关于国有企业档案资产及其特性探讨，本文主要内容关键词为：国有企业论文,特性论文,资产论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
建立现代企业制度的一项重要内容就是理顺产权关系，转换企业经营机制，保障国家对企业国有资产的所有权，落实企业经营权，使企业成为自主经营，自负盈亏，自我发展，自我约束的法人和市场竞争的主体，实现国有资产的保值增值。加强国有企业（以下简称企业）资产管理，保护资产及其权益不受损害，并有效地经营资产，是使企业走出困境的一条途径。由于企业档案管理是企业整个管理系统的构成要素，其工作重心服从并服务于企业整体改革的目标和任务，因此，当前围绕如何加强企业资产管理问题，也给企业档案管理的理论和实践提出了一个新课题，即如何认识企业档案和企业资产的关系？如果认为企业档案是企业资产的组成部分，那么它具有哪些特性？认识其特性的意义何在？本文将对这些问题作初步探讨，以求抛砖引玉。
一、企业档案是企业资产的组成部分
1987年3月在国家档案局、国家经委、国家计委联合发布的《国营企业档案管理暂行规定》中第一次提出并定义性表述了企业档案的概念，即“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。”企业档案作为企业各项生产经营及其管理活动的真实历史记录，可以依据生产经营及其管理活动的特性对其作不同的分类，从其记载和反映的对象形态来划分，可以包括有实体形态的档案和无实体形态的档案两大类。前者指产品档案、机器设备档案和基建档案，人事档案是此类的一种特殊形式；后者指科研技术档案、经营销售档案、财务管理档案及行政管理性档案等。对企业档案作这样的划分是为了便于分析企业档案与企业资产之间的关系。
所谓企业资产是指“企业拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。”[①]它是国家以各种形式对企业投资收益形成的财产，以及依据法律、行政法规认定的企业其他财产。企业资产依不同的标准可以作不同的分类，按资产的存在形态来划分，可以包括有形资产和无形资产两大类。而有实体形态的档案和无实体形态的档案则分别是企业有形资产和无形资产的组成部分。一般而言，企业档案不具有独立的资产性，而是与其所记载的对象共同构成资产。
（一）有实体形态的档案是企业有形资产的组成部分
有形资产一般是指那些有实体形态的资产，主要包括固定资产和流动资产等，而有实体形态的档案则是企业固定资产和流动资产的构成要素。
固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产。如机器设备、房屋及建筑物等。
机器设备是决定企业素质和效益的基本要素，在全部资本中占有相当大的比重，而机器设备档案是伴随其购进、安装调试、使用维修保养及更新改造等过程形成的原始记录，是保证机器设备正常运行的依据。机器设备档案的内容是否完整和准确直接影响到机器设备能否有效地发挥作用，能否实现保值增值。因此机器设备档案应该是机器设备这一固定资产的构成要素，评估机器设备的价值应该包括对其档案的评估。
房屋及建筑物也是企业的一项重要的固定资产。影响房屋及建筑物价值的因素主要有：房屋及建筑物的造型风格、结构、用料、功能及工艺等物理因素；建房用地的土地使用权的出让或转让价格的用地因素；房屋四周的城市建设基础设施、地段、环保和治安等环境因素。除此以外还应包括影响房屋及建筑物使用管理维护和更新改造的竣工档案因素。竣工档案应该是构成房屋及建筑物这一固定资产的组成部分。
可见，机器设备、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开起保证与依据作用的“软件”——档案，两者作为一个整体共同构成企业的固定资产。
流动资产是指企业在生产经营活动中可以在一年或一个经营周期内变现或耗用的资产，包括存货、货币现金、应收帐款和预付款项及其它流动资产等。其中存货是有实体形态的流动资产，它具体指库存原材料、半成品、产成品等。在产成品的生产过程完成后会形成一套完整的产品档案。一般而言，虽然产品档案不会与产成品一起走入交易市场变现，但其保存价值往往取决于产成品的价值，并且在产品的再生产过程中包含产品档案所起的凭证依据和借鉴参考作用。由于企业产品的生产具有继承与发展性，因此可以认为产品档案与流动资产具有密切关系，在评估产成品的价值时，应该考虑产品档案的管理和利用因素。
（二）无实体形态的档案是企业无形资产的组成部分
无形资产是指由企业控制的不具有独立实体，对生产经营较长期发挥作用，并具有获利能力的资产，主要包括可确指的无形资产和不可确指的无形资产两大类。而无实体形态的档案则主要是属于企业不可确指的无形资产的组成部分。
可确指的无形资产包括外部购入和内部开发两大类，具体指专利权、专有技术、商标权、土地使用权等。虽然无形资产没有独立的实体形态，但它们往往是依赖于实体发挥作用，从而推动企业的生产经营活动。如专利、专有技术或称技术秘诀，是无形的，但它们只有通过生产车间的机器设备、厂房、原材料及产成品等有形物才能体现出来，并具有获利能力。而把有形和无形联结起来的是现行科研技术文件，包括设计图纸、试验记录和试验结果、加工流程设计、配方、原材料质量与用量的研究文件，以及各种零件图等。可见，现行科研技术文件是作为可确指的无形资产的记录载体，通过作用于有形资产，体现着无形资产的价值，使企业资产发挥经济效益，它是企业无形资产的组成部分。由于科研技术档案与现行科研技术文件是同一实物处于不同的作用阶段。作为同一实物，科研技术档案自然也是企业无形资产的组成部分，但作为不同的作用阶段，两者则划归不同类型的无形资产。现行科研技术文件应该归为可确指的无形资产；而科研技术档案可以主要归为不可确指的无形资产。因为科研工作具有继承性，某些科研技术档案经过开发利用有可能形成新的专利或专有技术，产生新的可确指的无形资产。
不可确指的无形资产是指商誉，它是由企业人员与管理素质、科技水平、经营历史与经验等诸多因素综合决定的。企业可以因经营出色、技术雄厚、管理高效、历史悠久、经验丰富等因素，使其在与同行业相同的生产条件下，获得高于正常投资报酬能力所形成的价值。而无实体形态的档案，如科研技术档案、经营销售档案、财务管理档案和行政管理性档案正是企业商誉真实的历史记录，它们依附于企业整体而存在，并通过企业整体来体现其价值，它们是构成企业商誉不可缺少的组成部分。
二、企业档案资产的特性
企业档案与企业资产具有密切联系，是企业资产的组成部分。从企业档案与企业有形资产和无形资产的关系角度分析企业档案资产，得出企业档案资产具有以下三点特性：
（一）附着性
附着性体现有实体形态的档案依附于有形资产而存在，无实体形态的档案依附于无形资产而存在。企业档案是伴随企业各种有形和无形资产的形成而产生，并与其共同发挥作用。由于企业档案是企业资产的组成部分，因此也应该纳入资产化管理轨道，参与企业的资产评估。但应该明确一点，即企业档案是记录企业各种资产的载体，它并不等于资产本身，所以对企业资产，特别是无形资产的评估不能仅针对资产的载体价值。据有关材料介绍，一项获发明奖的技术，企业使用后最低直接经济效益也超过200万元，而发明者要的技术转让费只为5000元，用发明者的话讲，就几张图纸给5000元就不错了。[②]可见，目前人们对资产价值的认识和评估，尚处于初步阶段。正确树立企业档案是企业资产组成部分的观点，明确企业档案是记录各种资产的载体，而其本身又不等同于全部资产，对于我们科学、客观地评估企业资产的真实价值具有重要意义。
（二）机密性
企业档案是企业在生产经营及其管理活动中形成的原始历史记录，其中记载有不为公众所知悉的，能给企业带来经济利益的技术信息和经营信息，如专有技术、经营秘诀等。因此在一定时期，企业档案，特别是科研技术档案、经营销售档案和财务管理档案作为企业资产的组成部分，具有较强的机密性。
影响企业档案资产机密性的因素主要有：其一，时间因素。随着时间的推移，如果企业不注重专有技术和经营秘诀等的总结、发展和完善，那么企业档案资产则会自然丧失其经济价值，从而降低其机密性。其二，传播因素。由于专有技术和经营秘诀可以通过订立合同的形式进行转让，因此转让的次数越多，特许使用者越多，则失密的可能性就越大。其三，管理因素。因档案管理者失职或保密措施不严，给以不正当手段窃取商业秘密的人以可乘之机，造成其失密。
（三）寿命的复杂性
企业档案作为企业资产的组成部分，其寿命的复杂性表现在它的保存年限与其所记载的有形或无形资产的寿命既有一致性，又有差异性。
所谓一致性是指企业资产的寿命决定着记载资产的档案的保存年限，其档案的保存年限等于企业资产的寿命。例如，机器设备及其档案的寿命。机器设备的寿命按性质可以分为自然寿命、经济寿命和技术寿命。自然寿命是指机器设备从开始购置使用到报废为止的时间；经济寿命是指机器设备从购置使用到因经济上不合算而淘汰为止的时间；技术寿命是指机器设备从购置使用到因技术进步，使产品更新换代的时间。一般而言，机器设备档案的保存年限等于机器设备的自然寿命。又如，房屋和建筑物及档案的寿命。房屋和建筑物的寿命是指已使用年限和尚可使用年限之和。作为记载房屋和建筑物有形资产的基建档案，其保存年限等于房屋和建筑物的寿命。
所谓差异性是指企业档案作为企业资产的组成部分，其保存年限并不因资产寿命的终结而告结束，企业档案的保存年限不一定就是其资产的寿命。例如，企业具有典型性和代表性的基建工程、机器设备及产品所形成的档案，即使其所记载的实体形态不存在了，但因其具有研究、查考企业生产经营发展历史的价值，已构成企业不可确指的无形资产的组成部分，所以仍需继续保存。又如，专利等许多无形资产的寿命。专利等无形资产具有明显的法律寿命，即由法律规定的有效期限或保护期限。《中华人民共和国专利法》规定，发明专利权保护期限为20年，实用新型和外观设计的保护期限均为10年（均自申请日起计算）。而专利档案的保存期限一般长于专利的法律寿命。正确认识企业资产寿命与记载资产的档案寿命的统一性和差异性，有助于我们科学地确定企业各种档案的保管期限，并重点保护好有长远保存价值的档案。
注释：
①《企业会计准则》（1992年11月30日财政部令第5号发布）
②《无形资产价值实现的思考》刘月娥，《科技管理研究》
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