东莞市麻涌镇人民政府人事办公室 523130
摘要：档案管理工作能够推进信息化建设工作，能够很好的对个人信息履行保密职能，具有很高的社会价值。然而，现阶段我国档案管理工作存在专业能力不高、档案管理不合理、前期档案管理人员未能充分认识到档案管理的重要性等诸多问题，导致档案管理工作开展存在较大的难度。只有充分认识到档案管理工作的重要性，不断更新管理理念，转变服务方式，加强现代化建设，提高档案人员管理能力，才能有效提升现代化档案管理水平。
关键词：档案管理；管理形式；重要性
一、做好档案管理工作的重要意义
1、档案管理工作的规范化
档案管理工作具有很高的保密性，为确保档案的案卷质量，避免档案泄露，必须在档案管理工作中采取集中式管理，对档案袋实行统一印制，对档案整理和验收确定统一的标准和方式，对档案管理工作人员执行统一的培训，严格控制每一个档案管理工作环节。严格、统一的档案管理规范，是档案管理工作能够得以良好稳定开展的基础。档案服务创新极大的推动了档案基础工作的开展，对档案基础工作起到深刻而广泛的影响，也很大程度上促进了档案学的理论研究和实践应用。过去的很长一段时间里，我国许多地区的档案馆对于档案信息数字化、归档文件整理方法改革的具体做法、电子文件文档一体化、文书立卷方法改革与实践、与改革创新配套的档案法律法规和行政规章建设以及全宗学理论的研究和发展等许多问题进行了大胆的创新，并且加以积极实践和理论研究，积累了丰富有益的实际管理经验。由于档案服务创新工作的大范围开展，档案馆的档案接收、档案整理、档案编目、档案管理等一系列任务繁重的工作，相比较传统手工劳动方式，工作量大幅度增加。
2、档案管理工作的信息化
档案管理工作的效率和成果，直接受制于档案录入的灵活性和及时性。相比较传统档案管理工作而言，现阶段的档案管理工作增加了信息化管理，现代的电子档案结合传统的纸质档案进行统一整理和共同管理。这种管理方式具有现代的科学性和合理性，改变了档案管理工作的灵活性和及时性，实现了档案管理工作的信息化，提高了档案管理工作的效率和成果，具有很大的进步意义。
3、档案管理工作的安全性
不管是在建立档案的过程中，还是在档案的查阅上，都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下，才能做到档案工作的完整性、安全性和保密性，因此安全性是档案管理工作的最为重要属性之一，档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，确保档案的安全性。现阶段档案管理工作统一实行了集中式管理，档案管理工作的安全度因此有了保障。档案管理工作采取严格的监督机制，执行档案的监理工作；制定非档案相关人员或未通过批准的人员不能进行查阅的机制，确保档案查阅方面的安全性，这些措施都能够有效的确保档案管理工作的安全性。
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二、如何做好档案管理工作
1、规范工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
第一，全面普查案卷，取其精华。实现档案管理规范化、标准化工作的第一步就是剔除一些无用的文件，从而避免计算机管理过程中出现低效率和重复情况。第二，重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则就是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，具体管理工作中对那些内容混杂的案卷或者组卷过厚的案卷进行重新组卷，对那些无案卷标题或标题不清楚、无卷内目录、无页码的案卷进行重新加工填写，从而确保案卷的规范性；同时应该对案卷的题名进行规范，提高案卷检查过程中的查准率。检索查全率的保障就是案卷的分类号，检索查准率的保障则是案卷题名的准确性，查全率和查准率对于案卷管理而言同样重要。因此，档案人员必须了解本单位各项工作对案卷利用的需要，必须熟悉库藏档案的情况，著录时统一规范案卷的题名，从而充分提高查准率。案卷题名规范需要掌握以下原则和要点：题名项填写须规范机构简称，避免检索时出现含混不清、计算机识别不清或文不对题的情况。
2、做好档案工作，拓展档案信息资源
档案档案管理工作的一个重点，就是需要以规范档案管理为前提，积极拓展档案信息资源，进一步做好档案管理工作。常见档案管理都是将平时的收文、本单位内部发文和上报分别收集，次年年初将上一年度文件分类以件装订保存。在这些档案管理工作当中，应当关注细节，从每一个小的环节做好档案工作，对档案类目的编排和存放工作进行完善，对档案做到很好的保护，以便于后续档案的高效利用，实现档案信息的共享，为档案利用相关部门的工作开展发挥档案应有的价值和作用。
3、稳定档案干部队伍，保证档案管理的延续性
档案工作具有持续性强的明显特征，很多基础性档案业务和规章制的建设，需要档案人员长时间的经验积累和学习，才能逐步完善或者逐步适应。档案工作持续稳定的发展需要完善的制度体系和培训教育体系作保障，比如建立健全必要的人员进出管理制度、强化档案工作人员的继续教育等。档案工作人员只有不断的更新知识，参加前沿的档案管理方面的培训，并且不断的将学习到的新知识和了解到的新技能积极应用到档案管理工作的实践当中，同时结合实际工作情况不断加以修正和优化，才能更好的提高档案管理工作的效率和质量，确保档案管理的安全性和规范性，充分发挥档案管理的重要作用。
4、建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化开展
作为一种无形资产，档案信息是企事业单位至关重要的宝贵财富。企事业单位应该建立健全的档案管理制度，并且充分发挥规章制度的约束作用和规范意义，保障档案信息资源的安全性，不至于产生流失，从而保证档案工作的规范化开展和实施，这一切都是保证档案管理工作顺利进行的必要措施。首先，在单位管理制度当中纳入档案管理制度，明确档案管理责任部门和档案管理的责任人员。其次，建立并健全各项档案工作制度，各相关部门的档案目录汇集以及使用调控都应该遵循相关档案制度，从而提高职工档案意识，确保档案的安全性、准确性和完整性。再次，档案管理的主要环节，都应该由专职档案管理人会员照章管理，并且纳入单位的整体管理体系和考核体系，这样才能有利于从文件材料的形成、管理、积累和归档等相关环节，有序开展档案管理工作。单位在档案管理工作中必须依据规章制度执行，由指定部门集中存档，统一管理，同时对管理部门明确职责范围，对管理人员落实岗位责任制，确保档案管理工作做到“三纳入”和“四同步”。即纳入有关人员的职责范围、纳入管理制度、纳入工作计划和规划；布置、检查、总结、验收档案工作与布置、检查、总结、验收其他各项相关工作做到同步进行。
结束语：综上所述， 作为一项专业的社会管理工作，机关单位档案管理工作具有很高的机密性。档案管理工作包含了个人的基本信息，企业能够通过档案全面了解员工信息，从而做到人力资源的合理利用和分配。档案管理也是社会人力支援的一种具体化、系统化统计，因此做好档案管理工作能够更好的发现和解决社会工作中出现的问题，无论是对于企事业单位的发展，还是社会的整体发展而言，都至关重要。
参考文献：
[1]宋远萍.论人事档案管理在医院人事工作中的重要性[J].科学中国人，2014（4）：44.
[2]张伟.浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性[J].黑龙 江史志，2013（8）：56.
论文作者:曾嘉辉
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/14
标签：档案论文; 管理工作论文; 案卷论文; 档案管理论文; 工作论文; 安全性论文; 查准率论文; 《防护工程》2018年第23期论文;