摘要：知识管理是近年来的一种新的企业管理理念，是未来企业生存与发展的需要。本文从知识管理的概念出发，结合实际，分析了工程设计咨询企业在实践知识管理时所遇到的各种困境，并提出了切实可行的建议，以期能对工程设计咨询企业全面推进知识管理提供一定的参考与借鉴。
关键词：知识管理；软环境；建议
引言
随着知识经济时代的到来，知识管理作为一种最新的管理思想与方法由此涌现出来。它是社会经济发展的主要驱动力和提高组织竞争力的重要手段，其基本内容是运用集体的智慧提高应变和创新能力。当前知识管理引入我国已有十多年，也得到了业界的广泛认同。但对于工程设计咨询企业而言，虽然取得了一定的成效，但也存在着各种困境，亟待解决。鉴于此，本文就工程设计咨询企业的知识管理实践困境及建议进行研究，以供参考。
1 实践困境
我国基于知识管理的工程设计咨询企业在多年的实践中，仍存在较多的困境，这其中的原因有很多，既有知识库自身的问题，也有企业管理者、员工等参与者方面的问题。其中影响较大的主要包括以下几方面问题：
1.1企业管理者未对知识管理作深入了解
知识管理在数年前是企业管理界的一个时髦词。不少设计咨询企业的管理者为证明自己的企业管理已经和国际接轨，往往在还未系统了解知识管理的情况下，就匆匆上马知识管理系统。他们大致存在以下误区：
1.1.1将知识库与信息库混淆
知识与信息不同，其内涵更加丰富。知识管理的著名学者Thomas.Davenport为知识提出了以下定义：知识是结构性经验、价值观念、关联的信息及专家见识的流动组合。通过此定义，我们可以发现知识比信息更有价值。因此，知识库与信息库不同，不是入库量越大越好。企业不加筛选地采集知识，不仅增加了建库时的工作量，也会极大增加使用者使用知识时的搜寻成本，反而降低了知识库的使用率和使用价值。
1.1.2重创建、轻维护
有些企业在建立知识库时颇有干劲，但对于知识库的定期维护更新却缺少合理安排。企业知识库得不到及时的维护更新，库中的企业知识就会逐渐过时并失去对实际生产工作的技术支撑作用。笔者发现，一些工程咨询企业常会总结一些成果文件范本如投标文件、项目月报等。这些范例本来可以帮助员工提高编制相应报告的工作效率，但由于有些范本长期未更新，员工使用时也未仔细校审更新就依样画葫芦，结果造成工作失误。因此，知识库中的知识一旦过时，不仅无助于员工提高工作效率，反而增添了纠偏工作。
1.1.3未将企业知识及时地投入实际生产
笔者在调研中发现，有些企业管理者已认识到企业知识的价值，因此组织了不少技术人员对内部生产成果用课题等方式进行收集整理。这些技术课题在刚完成时确实具有较高的技术含量及应用价值。但是，由于管理者过于看重企业知识的保密性，往往限定只有参与编制人员及公司高层才能看到这些课题报告。导致这些企业知识，本来具有很好的生产应用和推广价值，却由于没有被更多的员工在工作中应用而逐渐贬值。
1.2 企业内缺乏支持知识管理的软环境
一些企业虽然在购买服务器、构建知识库等硬件建设方面投入较多，但其知识管理系统的实践依然困顿。据分析，这往往是因为缺乏管理制度、组织文化、奖惩激励机制等软环境的支持导致。具体包括以下几方面：
1.2.1知识壁垒等问题阻碍企业知识共享和传递
一些设计咨询企业，由于其企业管理制度常偏重产值。因此各生产部门往往为了业绩竞争而各自为政，导致隐性的部门知识壁垒悄然林立，从而造成了各部门之间知识共享的难度极高。这个问题看似无关紧要，却已经对企业造成负面影响。例如某公司的A部门承接了一个项目，虽然公司的B部门有更好的专项工作经验及技术人员，但A部门出于保住产值的目的，不愿和其他部门合作，A部门因此无法得到和应用更好的企业知识，只能以其部门级水平去完成工作，不仅无法体现出公司的整体技术水平，也降低了公司的技术水平形象，还可能降低客户对于公司服务质量的满意度。
此外，企业没有明确设置员工获取企业知识的正规途径，这也会阻碍知识的共享及传递。笔者在审核某些部门上交的项目报告文件时，发现有些员工就没有充分利用公司中已有的企业知识，经询问后发现，由于企业没有明确的知识传递相关负责人及正规途径，员工需要资料时只能依靠其个人关系去搜索。因此，他们往往难以获得企业已有的知识，有时即使花费不少时间获得了资料，却也已影响了工作效率。
1.2.2工作流程不合理影响员工参与知识管理的意愿
一些公司会布置员工在正常工作之外为知识库填写表格或文件。由于这些工作流程不合理，会导致知识的重复性较多。因此不少员工对于这些工作敷衍了事，并没有将工作中的知识完整地输入知识库。员工不积极参与企业的知识创建工作，企业的知识库就容易和实际工作脱节，从而失去对实际生产的技术支撑价值。
1.2.3企业未建立起有利于知识管理的激励机制及企业文化
工程设计咨询类公司常被称为知识密集型企业。但不少公司只能被称为知识员工密集型企业。因为这些企业里很多有价值的知识只留于员工个体，却并未转化为留存于企业的知识。不少专家已对此现象做过分析，其原因就是企业内缺乏促进知识管理的激励机制和企业文化，没有对员工与他人共享知识、为企业贡献知识等行为给予及时的精神或物质方面的奖励。而员工往往会倾向于保留自己的工作心得或经验。当这些员工离职时，企业中的不少隐性知识就会遗失。
2企业实践知识管理的建议
针对当前存在的问题，笔者认为，知识管理实践具有较强的系统性，不是解决单独一个问题既可决定成败的。因此企业在推进知识管理时，需要一整套的解决方案，对此提出以下建议：
2.1企业管理者要深入理解知识管理理念
与购买服务器等硬件投入相比，实施知识管理系统的首要工作应当是在企业内部全面宣传、推广正确的知识管理理念。企业管理者对于知识管理的认知程度更是知识管理实践成功的重要因素。
因此，企业管理者应当率先深入了解知识管理理论，明确知识管理是一个综合的管理系统而非简单的硬件构成。詹姆斯•埃文斯在著名的《质量管理与卓越绩效》一书中已明确指出知识管理系统是企业管理知识资产的有效工具。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆它不仅指计算机设备等硬件，也包括工作方法、企业文化等重要部分。一个有效的知识管理系统应当包括：
（1）一种获取和管理企业有关业务的显性知识（explicit knowledge）和隐性知识（tacit knowledge）的方法。
（2）一种使得新知识更容易渗透到业务系统中的系统管理方法，目标是持续改进和创新。
（3）一个管理企业知识的通用框架，能够让员工在需要时可及时获取或综合新知识。
（4）支持知识在各部门间共享，并鼓励全员参与的企业文化和价值观。
因此，笔者认为工程设计咨询类企业建立一个有效的知识管理系统，可以从以下三个方面着手。首先，企业管理者要明确企业实践知识管理是为商业目的服务，知识管理是管理手段而非目的，实践知识管理是为了提高企业生产绩效，创造竞争优势。因此，在建立知识库时要先注重“组织的知识”。即ISO9001：2016版7.1.6所定义的“组织的知识是组织特有的知识通常从其经验中获得，是为实现组织目标所使用和共享的信息。组织的知识可以基于内部来源和外部来源。”企业创建知识库，不仅要控制好入库知识的质与量，更要设置好持续有效的知识库维护更新机制。
其次，企业管理者要了解到在企业中的有些智力资本（如非专利性的工作经验、技术课题等），并不是保密得越严就越有价值，而是适时地公开及推广，让企业员工及时学习掌握，才能让企业获得更大效益。
最后，为避免知识库脱离于实际工作，企业管理层还应组织人员定期对知识管理系统进行实施效果评价，通过定期调查知识库的实用价值等措施来保证知识库对生产工作的技术支撑作用。
2.2企业生产工作基于知识管理的流程再造
由于一些企业把知识入库工作设置于生产工作之外，导致部分员工把知识管理的工作视为额外工作而消极对待。为解决该问题，就需要对企业原有的生产工作流程予以改造，将员工日常工作与存取知识库知识有机结合起来。笔者在某国际测量师事务所工作时，发现该公司管理知识的办法即将知识入库的工作分解于日常工作流程。例如某员工完成栋楼的市场价格实地调查后，回公司后的首要工作就是将调查资料输入相应的信息库。输入的信息经过企业定制软件自动整理后不仅可直接生成报告文件，还可以被其他员工从服务器中检索到作为共同的参考资料。借鉴此类成功案例，建议设计咨询类企业在开展知识管理时，应尽可能将知识创建等工作内嵌入工作流程。以工程项目管理工作为例，项目经理在编制项目管理规划或专项报告时，不仅需要自身工作经验，时常还需要参考公司的报告范本、专项资源库等资料，然后才能完成一份新的工作成果。项目经理的这项工作涵盖了知识获取及知识创建两个过程。因此，企业再造的工作流程不仅要为员工提供调取相关知识的权力和便利性，还应规定他们须将工作成果及时存入知识库，以便经过相应专家的筛选后成为新的企业知识。
2.3企业管理制度、激励机制等软环境的配合支持
2.3.1企业管理制度应当促进部门之间的知识传递
目前，不少工程设计咨询企业对于各生产部门的管理机制常偏重于产值，这种管理方式虽然有利于奖勤罚懒，但也造成了各生产部门各自为政，形成知识壁垒的问题。这些问题如果得不到及时解决，长期发展下去对知识管理及企业的技术水平整体发展十分不利。基于鼓励知识共享和传递的需要，企业应考虑对管理制度进行适度调整。以上述A部门为例，当A部门承接到某个项目，若B部门具有明显的此类项目专项化技术优势时，公司职能管理部门应首先评审A部门的技术团队是否具备相似的技术实施能力。如果技术差距较小，可协调A部门商借B部门的部分技术人员予以技术支撑。如果差距较大，则应督促A部门和具有技术优势的B部门进行合作。如有必要，还可以采取对合作项目产值奖励计算的方式，鼓励各部门以提升技术服务水平为先，促进技术优势部门的知识传递给其他部门。
此外，企业还可以考虑采用知识地图的方式，将企业内各个专业领域具有特长的技术专家、骨干在内部公布。知识地图可以是某个部门或某个成员拥有什么知识的介绍，也可以是在何处可得到何种信息的查询系统。例如，某项目管理部门需要内部某个专项设计的专家给予技术支撑时，就可以通过知识地图了解。知识地图在企业内应用后不仅有助于知识的重复利用，有效地防止知识的重复生产，节约检索和获取时间，还可以协助员工快速获取所需知识。
2.3.2企业为知识管理设置正负激励机制
知识管理与质量管理的理念有相似之处，但在激励机制方面却有较大的不同。质量管理较多采取惩罚等负刺激。例如员工在工作中违规，企业就可采取批评处罚等措施，达到惩戒的效果。而知识工作则具有特殊性，知识分为显性知识和隐性知识，更有价值及深度的隐性知识大都附属于员工个人。负面刺激只能督促员工必须完成某项工作，却难以考核工作成果是否完全体现了技术含量及深度。
因此，企业要达到让员工积极参与知识管理，并真正贡献出自己的工作经验等高价值隐性知识，就需要正负两方面的激励措施。例如对于一些较浅显的知识创建工作，譬如某个项目的周报、月报、专项分包商资源表等，可以采用负激励措施。而对项目总结、工作心得、技术论文等具有较多个人隐性知识的创建工作则适用于正激励措施。正激励措施具体可分为物质激励和精神激励，两者比重则可以根据员工等级予以适当调整平衡。基层员工是物质为主、精神为辅，高层员工则以精神为主、物质为辅。
2.3.3建立知识的合理共享机制及学习型组织文化
某些工程咨询公司由于担心自己的组织知识外流，所以对于公司内部共享知识的范围限制很严。但对于工程咨询企业而言，其组织知识的价值大都体现在实际应用方面，与制造类企业可申请专利的组织知识差异较大。而限制知识传递，只能暂时延缓知识外流，却会增加了企业员工利用组织知识提高生产效率的难度。因此，工程咨询类企业应合理限定组织知识共享权限，让其在合适范围被方便调用，从而尽快转化为企业员工的技术生产能力以提高企业的生产绩效，这样才是保持知识领先优势的较好办法。
此外，企业还应当为知识管理创造良好的企业文化氛围。崇尚积极进取，适度共享的学习型组织文化，不仅可以促进企业全员的持续学习，还可以在一定程度上降低员工的知识垄断及保守心理。
3结语
总而言之，知识是企业保持竞争优势所不可缺少的要素和重要资源，因此对于工程设计咨询企业而言，知识管理的实践对其的未来发展起着不可忽视的作用。为了能够更好的发展我国的工程设计咨询行业，我们应该重视企业发展中的知识管理系统，并针对企业在实践知识管理中所遇到的困境，提出相应的建议进行完善、优化，以全面推进知识管理，从而推动企业又好又快地发展。
参考文献：
[1]王奂.基于知识管理的工程设计咨询企业项目管理探析[J].中国高新技术企业.2015（21）：176-177
[2]郑冬梅.探析知识管理在建设工程咨询公司中的研究与实践[J].建筑工程技术与设计.2015（26）
论文作者:陈猛仙
论文发表刊物:《基层建设》2017年第32期
论文发表时间:2018/2/26
标签：知识论文; 企业论文; 知识管理论文; 员工论文; 知识库论文; 工作论文; 部门论文; 《基层建设》2017年第32期论文;