教育管理现代化与信息系统建设，本文主要内容关键词为：信息系统论文,教育管理论文,化与论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“信息高速公路”对世界的影响已迅速深入到全球社会的每个细胞，它的利用率成为一个国家综合国力的重要标志。世纪之交高等教育面临21世纪信息化社会的挑战，教育现代化迫在眉睫。教育部紧紧抓住这一时机，于1993年完成了教育科研示范网，1995年又建成了教育科研网并与国际网互联，现已有500 多所高校入网， 使我国高校在Internet ／Intranet建设上与世界同步。清华大学地处Cernet中心，学校领导十分重视网络与信息化建设，高速网铺设到50多座教学楼与部分宿舍，全校联网微机9000多台，为每位师生提供Email帐号， 这些措施为教育管理现代提供了很好的通路，创造了硬件条件。与此同时又进行了清华大学信息系统建设，其目标是建立一个全校范围的、开放的、分布式的、多媒体的信息系统。实现全校信息资源的有序流通和共享，提供现代办公和网络教学支撑环境，使教师和学生利用网络沟通信息，学生用课件自主学习，促进教学改革；支持学校的教学、科研及管理活动和辅助决策，提高管理效益与办学水平。1998年12月28日北京日报报导“清华大学，无纸办公；师生交流，网上纵横”，从一个侧面反映了学校信息化的建设情况。
清华大学信息系统建设，从一开始就得到校领导的关心和学校各部处、院、系的支持，大家统一在这样一个认识基础上，即学校信息系统建设，关系到提高工作效率和管理水平上一流的问题，是学校的再造工程，它的建设必须充分体现学校的建设方针和改革思想，并与学校的体制改革紧密结合。过去人们一提到“信息系统”建设，总以为“这是技术人员的事”，认为只要有了掌握IT的技术人员，这项工作就会迎刃而解。事实上这个认识并不全面，在信息系统建设过程中技术人员固然是不可缺少的主力，但是，如果单纯依靠技术人员，信息系统建设的成功率不会很高，即使完成了，信息系统运行与长期发挥作用也会遇到各种问题。因为信息系统建设的目的是要用现代技术取代手工操作与传统管理方式，从而达到高效率、高水平的管理目标，它的实际意义在于在现实的管理工作中发挥作用，也就是说管理人员必须亲自使用它完成许多管理工作，取代原有的传统手工办公方式。因此，“信息系统”建设不仅仅是技术人员的事，也是管理人员的事。那么信息系统建设只要有技术人员和管理人员是否就可以了呢？当然不够，还必须有领导参与，而且领导、管理人员、技术人员都必须具备现代化的管理观念。也就是说信息系统建设是管理与技术相结合的产物，它离不开技术人员的努力工作、也离不开管理人员的积极配合、更离不开领导干部对项目全局的把握和各方面关系的协调。必须技术到位，管理到位，更要管理观念到位，同时这三方面又要有机的结合好。下面，我们结合清华大学信息系统的建设情况谈一点体会和看法。
一、技术到位
现代信息技术是以计算机应用为核心的，包括计算机设备、通信设备、办公自动化设备、计算机网络技术、通信网络技术和先进的信息处理软件技术的综合性技术。管理信息系统正是现代信息技术在企业管理中具体应用的体现，因此，信息系统建设离不开技术和技术人员，这是很显然的。
现代信息技术的不断发展，促使信息系统建设的概念与方法也不断发展和变化。（注：陈禹：《管理信息系统的发展与变化》，《管理信息系统》1996年第5期，第5～10页。）成功的信息系统，必须紧跟现代信息技术前沿，致力于管理工作效率的提高。以清华大学信息系统建设为例，这个信息系统规模大，需求分析十分复杂，需要进行各种归类和详尽的考虑。经过系统分析，最终将信息需求划分为教学信息、服务信息、管理信息和办公信息四类。在需求分析明确的同时，制定了总体规划和开发策略，使信息系统开发自始至终有一个总的指导性纲领。总体规划规定了针对全校不同类型用户和信息，采用不同的开发工具和软件，例如为全校广大师生的服务信息，主要采用Web Server的形式完成，用户是通过Web访问各类“数字”的。对于管理信息， 用集中与分布式数据库技术相结合完成； 面对管理人员的办公信息，
主要采用LotusNotes技术完成。相应的开发步骤是，采用分阶段实施，先易后难， 急需先行。 服务器端主要采用UNIX 操作系统， 软件开发上采取传统的Client／Server结构和BWD（Browser／Web／Database ）结构相结合的方式，充分发挥两种体系结构的优点，弥补相互间的不足。对于学校各部门内部的信息，制定统一的数据接口标准，只要这些单位满足接口标准，信息能够在校园网上共享，允许各单位根据自己的情况确定自己的技术策略。
众所周知，信息系统建设需要考虑的技术因素主要包括：系统软硬件的选择、需求分析与体系结构设计、信息模型的建立、系统目标的确立和开发策略的实施等。对于这些技术因素在信息系统建设中的作用已经有不少论述。（注：周少华：《企业信息化的认识和主要技术》，《管理信息系统》1998年第11期，第37～38页。）我们认为建设信息系统需要着重考虑以下几方面的技术因素：
1.技术人员不仅掌握现代信息技术，还需要对管理制度和方法，尤其是用户的需求，有较深入的了解，应具备归纳与演绎能力。技术人员一般能够较好的掌握现代信息技术。但是往往缺乏对管理流程与制度的了解，在管理人员对现代管理手段理解不够充分时，往往缺乏对信息系统建设中应有的耐心与恒心。因此，技术人员要着重培养自己对管理工作的理解和开发系统的耐心。
2.在技术决策上，要做到根据现有的制度、经费等实际情况选择合适的硬件、软件环境。一般来说，由于人才、技术、环境各方面条件的限制，计算机应用起点不会很高，不能求一步到位，而只能逐步深入，不断完善，在设计时要考虑到可扩充性。
3.技术人员应该和用户一起做详细的系统需求分析，并在此基础上建立合理的信息模型，制定正确的开发策略。现代信息技术纷繁复杂，能够实现信息系统的方法和手段很多。在信息系统建设中，要贯彻实用性原则，不必追求系统高、新、全。如果能够提高管理水平、提高管理工作效率，应该说信息系统建设就是成功的。
二、管理到位
信息系统建设的目标是用现代化技术手段取代手工管理，提高管理工作效率，因此，管理到位的重要一点是管理的规范化标准化，这也是实现现代化的基础。
1.信息系统建设必须得到领导的重视和支持，领导要发挥一把手作用，保证信息系统开发过程中的各方面关系的协调和最终决策、保证信息系统建设中必要的投资力度。信息系统建设是一项庞大的系统工程，涉及到一个单位工作的方方面面，还受到现行管理体制的制约，只有单位的最高领导才有权力完成信息系统建设的指挥和协调工作。
2.高层领导一旦决策，需要通过中层管理人员实施。因此中层管理人员必须参与实际的信息系统建设并提出具体需求，信息系统初步建成以后，由具体管理人员试用，他们的意见，应通过中层管理人员向技术人员反馈，提出进一步完善系统功能的要求。
3.管理制度的规范化、制度化是实现现代化管理的基础和保证。目前，由于我国的管理制度和其他国家的管理制度不同，我们不能照搬国际上流行的信息系统软件，有的可以部分使用，因此必须国产化。不能照搬的另一个重要原因，则是我们有些部门的管理工作制度不够规范，不够健全，即使有了规章制度和管理办法，由于存在一定的“人治”现象，工作中往往不按其办事。如果信息系统缺乏管理的规范化，即便是信息系统建成了，也只能成为花瓶，不能很好地推广应用。
4.信息标准化是管理制度规范化在技术上的具体体现。上级部门和下级部门，同级部门之间的信息流通需要信息代码一致，这样才能做到信息共享。信息标准化的工作必须有管理岗位上的领导和管理人员参与制定。清华大学信息系统建设中，就是技术人员和校办、有关部处的领导共同统一了学校各类代码，规范了各系的“教学计划模式”等，才完成了综合教务管理等信息系统的建设。再比如：以前，我国研究生管理系统中各个部委甚至教育部属各个司要求的代码都不互相统一，他们之间经过一段时间的协调，现在已经部分统一，这种“统一”简化了信息系统的开发工作，促进了研究生信息系统的建设与共享。
5.建立合理的体制与机制是学校信息系统建设顺利完成的重要保证。清华大学十分重视将现代化技术手段引入教学与各项管理工作中，在“211工程”建设项目中大力加强了信息基础设施的建设力度， 与此同时，建立了“清华大学信息与计算机基础建设”（Tsinghua Information & Computer Infrastructure －泰山工程）领导体制与开发运行机制，并已连续二年将信息系统建设列入学校行政工作要点。
“泰山工程建设委员会”的领导成员有负责学校信息基础设施建设的校领导，有主管学校体制、人事建设与改革的校领导，还有在信息方面资深的专家、院士；该委员会的成员有各部处（主管信息工作）的领导，有负责学校信息基础设施建设技术部门的负责人；它的职能是审议信息建设的总体规划、确定投资力度、审查项目进展、验收成果等。委员会下设的“工作组”其职责是执行委员会的决定，具体完成总体规划与各分系统规划，组织力量将规划内容逐步实现。每个分项目在开发时，由主管部门的管理人员和“工作组”确认的技术人员共同组成“项目组”，在总体规划的指导下，进行详细设计，具体编程实现。在此过程中，管理人员负责提出详细需求，进行测试，最后将系统的运行工作接续下来；技术人员负责确定技术方案，完成开发，培训管理人员，然后移交。移交后，技术人员仍然负责系统维护及技术支持工作。这一管理部门与技术部门、管理人员与技术人员的有机结合，是学校信息系统开发、运行、维护的有力保证。在我校的信息系统建设中，这一机制发挥了十分重要的作用。
图 信息系统的开发机制
三、管理观念到位
改变管理观念，在信息系统建设中是容易忽略的问题。一般情况下，企业中管理人员习惯了传统的管理方法，对新的管理方式和手段不放心、在使用新管理手段的同时往往不舍得放弃原来的处理方式，从而加大了工作量；另外，推行新的科学管理手段，管理人员需要培训与再学习。这必然要付出劳动。这时，管理人员容易对新的管理信息系统产生各种埋怨情绪，而不肯改变自己的管理方式和思想，或者不愿意花费时间再学习。所以，使用新的管理手段取代旧的手工管理手段是一个思想观念转变的过程。
1.改变管理观念首先在于改变对信息系统的态度。现代信息系统不是提高工作效率的“万能药”。它同任何新生事务一样，有一个不断发展、不断完善的过程，在这个过程中，管理人员要肯于学习计算机知识，同时对信息系统采取扶植、鼓励和积极参与的态度，既不能急功近利，希望系统立竿见影，也不能一发现问题就对信息系统全面否定，认为一无是处。
2.改变管理观念其次在于提高对信息系统的认识。（注：邸德海：《现代信息技术对企业组织的影响及其对策》，《管理信息系统》1997年第4期，第3～7页。）信息系统建设会促进机构改革， 因为在对管理系统做详细分析时，会发现一些不合理的工作流程，要将流程合理化，必然会带来机构重组，管理人员重构的问题。机构重组和新的管理规范的实施，必会引起机构、体制的改革。改变管理观念就是要对信息系统产生的这些后果有充分的认识，对将要到来的机遇和挑战作充分的准备。清华大学信息系统建设是与学校的体制改革同步进行的，学校体制改革的总思路是将学校的管理工作与具体的事务处理工作相分离，缩短流程，提高效率。由此成立了注册中心、结算中心和教学研究与培训中心，这些中心接管了以往各系和部处的事务处理工作，事务的集中处理，才能使财务处、研究生院、教务处等管理部门从具体的事务处理中脱离出来，有时间和精力从事决策支持等高层次的管理工作。机构重组相应地带来了人员重构，例如：清华大学注册中心的工作人员是从各系比较熟悉计算机操作和计算机应用的管理人员中选聘的，这些人员的应聘，改变了原有教务管理人员的组成结构。
3.改变管理观念还在于提高对信息系统的重视程度。要从各个方面、各个环节努力推广应用信息系统。技术人员有责任和义务对管理人员进行培训，培训分两个方面：（1）即时培训， 就是指对已经开发的信息系统使用的培训，如在清华大学办公自动化系统建成以后，计算中心技术人员就对全校办公人员、各部处干部和校领导进行了Notes 使用培训。（2）持久性培训， 持久性培训是指提高管理人员的计算机素质和计算机应用水平的培训，清华大学十多年来不断对管理人员进行培训，累计有：Dbase、DOS、Windows95、Office97、Excel、Word等计算机基础培训，通过这些工作，在校系两级建立了一支具有高水平计算机操作的管理队伍。管理人员计算机水平提高了，观念也会不断更新，信息系统才能真正推广和实用化。
4.改变管理观念也在于正确处理管理部门和技术部门之间的关系。如果把信息系统建设比成高速公路建设的话，那么在系统建设初期，技术人员除了要建设“高速公路”（网络）和“各种类型和型号的汽车”（信息系统）以外，技术人员在造“车”（信息系统软件）的同时，还要为管理代行装“货”（数据）。在这个过程中，技术人员要树立一种观念，那就是不能过分强调自己是负责技术开发的，不能将技术与用户管理看成是两件完全孤立的事，而与用户之间“泾渭分明”，要认识到IT在我国的普及还要有一个过程，对国情要有充分的认识，因此应该在开发过程中与用户建立良好的联系，在开发阶段要不断对用户“启发需求”、“培养需求”，同时积极主动的培训用户（管理人员），这样才能为信息系统开发、推广、应用打下良好的基础，系统成熟且用户基本掌握后，再向管理人员移交，从而达到“引导需求”的目标。在清华大学信息系统建设中，技术人员排除了只单纯负责技术开发的看法，把协助管理规范、协助管理人员置初期数据为己任，这一认识用于实际工作中，大大推动了信息系统实用化进程。例如：初期学生成绩的录入和旧数据向新系统的转换等工作技术人员主动承担，并带着管理人员完成此项工作，一方面运行，一方面培训，从而在短期内完成了移交。又如：综合信息服务的多媒体新闻信息的制作初期是由计算中心的技术人员负责的，因为这时候管理人员还不清楚操作步骤和技术要点，系统稳定以后就把这项任务移交给学校新闻中心的管理人员，他们运用该系统完成日常工作，而技术人员负责系统维护。
当然，任何信息系统都有一定的生命周期。这是因为随着社会的发展，国家和部门的管理政策会发生变化；管理人员在使用过程中会提出各种新的要求；另外，信息技术的不断发展也是一个重要因素。为了延长信息系统的生命周期，要求管理人员能够从发展的高度，对信息系统提出需求，技术人员能够根据这些需求使用最新的信息技术对信息系统进行升级改造。管理人员和技术人员的密切配合才能使信息系统生命周期尽可能的延长。