兰州市第二人民医院 甘肃兰州 730000
摘要：随着信息技术的发展，我国医院系统的人事档案管理走上了信息化和现代化的道路。相较于传统的纸质人事档案管理方式，计算机人事档案管理模式具有很多优势，同时也有缺陷不足。本文主要探讨的是我国医院系统在计算机人事档案管理工作中的优势、不足以及建设管理等问题。
关键词：人事档案；计算机；信息化；现代化
引言
长期以来，我国各医院的人事档案材料多以纸质形式存在。这给医院的人事档案的存储、查阅等管理工作带来了很大的不便。例如：档案资料易发生损坏丢失的现象、占用空间大、查找检索难度大、档案记录时易发生错误等劣势。随着计算机的出现和信息技术的发展，我国各医院的人事档案管理发生了革命性的变化，走上了信息化和现代化的道路。
一．医院计算机人事档案管理模式与传统人事档案管理模式的对比优势
1.档案资料以电脑数据的形式存在于计算机中，占用空间小，方便维护
传统医院档案资料，多以纸质的形式存在。面对这些纸质人事档案资料，我国各医院一方面需要准备专门的空间来进行存放。档案资料对存储空间的要求也很严格。例如：存储间必须干燥通风，以避免潮湿的环境导致纸质档案资料霉变；另一方面，纸质人事档案管理资料的管理难度也很大。纸质档案资料由于存储方式的原因，导致档案管理人员的日常检查、查阅、清洁等工作难度加大。例1：“死档案”现象经常发生。“死档案”是指档案存放在档案库中，却由于检索难度大，导致在工作中需要查阅时，却无法找到；例2：由于纸质档案资料易受自然条件的影响，易发生生虫和霉变的现象，档案管理人员必须经常性的对这些纸质人事档案资料进行晾晒和防蠹处理。
档案资料以电脑数据的形式存储于计算机中，一方面占用空间小。医院不用寻找专门的厂库来存放，节约了大量的空间资源；第二，不受自然条件影响。档案资料以电脑数据的形式存储于计算机中，不会发生潮湿和霉变等自然损失现象。最后，档案资料以电脑数据的形式存储于计算机中，还方便了档案管理人员对档案资料的维护工作。档案管理人员从繁重复杂的档案维护工作中解放了出来。
2.档案资料以电脑数据的形式存储于计算机中，有利于人事档案的完整保存
传统人事档案资料，以纸质形式存在。纸质档案资料，一方面，在霉变风化的影响下，很多档案资料容易自燃损失；另一方面，档案管理人员在日常管理过程中，部分档案资料会由于人为的原因会发生破损丢失的现象。
计算机人事档案管理模式，人事档案资料上是以电脑数据的形式集中储存在计算机中，不会受到自然环境的影响，发生自然损失。同时，人事档案资料分类且集中存储在计算机中，管理方便，不会由于人事档案管理人员日常失误而发生不必要的损失。
3.档案存储于计算机中，提高了档案管理人员的办公效率
长期以来，我国各医院的档案管理工作效率低下。人事档案管理员的日常工作繁复异常，一方面要保证人事档案的完好；另一方面又要保证人事档案查询工作的正常进行；除此以外，人事档案资料在查看以后还需要及时的回收。这加大了我国各医院档案管理员的工作难度，降低了档案管理工作的工作效率。
人事档案存储于计算机中，一方面降低了日常管理工作的难度。档案管理员不必在做防潮防蠹的工作。档案管理员可以将精力集中的有效的几件事情上；另一方面，由于人事档案存储方式的变化，人事档案的查询工作不再受到空间的限制。档案管理人员只需要将需要查看的个人信息输入到检索系统中，便可快速的调出这个人的档案信息资料。当人事档案需要取走时，档案管理人员可以直接打印出来。计算机档案管理模式既简单，有快速，极大的提高了档案管理人员的工作效率。
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4.计算机档案管理模式，极大的节约了医院的资源
在传统人事档案管理模式下，我国各医院的档案资料以纸质的形式存在。这些档案资料很容易受到自然条件和人为条件的影响，发生不必要的损失。所以，医院不得不雇佣大量的人员进行档案管理工作。除此以外，医院还得准备相应的档案资料存放和管理设备。这耗费了医院大量的人力物力资源。
在计算机人事档案管理模式下，医院人事档案管理工作的工作量被极大的减少。档案管理员的不需要再做防潮防蠹和整理工作。工作量被大幅减少，医院便可以减少档案管理人员的数量。这就降低了人事档案资料的管理成本。
二．医院人事档案计算机管理系统的建设
1.开发先进的人事档案管理系统
人事档案管理系统，是档案管理人员对个人人事档案管理资料进行集中管理的软件。它的完善度、稳定性、便捷性直接关系到档案管理工作的正产进行。人事档案管理系统如果性能较差，且不稳定，就会严重影响档案管理员的工作。医院要积极使用开发先进完善、技术成熟的人事档案管理系统。
2.配备专业的档案管理人员
一般的档案管理员，因为只能中规中矩做一些简单的档案管理工作，无法在新的计算机人事档案管理模式下开展工作，所以要提高医院人事档案管理工作的水平，医院必须聘请专业的、高水平的档案管理人员。专业档案管理人员不仅能够胜任新模式下的档案管理工作，而且专业高水平的档案管理人员还能创造性的开展工作。
3.建立分门别类的人事档案数据库
由于医院的人事档案一直处于不断的变化中，所以医院人事档案数据库需要不断的完善，且是一项复杂，且具有持续性的工作。医院的宏观调控，微观管理也都依赖于人事档案数据库的建设。为了方便日常人事档案的查询和管理，医院要建立好不同类别的数据库。例如：基本信息数据库、人事档案数据接收数据库、职工工资数据库、人事档案目录数据库、职务任免数据库等。
三．计算机应用于医院人事档案管理中出现的一些问题
1.做好纸质备份系统
计算机人事档案管理模式，虽然提高了医院档案管理工作的效率，实现了档案管理的信息化和现代化，但是，计算机档案管理系统也有自己的缺陷，一方面受空间限制明显。计算机人事档案管理模式，对计算机的依赖明显，不能随处查看；另一方面计算机对电有很强的依赖性。在电力中断的情况下，人事档案管理工作便不能正常开展。为了灵活的开展人事档案管理工作或应对一些突发事件，医院要在做好纸质人事档案资料的备份工作。
2.做好计算机人事档案管理系统的修正与查看权限工作
人事档案资料中，有很多是不能对外公开的。比如：个人的基本信息、财务信息等。人事档案资料储存到计算机中后，很容易受到来自计算机人事档案管理系统内部和外部的入侵攻击。为了应对这种风险，医院要做好人事档案信息的查看与修改权限。需要查阅人事档案资料时，查阅人必须通过档案管理人员获得查看权限方可查看。
结语
传统人事档案资料多以纸质的形式存在。这给人事档案的管理工作带来了很大的不便。例如：存储时，需要准备专门的空间；受自然条件影响明显，易发生霉变现象；耗费劳动力资源多，管理成本大等。随着信息技术的发展，计算机人事档案管理技术出现。它实现了医院人事档案管理模式的信息化和现代化。计算机人事档案管理模式，具有存储空间小、管理方便的特点。这种管理模式也有缺陷，医院要做好纸质备份工作和查看修改权限的设定。
参考文献
[1].陈爱钦.计算机在医院人事档案管理现代化中的应用.2010.1:114
[2].曾峰.计算机在医院人事档案管理现代化中的应用.2010.10:22
论文作者:牛江彬
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年1月下
论文发表时间:2017/5/14
标签：人事档案论文; 档案论文; 医院论文; 档案资料论文; 人事论文; 管理人员论文; 纸质论文; 《建筑学研究前沿》2017年1月下论文;