关于流水编号法与分类编号法选择应用的若干问题，本文主要内容关键词为：编号论文,若干问题论文,流水论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档号编制的基本方法有两种，即流水编号法和分类编号法。运用流水编号法形成的档号体系由全宗号、目录号、案卷号、页号组成；运用分类编号法形成的档号体系由全宗号、分类号、案卷号、页号构成。几十年来，前者基本应用于文书档案，后者基本应用于科技档案，界限比较明确。随着各种门类档案实行集中统一管理，特别是国家档案局颁布《工业企业档案分类试行规则》以来，用分类编号法统一工业企业各种门类档案编号已是一种普遍现象。同时，机关事业单位的档案编号也逐渐打破了基本以流水编号法一统天下的局面。本文试就流水编号法与分类编号法的利弊选择应用有关问题作些粗浅分析。
一、两者的利弊分析
流水编号法的优点主要是：1.号码简单明了。不论是以门类或年度或保管期限为单位，流水编号都是用阿拉伯数字流水编号，而且一编到低，方法比较简单，一般档案人员容易掌握。2.便于档案统计，便于工作交接。3.有利于基层档案室与档案馆档号体系的衔接。现有各级综合档案馆的档号体系就是运用流水编号法形成的全宗号、目录号、案卷号和页号。因此，基层档案室如采用流水编号法编制档号，只要事先工作考虑周全，在向档案馆移交档案实体时，可以将档号体系连同案卷目录、全引目录等检索工具一起移交，节省人力、物力、财力。
流水编号法的最大缺点因目录号而产生：1.目录号不利档案的检索。目录号不反映档案实体分类排架的结果，而且，流水编号法往往是在一个单位或一个基本门类或一种保管期限的大范围内对案卷进行流水编号，难以使同一内容的档案集中在一起，因此造成的档案检索上的不便是客观存在的。越是在档案门类众多、档案数量浩大的单位，这种不便会显得越明显。2.目录号编制存在若干棘手问题。从方便档案保管利用角度考虑，同一门类的档案目录最好能连在一起，而不同门类的档案目录号统一使用一个流水号，其结果，要么同一门类档案的目录号分散，要么目录号之间出现空号。同时，顾名思义，目录号是案卷目录的编号，一本案卷目录一个代号。而实际上，由于许多档案室档案数量较少，往往是几年的案卷目录合成一本目录，出现事实上的一本目录有几个目录号的现象。3.容易造成档号混乱。全宗号在基层档案室不起实际作用，而目录号由于存在以上问题，且在检索中也不起多大作用，许多基层档案室在编制档号时索性省略全宗号和目录号，从而使档号残缺不全，出现档号混乱。
流水编号法还不利档案的增减，实际工作中往往因为增减一卷档案导致许多档案的编号甚至案卷目录翻倒重来。
分类编号法的最大优点是恰恰能避免流水编号法造成的缺陷。运用分类编号法构建的档号体系与档案实体分类排架完全一致，同一类目、同一内容的档案不仅在档案实体排架还是档号编制中都能集中保持在一起，这就极大地便利了档案的保管与利用。分类号中每一个代号固定代表一个类目，加上案卷号编制的一定规律性，一个熟悉档案实体分类体系结构的档案人员（甚至非档案人员），即使不通过检索工具，也能从库房里及时准确调出所需的某份文件。
分类编号法的另一优点是档案增减的回旋余地较大，不致于在增减档案中出现牵一发而动全身的现象。
分类编号法的缺点主要是分类号比较繁琐，档案人员操作运用也有一定的难度。同时，传统的做法综合档案馆都采用流水编号法，如要在接收档案实体的同时接收那一套运用分类编号法构成的档号体系，从目前看还有一定的难度。
二、两者的适用条件
从以上分析可知，两种编号方法各有利弊。作为档案人员在工作中一定要注意扬长避短，选择更适合自己单位的编号方法。
流水编号法的适用条件有二：1、档案基本门类较少。2、档案数量较少。不论是档案的基本门类还是数量，越少越适用流水编号法。
一般来说，市、县（市）的大多数机关事业单位采用流水编号法比较适宜。这些单位档案的基本门类无非就是文书档案、会计档案等，即使有些科技档案，一般也只有少量的基建、设备档案，并常常纳入文书档案中。而且从总体上讲，档案数量少。因此，在这样的单位，使用流水编号法，其优点往往得到充分体现，其缺点则表现得并不明显。
分类编号法的适用条件：1.档案门类较多。2.档案数量较多。不论是档案门类还是档案数量，越多越适用分类编号法。
工业企业选择使用分类编号法的比较多，就是档案门类、数量相对较多的缘故。因此在工业企业单位，除非编号方法不统一，如要统一，只能采用分类编号法。在机关事业单位中，房管、保险、卫生防疫、科研等部门、单位也比较适合选择分类编号法。这些单位的一个特点是除存在文书档案、科技档案、会计档案、声像档案外，还存在大量的专业档案。有些专业档案还比较复杂，从中可以划分若干层次不同类别的档案。
三、两者在应用中的若干具体问题探讨
（一）、一个单位的编号方法要不要统一的问题
工业企业单位的编号方法事实上已趋向统一，就是分类编号法。机关事业单位的情况比工业企业复杂得多，要对其档号编制方法作统一规定很难做到，还是强调因单位制宜。但对于一个单位的综合档案室，笔者赞同制订统一的分类方案，实行统一的编号方法。统一编号有利于档案的统一管理，有利于档案的利用。这不仅在理论上说得通，在实践中也已得到证明。
当然，少数单位从自身实际出发，同时采用流水编号法与分类编号法，只要能达到便于保管利用这一目的，也是应该允许的。
（二）、分类号编制问题
1、类目的设置要有利于分类号编制
分类号编制与类目的设置关系极大。类目设置特别是一级类目的设置一要注意类目之间的相对均衡。二要使每一个类目都能含有相当的档案数量。因此，档案数量较多的大单位要注意类目的适当分割，档案数量较少的小单位要注意类目的适当合并。在具体运用中，可以基本门类为基础，但应尽量避免以基本门类等一同级类目，即直接用文书档案、科技档案作为一级类目的名称。要根据立档单位的职能及档案的实际形成情况设立相应的类目，如文书档案可相应设置党政管理或党群工作、行政管理等。当然，会计档案、声像档案由于其内容或载体的特殊性，可以直接作为一级类目使用。
2、分类号力求简洁
一是代号用阿拉伯数字，多余号码一律去掉。二是减少代号层次。为便于立卷，设置分类方案时可能会增加类目层次，有时小类（即最后一级类目）内只有几个案卷。故分类号层次不一定与类目层次一致，可以只到小类的上位类甚至上位类的上位类。
3、年度号以标注在分类号中为宜
对以年度为形成单位的档案，在分类号中标注年度号无疑会使分类号更加繁琐，但从便于管理和利用角度考虑，年度号还是以标注在分类号中为宜，例如：1.1990.1－1。否则不同年度的档号就会雷同， 如每年都有1.1－1，为区别它们， 要么在案卷封面或案卷目录醒目处标注年度号，要么又可能出现类似目录号的东西来区别它们，使档案保管、检索复杂化。
不以年度为形成单位（如科技档案）或一年内形成数量较少的档案门类（如声像档案），在分类号下，案卷号可持久流水延续，年度号不能标注到分类号中。
（三）、分类编号法是否适用综合档案馆的问题
目前，综合档案馆普遍只使用流水编号法，其原因是综合档案馆名不符实，实际接收和保管的主要是文书档案，其他门类档案很大程度上只是点缀，而且还纳入到文书档案管理。随着分类编号法在不少机关企事业单位的应用（其中部分单位的档案以后肯定要进馆），随着综合档案馆档案门类的增多，载体的多样化，分类编号法应当而且可以应用到综合档案馆中。理由是：1、 能促使已经使用分类编号法编制档号的单位及时向档案馆移交档案。如要在进馆前让这些单位按流水编号法重新对档案编号，编制档案目录，既劳命伤财，又易引起逆反心理，不利档案的顺利接收。2、 流水编号法和分类编号法分别构建的档号体系独立存在，互不影响。档案馆的档案以全宗为单位管理，一个全宗采用哪个档号体系，不影响对其他全宗档案的管理。