蒋金花
广东省冠粤路桥有限公司
摘要：随着我国信息技术的发展，数字档案是时代发展的产物，且是档案管理发展的方向，但对比传统档案来说，安全风险也增加的。本文主要分析了数字档案的特点，之后从多个方面探讨对数字档案信息安全造成影响的关键因素，之后提出了相应的处理对策供参考。
关键词：数字档案；信息安全；对策
网络信息技术的更新换代，以往陈旧的档案管理模式已经很难符合时代发展的需要，这就需要进行改革创新，将信息技术渗透到档案管理工作当中，建设数字档案是档案改革到必然方向，数字档案也可叫做电子档案，是根据信息技术的新型档案方式，应用于目前的档案管理工作不但能够推动档案管理工作朝着现代化迈进，同时还可以是档案到利用效率以及储存效率得到提升，数字档案虽说具备便携性以及共享性的优势，但也有安全隐患，例如不稳定但存储介质导致数字档案数据信息具有丢失的风险，另外信息技术的频繁更新也导致数字档案很难维持稳定形态，加上病毒以及黑客等不良干扰也会在不同程度上威胁数字档案信息安全。当前信息安全和政治安全，经济安全以及文化安全等同样重要，所以怎样更好地面对数字档案信息安全中等问题也是档案管理工作当中重点要考虑的。
1 档案管理数字化和信息安全
1.1数字化档案
企业构成部分之一就是档案，其涵盖这部分企业等多种信息，这些信息对企业对发展有着至关重要对作用，档案也是企业最关键对部分，由于档案记载了企业多方面的信息资料，包含有员工的信息以及企业业务情况等内容，不但是企业，国家同样需要档案，例如人口普查都是非常复杂等，另外也需要耗费较大的工作量，在档案建立的过程中，这部分档案本身涵盖了非常多的信息，这些信息都是具有价值的，需要将其储存，之后信息也需要及时地储存并更新，若根据以往的管理形式，对管理人员来说需要消耗非常多的时间和精力去完成，另外数量庞大的档案储存起来也会消耗非常多的空间，这部分档案极易被损坏或者丢失，且具有保存期限，那么可采用多种技术把这部分档案信息利用数字的形式进行储存，这部分数字载体是体积非常小的芯片，其能够存储数量非常多的信息，这部分信息损坏丢失的概率非常小，还可以将重要资料进行备份处理。
1.2信息安全
人们生活和生产离不开信息，可通过信息来进行一系列生产活动，但是也有些时候人们也会通过信息作出不利于国家和个人利益的不法行为，那么就需要对其进行安全保护，设置档案管理人员以及档案室同时规定修改和查看档案权限，授权人员才可以操作档案的信息，当前大部分信息在电脑中储存，人们会利用一系列技术侵入电脑从而获得信息和资料，若企业档案被别人获取，这就会在很大程度上影响到企业到运作，那么就需要安装防护软件于电脑中，从而避免电脑被不良干扰入侵。
2 影响数字档案信息安全因素
2.1技术方面
由于有些技术存在局限性那么就会威胁到信息安全，网络是开放的，那么人们在网络里获得的数据和信息都很有可能暴露于众，不少信息在转换为数字储存于电脑里，要通过人工都形式扫描和录入这一系列信息，但若信息量非常大，在录入工作当中容易出现失误，例如信息录入错误或是信息丢失等。扫描器在进行扫描时准确率也不高，仪器不健全同样会导致信息丢失，尤其是在当前信息化时代，信息会通过各种渠道传播和共享，从而满足其目的，而在传播时会存在非常多的风险，部分人觉得防护软件安装以后就能够安心，但是这些软件也是有漏洞存在多，黑客会通过这些漏洞攻击电脑，进而出其不意地攻击电脑。
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2.2人为方面
档案信息数字化要通过人工操作来完成地，其有着易被修改的特点，另外在修改以后几乎不留痕迹，那么使得不少人随意地更改这些信息，进而使得档案出现偏差，人为方面的问题有两点，其一是故意的人为，也就是部分人为了自身的一己私利而把正确的档案信息更改成为对自己有价值对信息，其二是无意的改变，也就是一些人在应用计算机的过程中被病毒入侵，病毒具有非常大的危害性，且会涉及十分广的范围，只要电脑被病毒攻击，就会对档案对完整性造成非常大对破坏。
2.3非人为方面
人为因素会破坏档案，非人为方面的问题同样会对数字档案信息安全造成影响，例如若发生自然灾害会损坏电脑和芯片，另外仪器也容易发生问题，导致数据被破坏或者是丢失。
2.4管理方面
不少企业越来越重视档案管理工作，通常都会指派专门对管理人员来管理这部分信息档案，档案信息安全会在很大程度上受到这些管理人员的自身素质和能力的影响，部分管理人员未充分认识到电脑知识到重要性，那么就导致在分析储存数据到过程中会发生一系列偏差，还有一些管理人员自身素质不高，且缺乏一定的责任感，没有认真落实好档案管理工作导致管理漏洞暴露，还有一些管理人员为了一己私利，把关键的信息泄露出去，或是联合别人攻击企业的电脑。
3 数字档案信息安全管理对策
3.1落实技术保障
计算机是支持数字档案信息工作的主要载体，信息安全等同于计算机安全，那么就需要相关人员持续研究开发能够保护计算机安全的系列软件，使别人无法利用软件漏洞对计算机展开攻击，且更无法从计算机里得到机密的信息，例如防火墙，是软硬件的结合，能够抵挡住一般黑客的进攻，可以很好阻断黑客入侵，应用具有非常高的安全操作系统来保护计算机的安全是非常有必要的，应用最高级别的安全配置于操作系统，另外日常还需要通过安全扫描系统来筛查操作系统有无存在漏洞的情况，密级分类已经储存好的数字信息，根据信息的隐私程度和重要性按照密级程度进行分类，对机密信息和敏感信息要进行加密并脱机储存，于安全环境里避免被别人窃听信息，以及防止毁坏和变更，提高技术才能够更好的保障信息安全。
3.2提升管理人员技能与素质
数字档案信息管理的重点就是管理人员，其技能和素质会对信息管理安全性造成直接对影响，只有管理人员自身具备充分的技能情况下，通过整理分析完的信息的正确率才会更高，那么就需要企业定期培训管理人员，在选用管理人员的过程中要注重其知识的程度，另外还需要提升管理人员自身的责任感，不可出现消极怠工的情况，对档案信息而言，具有非常庞大的数量，这就需要管理人员自身具备充分的耐心，在数据输入的过程中还要细心，但凡数据只要发生一点失误就可能造成整个系统崩溃。那么企业还需要重视对管理人员的管理工作，设置严格的制度来约束管理人员的行为，其中包含有岗位安全考核制度，安全审查制度以及安全培训制度等一系列制度。
4 结语
随着时代的发展，信息化程度不断加深，传统的档案管理工作已经不能满足时代发展的需要，那么通过信息数字化档案管理能够使档案更加长久地储存，另外不少信息已经失去了使用价值，电脑可以辅助人们将这部分信息筛选出来并删除，不少信息都具有机密性质，与人们的隐私与利益有着密不可分的关系，那么就需要设置有效的保护手段于数字档案信息管理上，避免泄露隐私而带来损失，同时还需要相关人员不断提升自身的专业技术水平，与时俱进地及时学习新的知识技能，秉着认真负责且耐心的工作态度对待档案管理工作，积极参加相关知识培训并结合以往工作经验分析不足以及可取之处，进而促进档案工作更好地健康开展。
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论文作者:蒋金花
论文发表刊物:《房地产世界》2019年9期
论文发表时间:2019/10/11
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