电子文件管理的思考，本文主要内容关键词为：文件管理论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案管理是指电子文件的收集与积累，电子文件的整理、鉴定、编辑与归档，电子档案的验收与移交的过程。电子文件作为档案的特殊载体，是实现档案数字化、信息化的基础。
电子文件的收集与积累
电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从其形成阶段就开始。电子文件收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作。电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件，通常采用的格式是文本文件(XML、RTF、TXT格式)、图像文件(JPEG、TIFF格式)、图形文件、影像文件(MPEG、AVI格式)以及声音文件(WAV、MP3格式)，多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。一般采用标准通用格式，没有标准通用格式规定的电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
电子文件鉴定评估
电子文件收集的初级阶段，很多电子文件中的内容、结构、背景信息、元数据残缺不全。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。因此在接收、归档电子文件过程中，要对其内容、结构、背景信息和元数据的真实性进行鉴定评估，确认电子文件归档的完整性，以维护电子文件在其他环境中的可读性。
电子文件编辑工作
我们至今尚未找到解决电子文件长期识读问题的万全之策，但是又不能因此而放弃对电子文件的使用，只能在现有的方法中选择损失较小、可行性较大的作为现阶段的对策。应用电子文件和物理文件共存的方法来保存档案，开发电子文件与电子文件目录的动态链接；开发电子文件目录与物理文件的动态链接；通过电子文件目录链接电子文件与物理文件，使查阅者、利用者方便同时查到对应的电子文件和物理文件。物理文件是指纸质文件、光盘、磁带、可移动硬盘以及其他脱机保存的载体。电子文件目录应具备自动提取电子文件的内容、结构、背景信息、元数据功能，必要时需要手工输入。
电子文件移交、存储维护
电子文件的移交分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档指在计算机网络上进行的、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子文件存储分三套备份存储，逻辑存储一套和物理存储两套。逻辑存储用于网络浏览；物理存储，其中一套封存起来，一般只用于与拷贝件的对照校验，不对外提供利用(这里的封存实际上是维护电子文件的原始性，以减少设备对其读取产生的损害)；另一套用于复制、恢复网络电子文件信息。
电子文件存储介质的维护，分为存储介质防强磁干扰、读取设备的清洁、定期复制电子文件等。在电子文件复制过程中要特别注意保持复制件与原件信息的一致性，严防信息丢失或发生变化。使用带校验的复制命令一般可达到这种一致。必要时也可将制成的复制件与原件进行相符性比较，如发现有不符之处，及时查明原因，并作出相应的处理。
电子文件信息的利用和安全保护
电子文件信息利用。电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响，通过网站、电子信件可以给利用者带来前所未有的轻松和方便。
电子文件安全保护。电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定。针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等，应采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。网络设备安全保证包括防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测技术；数据安全保证指信息加密技术，电子文件归档是必须解密的文件，文件必须以明文的形式归档。对有密级限制的电子文件，网络传输中应当使用加密技术。在实际通信中通常采用公钥加密体制，发送者使用公开的加密密钥对文件加密，收方使用严格保密的解密密钥对收文解密；操作安全防范是指数字签名技术、身份识别技术、消息认证等。