摘要：新形势下，随着信息技术和计算机的广泛应用，电子档案的应用也越来越广泛。为促进电子档案管理水平的提高，实际工作中应该认识存在的不足，结合电子档案管理需要，综合采取优化策略和有效措施。从而促进电子档案管理水平的提高，使其更好地运营和发挥作用。
关键词：新形势；事业单位；档案管理
1.电子档案的简介及使用现状
电子档案主要通过计算机内置的磁盘系统对于单位档案文件进行电子化的归纳与存储，一般情况下，电子档案以案卷为计量单位。与传统的档案管理相比，电子档案不仅节约了大量的人力物力资源，而且提升了整个单位的工作运行效率。同时电子档案还具有较高的保密特性，对于一些单位内部的机密档案能够起到很好的保护作用。但是在我国大部分企事业单位中，对于电子档案工作仍然不够重视，档案工作人员对于电子档案的管理抱着敷衍了事的态度，电子档案管理的技术水平也比较落后。这些因素一起导致整个电子档案工作无法有效地开展。
2.新形势下电子档案管理存在的问题
与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，还属于新兴事物。工作实际中，虽然其在储存空间占用、相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其的认识、利用中仍存在一些突出的问题。
2.1归档管理不被重视
传统的纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员进行管理。纸质档案的使用时间较长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度也比较成熟，有利于提升档案管理水平。而电子档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于电子档案的生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案的方式进行，电子档案的归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。
2.2档案安全管理不足
电子档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施也没有被严格执行，制约电子档案管理水平提升。
2.3对电子档案管理的范围不够明确，档案管理存在漏洞
电子档案的特点是量大却没有物质化，它们必须依靠计算机系统才能够得到体现。在电子档案的管理工作中，虽然规定了重要的系统、数据、文档等应定期备份，但对究竟哪些系统、文件等必须以硬盘介质形式保管、如何形成介质档案、以什么介质保存等问题并没有明确的规定。另外，在电子档案的管理中，还存在电子档案保存不连续、不完整等问题，且在电子档案管理中还存在一定的漏洞。当前，电子档案的存储主要使用的是U盘、光盘、移动硬盘等介质，并没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，电子档案随意放置的现象较为普遍，而且计算机数据档案尚缺乏防止拷贝的技术措施，也未将其列入检查内容，从而在一定程度上影响了电子档案的管理，形成管理上的漏洞。
2.4电子档案管理的利用率较低
电子档案的最终目的是要实际应用在人民群众中的生活和社会的实际应用中去。因此对电子档案的利用率有着相对严格的要求，电子档案的目前利用率不是太高，这在整个电子档案的发展过程中造成了相对严重的影响。利用率不高也造成了资源的浪费。为了更好的实现电子档案的使用价值，在档案信息的收集和录入过程中需要准确的录入。精准全面的信息才能使电子档案更好使用，在整个电子档案的使用过程中才能提高电子档案使用的效率，提高电子档案的实际利用率。
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3.新形势下加强电子档案管理的有效对策
3.1提高档案管理人员素质，提高档案管理质量
在档案的管理工作中，管理人员的素质高低对档案的管理效果有着极其重要的影响。若单位在档案管理工作上专门安排人员来管理档案，并严格要求管理人员按照单位相应的制度来进行档案的管理工作，如此，单位上下自然而然的会对档案的管理工作进行重视。事业单位在招纳人员时，也应招纳专门负责档案管理工作的有才人士，只有如此，才能更好的确保档案的专业化管理；此外，单位领导不可随意安排人员来负责档案的管理工作，应选择那些逻辑性强、处事认真而严谨的人来进行档案的管理工作，只有如此，才可确保档案管理工作的有序进行。例如：档案大多是以纸质的形式存在的，因此其存档环境应当确保干燥并做好防虫工作，而这些都应由专门负责档案管理工作的人员来进行安排，由此而确保档案的安全；若由一般人来负责档案的管理工作，很可能就会将这些因素忽视，进而造成档案的破损，因此，提高档案管理人员的素质是及其重要的。
3.2做好归档电子文件的技术处理工作
由于电子文件更改、复制非常容易，失去了原件和文件形式上的依据性，要鉴定文件内容的真实性和原始性，必须依靠信息技术和制度的支持，例如通过计算机加密、签署、身份验证、防写措施、防火墙等技术来维护电子文件的真实性、安全性；通过制定电子文件各类参与人员的责任制度、载体及转换登记制度的管理制度来堵塞信息失真的隐患。此外，档案人员必须通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
3.3建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
3.4制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。
3.5增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨
“在当前计算机网络技术的飞速发展下，档案的管理工作也渐渐的实行了网络信息化管理，这为档案信息的管理和发展创造了一个非常好的契机。”我们应将事业单位的档案进行网络化管理，并将所有单位进行网络化整顿，进而形成总的档案网络，如此，可避免档案的丢失或损坏；这也使得档案有了一个备份库，便于档案的调取和转接。而在档案管理中，可将条形码、扫描等技术根据情况来进行运用，为档案的管理配备应有的仪器，由此而更好的科学化管理档案。例如，当前有许多企业都采用云技术来对员工档案进行管理，这种新的管理模式大大的提升了档案管理的科学性和效率，这也印证了运用科学技术来管理档案是当前社会发展的一个趋势，也只有如此，才能更好的进行档案管理。
4.结语
总之，电子文件的广泛应用，成为当今信息时代势不可挡的潮流。实现电子档案资源的科学管理，已成为我国“档案信息高速公路”的热门话题，也是建立与发展“档案信息网络”一项复杂的系统工程。档案管理者只有更新观念，依据国家有关档案管理的标准，从实际工作出发，以高度的责任心，加强文件管理，熟练的运用专业的、科学的档案管理平台接收、整理和储存电子信息文件，同时保证信息安全，才能促进我国电子档案管理事业的科学化发展进程。
参考文献：
[1]王莉.试论电子档案管理及对策[J].消费导刊.2015（08）
[2]李红升.电子文件归档工作的思考[J].管理观察.2014（15）
论文作者:欧敏婷
论文发表刊物:《基层建设》2018年第17期
论文发表时间:2018/7/26
标签：档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 文件论文; 管理工作论文; 工作论文; 技术论文; 《基层建设》2018年第17期论文;