财务共享服务中心结构研究，本文主要内容关键词为：服务中心论文,财务论文,结构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引言 随着信息技术的发展和经济全球一体化的推进，各国企业集团在全球扩张的进程不断加快，瞬息万变的经营环境给企业管理带来了巨大的挑战。因此，一些跨国企业集团开展了财务管理变革和流程再造，一种新的财务管理模式财务共享服务(FSS，Finance Shared Service)应运而生。1980年美国福特公司最早建立FSSC。接着杜邦、美孚、壳牌等公司相继建立共享服务中心，2000年后联合利华、邦吉、嘉吉、雀巢、海尔、中兴通讯等也加入了财务共享服务中心的建立。到目前为止，全球70％以上500强企业正在应用共享服务，90％跨国公司正在实施共享服务。财务共享服务中心在全球范围已经普遍运营，同时国内运营也逐步开展并进入大量建设阶段。财务共享服务中心作为一种比较先进的模式，能直观的降低企业的运营成本和提高整体效益，但是其建设与实施是一个复杂的系统性工程，整合了企业管理模式、财务业务职能、信息系统等多个纬度的资源。 财务共享服务中心模式是如何运作的呢？通常，公司需选址建立财务共享服务中心，共享中心通常为独立的事业部或独立的子公司，通过共享服务中心向其众多的子公司提供统一的服务，并按一定的方式计费，收取服务费用，各子公司因此不再设立和财务共享服务中心相同功能的部门。最典型的服务是财务方面账务处理的服务，称为共享会计服务是一种以事务性处理功能为主的服务。还有一类共享服务以提供高价值的专业建议为服务内容，如税务、法律事务、资金管理等。一般企业财务共享服务中心内容包含应付账款、应收账款、总账等模块，如表l。
二、应付账款模块 应付账款模块一般包含员工个人报销、供应商第三方报销以及内部关联方往来结算等业务。 (一)员工费用报销及备用金员工费用报销指公司各职能部门人员，对为实现公司的经营目标而开展的各项经营活动所耗费的各项资源及支付的各种费用，提请公司予以核销。其中一些销售型为主的企业公司人员的差旅费，特别是在开展业务活动发展的本地差旅、车船机票、差旅补贴、住宿等费用是企业员工报销流程的主要内容。费用报销业务流程主要为：员工在系统中发起报销申请，经过系统中相应的审批后将粘贴好的单据寄往财务共享服务中心，财务共享服务中心人员根据公司政策对单据经过审核和支付。 备用金主要是员工预借款，员工根据工作需要进行预支。备用金业务流程主要可以分为：借款人在员工报销系统中发起申请，经过系统中相应的审批后将粘贴好的单据寄往财务共享服务中心，财务共享服务中心人员根据公司政策对单据经过审核和支付；备用金和员工费用报销不一样的流程在于财务共享服务中心人员还要在月末或者定期对员工备用金借款进行跟踪对账，并督促员工及时还款或者办理续借。 (二)供应商第三方结算供应商第三方结算包括费用类结算和成本类结算，其中，费用类主要指公司各部门人员，对为实现公司的经营目标而开展的各项经营活动中所耗费的各项资源及支付的各种费用，提请公司予以核销。财务共享服务中心根据报销人提供的报销原始单据、审批和政策进行费用审核和支付；与公司生产成本相关类型的采购采用订单结算，财务共享服务中心通过创建采购订单并系统收货后，各部分操作人员将发票及相关审批资料收集至财务共享服务中心，财务共享服务中心根据相关发票、入库单、审批及政策进行发票校验并入账安排付款。 (三)内部关联方往来应付款跨国企业或者集团中存在相当多的关联方往来交易。各企业根据实际需要设置财务共享服务中心中关联方往来应付应收职能。关联方应付账款结算包括关联方物资采购及费用代垫、服务收费。服务收费及费用代垫通常由关联方公司应收财务人员将发票、协议及审批等支持性文档传递至应付方，应付方根据这些文档、审批及政策进行费用的确认入账以及安排付款；物资采购结算通常存在产销并存与各区域内的集团公司，通常销售公司会根据客户订单向集团内生成公司集团采购，这种采购订单通常是大批量并且有规律性进行的，在适合的系统支持下，通常财务共享服务中心人员只要在接到发票以及货物入库后直接将发票进行自动校验并且安排入账付款即可，同时每月月末还应该进行关联方往来对账确保两边账务一致。 总体来说，财务共享服务中心应付账款的运作流程有通用的步骤：第一步，申报：各分公司员工将实际业务中发生形成的业务票据进行初步整理，并在分公司通过全公司财务信息管理系统中填报并形成一份独立的报销申请单，再由该分公司的相关负责人批复后由专门管理部门收集并寄往财务共享服务中心。第二步，审批及入账：财务共享服务中心在收到分公司单据由专门管理部分进行登记和分类并根据分类情况发送到相应部门。应付账款小组在收到凭证后进行逐一的确认并在公司的财务系统进行审核。审核通过后生成文档导入财务模块，自动生成相关凭证；如果审核不通过，应付账款小组人员将以电子邮件或电话形式通知分公司相应人员进行联系沟通以确认信息的准确性和完整性。在确认完信息后，如果在应付账款小组人员可直接修改情况下应该要求分公司员工发送一份书面修改请求。不能够由应付账款小组直接修改的情况，应付账款小组会在公司财务信息系统中将报告驳回并要求相关人员对报销进行重新批复。第三步，付款：在生成凭证后应付账款小组进行付款，并对相关凭证进行归档。将公司参股控股的独立法人的凭证寄回原法人单位。概况流程如图1。
图1 应付账款流程 三、应收账款模块 应付账款模块主要包含第三方应收账款、内部关联方往来应收款两部分核算内容。 (一)第三方应收账款第三方应收账款是因销售商品或提供劳务而应向购货单位或顾客收取的款项。应收账款是企业会计中的一个总账账户，在资产负债表中列作流动资产。应收账款于会计原理上，专指因出售商品或劳务，而对顾客所发生的债权，且该债权尚未接受任何形式的书面承诺。一般企业对其主营业务收入的流程采用标准订单，即非现金(转账、赊销)结算方式的销售订单，形成会计凭证挂在应收账款——第三方，同时应收账款模块中应设立信用控制，信用控制主要是在企业ERP系统内做相应的信用控制数据维护的过程，简单一点说就是因为我们经常的产生赊销的业务，为了避免风险，在发货前进行的控制。 (二)内部关联方往来应收款在多数跨国企业或者集团中会存在相当的关联方往来交易。各企业根据实际需要设置财务共享服务中心中关联方往来应付应收职能。关联方应付账款结算包括关联方物资采购及费用代垫、服务收费。服务收费及费用代垫通常由关联方公司应收财务人员将发票、协议及审批等支持性文档传递至应付方，应付方根据这些文档、审批及政策进行费用的确认入账以及安排付款；物资采购结算通常存在产与销并存于各区域内的集团公司，通常销售公司会根据客户订单向集团内生成公司集团采购，这种采购订单通常是大批量并且有规律性进行的，在适合的系统支持下，系统根据应付方的采购订单进行自动建立订单号，并在发货后自动批量开具发票，如是跨国交易采用电子发票传递做到零时差。一般关联方交易应收款不太关注信用问题，只需定期跟踪资金回笼情况，清账并在月末进行关联方对账即可。 四、总账模块 应付账款的相关业务处理流程比较关注业务过程的共享服务支持，而总账核算工作是基于一个会计期间的循环，侧重于会计处理业务流程，一般企业进行财务共享服务以后，首要的是会计核算工作的集中。总账是依据一级科目开设的，它是按照总分类账户登记全部经济业务的账簿，能够全面、总括的反映企业的经济活动，是编制会计报表必不可少的资料。总账流程中应包含：处理主数据维护管理、固定资产管理、其他总账、月结流程和报表五个流程的业务。 (一)主数据维护流程主数据维护通常分为财务数据维护、供应商信息维护以及标准成本维护。财务数据维护主要维护内容为会计科目、成本中心、成本中心组等，当公司组织结构发生变化时，成本中心或成本中心组主数据需要创建或修改，财务共享服务中心在收到审批的申请表后在系统中进行维护；供应商主数据管理包括供应商主数据创建、扩展、更改、显示、标记冻结或删除、更改账户组，特别提出的是供应商数据维护中有一块是设计员工供应商维护：通常在员工入账后，财务共享中心数据维护小组会将员工的信息包括员工供应商代码、部门信息、成本中心信息会分别在系统进行维护和匹配，并将其信息导入员工报销系统以便报销及费用分析；标准成本维护主要指新增成本材料的情况或者是每年企业一般都会进行标准成本的发布或者更新，在接到生产部门审批后的申请表，且与生产部确认该新增成品物料的基本数据已在系统中维护完成后，则应及时进行新增成品的标准成本维护及更新。 (二)固定资产流程固定资产流程主要涵盖固定资产新增、转移、报废及在建工程管理流程。固定资产新增是指当公司通过外购或自建的方式新增固定资产时，财务共享服务中心人员在收到审批表后在系统中进行内部订单和固定资产卡片主数据的维护以及保管人信息维护；固定资产转移流程具体包括公司内调配和公司间的调拨。根据公司固定资产管理制度规定，固定资产实行分级归口管理，办公室和生产部设备管理中心为固定资产管理部门，按照资产类别管理。固定资产报废流程：固定资产的报废，是将多余、闲置不需用和资产老化、陈旧等原因不能修复和改装使用的资产进行报废处理。根据公司固定资产管理制度，使用部门(申请人)填写固定资产报废更新审批表，固定资产管理部门应会同技术人员进行实物鉴定，查明是不是应报废、能不能修复或改装使用，如确需报废则按报废处理；在建工程转固定资产：根据企业固定资产管理制度规定，当工程项目完工，验收合格后，各项目经办人及时办理结算，财务经办做在建工程转固定资产账务处理。 (三)其他总账流程其他总账流程是指除了月结报表、固定资产管理、主数据维护以外的其他一些属于总账的流程，主要包括费用入账流程、预提流程等。其他费用入账流程：通常费用入账的流程会在应付账款模块环节进行，但是有些比较复杂的费用或者不涉及付款的费用入账会在总账环节进行。如固定资产折旧，固定资产在购入第二个月会进行费用的折旧入账，通常企业会采用每月月末将截至上月已入账自动资产进行系统自动折旧。工资费用入账，由于工资费用的入账涉及集团公司在内所有的成本中心以及部门的若干费用，在大型企业中不会由应付账款组入账，而是在总账环节以及人事部分提供的支持性文档进行费用入账。费用待摊，通常一次性预付部分或者所有费用款项会由应付账款模块通过待摊费用科目传递到总账小组，总账根据其支持性文档在其涉及期间内进行每月费用分摊。存货或者固定资产减值，一般每月或者季度末企业会对其下所有的存货或者固定资产进行减值评估，如果评估值低于账面价值则进行减值计提，否则不作为。 预提流程分为费用预提流程和在建工程预提。费用预提流程，预提费用是指企业在成本费用中已实际发生但尚未收到对方结算原始凭证的各项费用，为准确反映当期经营状况，预先计提的各项费用各部门根据实际成本费用的发生以及结算情况，在系统中规范填写预提费用申请表，经审批通过后报送到财务预算员审核，若审批未通过则返回台账申请人进行修改；审核通过后送财务共享服务中心入账；在建工程预提主要阐述财务共享服务中心应付团队处理资本性支出预提到端管理流程。财务共享服务中心人员每月邮件收集在建工程完工进度表；工程部每月将审核完成的在建工程进度表发送给财务共享服务中心办理预提，同时提供各项目合同等预提支持性文档；财务共享服务中心人员审核在建工程进度表中各项目进度、开工日期、完工日期、合同金额等信息对在建工程项目进行账务预提。 (四)月结流程月结入账流程：月结流程主要是维护会计期间关闭本会计期间，同时在约定日期内打开下一会计期间；跟踪应收账款、应付账款、成本等模块完成月结，执行周期性凭证，形成预提和摊销，核对科目余额表，检查是否存在错账，如有错误需要总账进行调整。遇到财务年度结转时还会涉及总账余额结转以及利润中心结转等流程。如有涉外业务或者是跨国企业的情况还会涉及维护外币汇率以及汇差调整等流程。银行对账是指企业存入银行或其他金融机构的各种款项。财务共享服务中心应每月一次进行银行明细账与银行对账单核对。银行存款账面余额与银行对账单余额如果存在差额，应查明原因并通知相关责任人或银行更正，并编制银行存款余额调节表，相关审批后留存归档。 (五)报表流程报表流程主要指资产负债表科目核对，所有资产负债表科目必须依照本政策规定的频率定期核对。所以资产负债表的调整对保证损益表的公允是非常重要的。调整是一个对资产负债表验证和纠正的过程，以此确保财务报表真实反映各公司的业务状况和业绩。验证是指了解及掌握资产负债表科目余额所包含的内容，同时准备相应的支持文件。如果是跨国企业还需要进行外方报表编制，外方报表编制是在中方结账完成以后，从系统导出数据，按照外方报表的口径及要求，编制外方口径的整套报表。整套报表可能包括：销量报表、内部往来报告、利润表、资产负债表、运营资本明细表等。实际情况根据每个集团公司需要进行不同设置。 五、资金管理及现金流预测 除了以上提及的应付账款模块、应收模块、总账模块，财务共享服务中心经过发展逐渐开拓了其业务范围，还可能涉及资金管理以及现金流预测。近年来，资金管理已被越来越受到企业家的重视，尤其是对于集团型企业，对资金的集中管控一直都是首要的工作。直接现金流量预测是企业合理调配资金，确保公司资金正常运转的重要手段，能直观反映企业短期的现金流活动。该预测将某时间段内全部可能发生的现金收支按经营、投资、融资活动等类型列出，并分别基于最新预算、订单、发票等经营数据情况进行测算，得到预测期间的现金流出、流入。 六、结论 财务共享服务中心在全球范围已经普遍运营，同时国内运营也逐步开展并进入建设。财务共享服务中心作为一种比较先进的模式，能直观的降低企业运营成本和提高整体效益，但其建设与实施是一个系统性工程，整合了企业管理模式、财务业务职能、信息系统等多个纬度的资源。我国很多企业在建设和实施过程中受管理水平以及管理资源的限制，在实际运用时碰到了诸多问题。财务共享服务中心可以根据其服务的目标区分为服务模式和管控模式，其中服务模式以集约、规模、标准化、简化为特点，管控模式则混合了财务集中管控和成本节约等需求，在实施决策中更多地考虑企业集团战略实现和经营管理要求。 从服务前景看，共享服务将作为企业经营的一种管理模式，被永久保留。它为全球性的或者大型的经营组织带来的成本节约、效率提升、价值增值是不可否认的。从技术角度看，信息系统将成为财务共享服务中心高效的平台。IT技术的发展和为企业量身打造的客户化方案将更贴切的为财务共享服务中心服务，不断完善和提高电子化的手段将大大扩大共享服务中心的业务量，提高处理效率。 财务共享服务中心将会继续发展壮大。为配合组织规模的扩大，成本控制，效率提升，并保证有效管理和提供定制化服务的前提下，在现有的共享服务中心已有的领域外，共享模式将得到广泛应用。从全球这十年的财务共享服务中心的发展趋势来看，财务共享服务中心的将来会呈现商业化模式，专业化运营。这意味着财务共享服务中心外包将来在未来盛行，一些企业富有竞争力的财务共享服务中心将会凭借其低成本、高质量的优势在满足了企业自身的需求后逐渐发展成为专业的外包服务供应商，使财务外包成为一个逐渐成熟的产业链。
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