以实现档案的在线查询、借阅以及整理、增补环节的数字化处理，减少对纸质档案的损害。纸质档案管理的收集、鉴别、接收、整理、转递等环节主要依赖于档案管理人员的手工操作，程序繁杂，耗费大量人力、物力。建设干部档案信息管理系统，可以实现排序、检索、查询等功能，避免重复劳动，提高了档案管理和服务的效率。
3.保障档案真实可靠、实现电子资源共享。纸质档案的管理过程中，有可能出现“三龄一历”涂改、造假、材料偷换等违规现象。信息化管理模式下，干部档案以数字的形式存储、备份于服务器中，通过系统加密等手段，可以最大限度地保证资料的真实性和完整性。传统的干部档案管理方式受时间和空间的局限，不同的信息分属于不同的部门管理，容易形成“信息孤岛”。通过干部档案信息系统的建设，可以实现多部门的实时信息共享，实现对各类数据库资源的整合分析，可以从性别、年龄、学历、职级等多维度分析干部结构特点，为决策提供科学的数据支持。
二、高校干部档案信息系统建设实践过程中存在的问题
2008年颁布实施的教育部国家档案局第27号令，对高校档案有明确的定义：高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高等学校文件材料的归档范围具体包括党群、行政、学生、教学等11类，而干部档案并不在该范围内。现阶段各高校在人员规模、机构设置、档案库房建设等方面存在差异，干部档案的归口管理部门也不尽相同，有的归属在人事处，有的在档案馆。在人事处管理的，由于干部档案只是人事处比较边缘的部门，嵌入在人事管理系统中的档案管理功能通常比较简单，不能满足当前档案信息化管理的要求。纳入档案馆集中管理，由于干部档案不属于27号令规定的档案范围，很多高校的档案管理系统没有开发干部档案管理的模块，这也为高校干部档案的管理造成不便。
2.归档材料录入系统前需要依靠人工鉴定归类。根据干部档案管理条例规定，干部档案是由反映干部个人情况的历史记录材料构成，共分为履历材料、自传材料、考核鉴定等十大类。其中，第九类又分为若干小类。各种归档材料需要经过人工鉴定，确定类别才能归档，才能开展后期的系统录入工作。近年来，各种新的人事材料类型先后出现，部分材料的归档类别也几经调整，归档材料的妥当分类依赖于工作人员的丰富经验。
华中科技大学档案馆于2013年上线了档案管理系统，系统采用纯B/S架构方式，包含党群、行政、教学、科研、基建等多个板块内容，具备检索、统计、打印等功能，基本满足高校档案管理的需求，但是该系统开发初期并没有设计干部档案功能模块。为落实中组部对干部档案信息化建设的要求，同时实现综合档案和干部档案的集中管理，档案馆和档案信息化公司，后期共同开发设计了干部档案管理系统，实现了以下功能需求：一，档案管理系统中案卷目录为干部的个人基本信息，卷内目录为干部档案的目录。以教职工人事编号为干部档案管理的唯一关键词，各种数据以此关键词进行关联。二，系统可以实现基于学校人事信息库相关信息来更新干部档案系统中干部个人信息的功能。例如，实现姓名的统一、单位的异动、职工的职务级别调整以及在岗退休状态变更等。三，系统支持材料交接清单电子信息导入后自动生成干部档案目录的功能，档案目录同时支持手动编辑。系统可根据材料名称自动识别所属分类（如干部履历表属于履历材料），并在分类著录框中自动填写所在类别。四，系统支持干部档案的各类标签、封面报表、档案目录打印。
笔者所在的华中科技大学，是一所国家“211工程”重点建设和“985工程”建设高校之一，也是首批列入“双一流”A类建设高校。在2016年4月以前，干部档案由档案馆进行管理。近年来，华中科技大学档案馆对档案信息化建设开展了积极的探索，在档案信息系统建设实践过程中，发现干部档案的信息系统建设存在以下难点。
3.干部档案目录著录工作量大。干部档案每年归档的文件包括年度考核表、工资晋升表、专业技术材料、奖惩材料等，材料审核归档后，需要将材料的目录录入管理系统。以笔者所在的高校为例，目前，在职教职工已超过七千人，近年来，规模持续稳定在比较大的体量。每年有两万多份归档材料，有限的档案工作人员在完成日常档案管理的基础上，要将这些材料目录全部录入管理系统是一项比较艰巨的任务。
②数据资源预处理。这个时期是整个数据挖掘过程中最为重要的时期，经过对各种相关数据资源的转化、剖析与处理，不但能让数据更易于被识别，更能切实提升数据挖掘的成效。给后期相关数据的分析与挖掘提供便利，提高数据处理的精准性。比如，依据计算机互联网系统数据包中的端口信息、IP地址、等，对各类数据资源进行分类处理与集合整理，为将来的数据挖掘做好铺垫工作。
三、高校干部档案信息系统建设实践探索
1.干部档案管理系统结构的特殊性。干部档案与27号令中定义的11类高校档案区别很大，系统管理的结构也大不相同。普通的综合档案都是按卷进行管理（部分档案是按件进行管理），分为案卷目录和卷内目录两个层级。在目录顺序方面，不论是案卷目录还是卷内目录，都是顺号排列。在目录更新方面，在一个年度归档完成后，档案目录就基本保持不变了。而干部档案只有一个目录层级，并且每类目录之间需要有若干空行，部分类别（例如考核、工资方面）内的目录会定期进行更新。
1.规范了干部档案的实物管理。干部档案信息系统确立了以人事编号为关键词的档案管理规则，干部档案的实物也首次实现人事编号为依据的顺号排架管理模式，解决了原有的“笔形法”难以快速查找的弊端；依据干部档案信息系统数据对馆藏的全部干部档案进行清点盘存，实现了档案实物与系统数据相一致；建立归档文件名称数据库，使得每类文件有明确的对应归档类别。
干部档案信息系统上线以来，运行稳定、操作简单、管理方便，基本达到设计需求，信息系统的开发与建设也促进了干部档案的规范管理。
环己烷主要用于制备环己酮、环己醇，在涂料工业中广泛用作溶剂[1]。异丙醇也是重要的有机化学原料，用于化工、制药工业、汽车和航空燃料中[2,3]。在生产过程中，它们会混合在一起，大量存在工业废水中。因此，需对混合物分离和回收。常压下，异丙醇-环己烷形成最低共沸物，共沸温度：68.6℃，共沸组成：0.33（异丙醇质量分数）[4]。因此，该体系不能用普通精馏分离，需要用特殊精馏方法。
2.规范了干部档案的归档程序。为实现实物与系统管理的一致性，在干部档案材料归档过程中，要求各二级单位严格遵守档案材料移交程序。二级单位归档人员首先提交待归档的档案材料清单，清单上必须有提交材料名称、人事编号、人员姓名等基本信息；档案管理员审核清单内容及格式，合格后通知单位按清单顺序整理材料送交档案馆；档案管理员与二级单位归档人员根据清单审核材料，现场交接，档案管理员将审核过后的清单导入数据库。
近年来，华中科技大学对建设干部人事档案管理系统进行了积极的探索，在实践中认识到干部人事档案信息化工作任务艰巨，需要学校多部门联动配合、共同努力。人事档案管理人员也应该加强业务学习、不断探索新方法，以适应新时代对干部人事档案管理工作的新要求。
气象台台长哆哆嗦嗦地说：“报告陛下，大家看了告示都害怕极了，我手下的人谁都不想犯‘破坏建塔罪’，所以谁也不愿播天气预报啦。”
（4）研发复杂预制构件混凝土数字化智能精确布料技术。研究混凝土布料关键工艺、智能化布料设备，使得能够智能控制布料机阀门开关，运行和布料速度，自动化精确浇筑混凝土；可适应不同塌落度混凝土，下料量可控，落料均匀，噪音小，振动多维高效；可便捷高效自动清理料斗内剩余物料，防止在料仓内凝结[6]。
参考文献
[1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[Z].2018-11-28.
[2]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016（5）.
[3]马琳.干部档案信息化管理模式构建研究[D].大连:大连理工大学,2017.
Study on the Construction of Information Management System for College Cadre Archives
Fan Zhixin,Shen Mudan
Abstract The development of cadre archives information system is an important link in promoting the informatization construction of cadre archives in an all-round way.Based on the active exploration on the development of information management system for college cadre archives carried out by the Archives of Huazhong University of Science and Technology in recent years,this paper probes into the necessity,problems and functional requirements of the construction of information management system for college cadre archives.
Keyword informatization;service;college;archives
中图分类号 G270.7
文献标识码 A
收稿日期 2019-04-26
★作者简介：范智新，华中科技大学档案馆党总支书记、馆长，校史研究室主任，研究方向为档案信息化;沈牡丹，华中科技大学档案馆、校史研究室办公室主任，研究方向为高校学生人事档案管理。
标签：信息化论文; 服务论文; 高校论文; 档案论文; 华中科技大学档案馆论文; 华中科技大学校史研究室论文; 校史研究室办公室论文;