探索图情一体化科学管理的新路——上海图书馆上海科技情报研究所合并五年记实，本文主要内容关键词为：上海论文,五年论文,科学管理论文,新路论文,研究所论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1995年9月19日，在经过了一年的酝酿、调研和论证后， 中共上海市委和市政府作出了一项重大的改革决定，将上海图书馆和上海科技情报研究所合并，成为市政府的直属单位，一个机构，两块牌子。10 月4日，市委组织部和宣传部在上海图书馆视听部正式宣布了这一决定，一石激起千层浪，在国内图书情报界引起强烈的反响和广泛的关注。图情一体化改革是国内图书情报界长期关心的热点话题，90年代起，中国科学院系统、社会科学院系统和国内部分大学相继实施图情一体化改革，建立图情合一的文献情报中心，取得了一些经验和成果。不过，这些改革都是在一个科研或教育机构内部进行的两个部门之间的合并和重组，不涉及体制改革，图书情报部门之间运作机制和业务流程方面冲突不大，基本功能不变，因此合并过程中的磨合就相对平和，也取得一定的成效。
上海图书馆是文化系统的公共图书馆，属于社会公益性的文化事业机构；上海科技情报研究所是科技系统的情报研究所，属于为科研服务的事业性研究机构。尽管两者的主要功能都是信息服务，其实在体制上的差异很大，内部运作机制和业务流程不一样，操作方式也大有区别。以往，两个单位仅仅在文献资源共建共享方面有局部的协作。合并之后，既面临两个单位磨合、重组和改革的错综复杂的问题，又要加速建设和开放上海图书馆新馆，从基本手工作业转入计算机网络化管理，任重而道远。因此，当合并的决定宣布后，国内上下从文化部，各省市文化科技主管厅局以及图书馆和情报所，到原来图书馆情报所的读者，乃至馆所的每一个员工都在关注，图情合一改革怎么搞？如何管理和运作这样一个大型的现代化图情机构？能否实现优势互补，效益递增的目标？甚至有些行内人士提出，图情两者以谁为重，比例如何，怎样平衡？
从1995年10月起，图情合一已经走过了五年里程，在江泽民总书记题词精神和上海市各级领导的指导下，经过馆领导和全体员工的辛勤努力，上海图书馆上海科技情报研究所在图情一体化改革、在大型综合性图情机构管理、以及网络化数字图书馆发展方面探索出一条创新发展的新路。
1 团队精神与科学决策
中共上海市委和市政府非常重视图情合一的改革，精心配置新馆所的党政领导班子。合并前上海图书馆和上海科技情报研究所的党政班子各有5名成员，合计10人，后来进入新班子的只有3人，选拔是十分严格的。新馆所党政班子6名成员来自5个单位，可以称得上五湖四海，这是一个很具特色的组合：
①年龄梯队合理。55岁以上2人，46岁、48岁各1人，45岁以下2 人。跨度在14岁之间，都是在年富力强的阶段。
②学历和职称层次高。硕士和博士研究生毕业的4人； 研究员和教授正高级职称5人，副高级职称1人。学术研究能力强，每人都有学术专著，承担过省市或国家级科研项目。
③熟悉专业，经验丰富。有5人担任过省市情报所、 图书馆和社科院情报所、图书馆的所长、馆长、副所长、副馆长，1 人担任过重点大学图情系的副主任。
有业内人士评介说，这是国内图书情报界最强的班子。但是，一个学者型的领导班子，其组织管理能力如何？来自五湖四海的成员能否形成合力，实现建设“国内一流、世界先进”图书情报中心的改革目标？两个单位合并之后，中层业务部门有三、四十个，业务上有些重叠、有些交叉、运作流程和管理机制也是五花八门，需要梳理、重组和磨合。同时，上海图书馆新馆的建设和开放工作又迫在眉睫。面对这一局面，领导班子主要成员提出，实施团队精神，倡导科学决策。
团队精神是现代管理的精髓，它体现个人魅力与合作精神的结合，个体能力与协作互补的结合。运用于图书情报机构管理过程中，解决了领导班子中集体领导与个人责任、决策与实施、管理与学术三组关系的准确定位。
①集体领导与个人责任。班子主要领导抓全局，党建、组织、外事和财政管理；具体的行政与业务工作由副手负责。馆所重大问题决策由集体研究决定，具体实施明确到分管领导或部门主管个人责任，权利明晰，责任到位，主要领导不越权，具体责任人细化工作目标，贯彻落实到位。增强了决策透明度，提高了工作效率。
②决策与实施。在大型综合性的图情机构里，由于全局利益与局部利益的价值趋向往往难以一致，产生决策与实施的矛盾。馆所班子对此作了分工，主要领导集中部分精力务虚，研究图情发展趋势，思考全局性的决策问题。分管领导把握具体业务和行政工作。为避免决策与实施的脱节，启动科学决策程序，其操作步骤为：凡重大决策均组织调研组，由分管领导负责提供调研方案，交专家委员会讨论，反复修订，再由班子集体决策，并且形成了一套决策工作程序。
③管理与学术。鉴于班子全体成员都有各自的学术专业研究领域和研究项目，在时间和精力上，管理和学术可能发生冲突。因此，针对性地要求班子成员重视管理，为提高管理水平要适当牺牲一点学术。围绕科学管理的统一目标，班子成员运用自己的专业能力和学识开展研究，协调互补，形成合力。
科学决策是将科学学、经济学和系统论、信息论、控制论等先进的管理科学成果运用于图情管理过程中，以科学分析避免决策的失误。例如合并之初，面临新馆建设进入设备安装、大楼装修的最后阶段，图书馆搬迁和新馆开放工作即将启动，两个单位组织机构和业务流程也需要立即重组与磨合，千头万绪的工作从何入手。班子从图情一体化管理目标出发，明确提出不能做事务型干部，要做管理型干部。首先注重宏观架构，从国内外图情发展趋势着手，组织业务骨干和有关专家，从事个案调研，用SWOT法做专题分析，从宏观上归纳出馆所合并后的八大关系：
① 图书馆和情报所两块牌子与事业一体化发展的关系；
② 稳定连续与开拓创新的关系；
③ 业务进展与政治思想工作、队伍建设的关系；
④ 新馆筹建中的速度与效益的关系；
⑤ 图书情报的文化积淀与文化辐射的关系；
⑥ 图书情报服务与开拓信息市场的关系；
⑦ 硬件手段演进与主体素质提高的关系；
⑧ 加强科学管理与开发智力资源的关系。
并根据“以人为本”的基本认识，提出了切合图情一体化发展的新馆所四大功能：面向社会的文化教育功能、信息集散的枢纽功能、信息加工的增值功能、信息营销的市场功能。在内部业务关系方面提出三个结合的工作方针：收藏与展示相结合、收藏与开发相结合、收藏与研究相结合。写入了《上海图书馆上海科技情报研究所“九五”计划和2010年远景目标》，作为建设“国内一流、世界先进”图书情报中心的指标体系。宏观架构总体目标确定后，具体的实施管理通过责权利明晰的岗位责任制和严格的业务流程、规章制度来实现。
五年来，馆所在精神文明建设调研、组织机构重建、人才培训计划、三大改革方案、数字图书馆建设规划等各项重大决策中坚持科学决策方法，坚持走规范化、制度化道路。在图情一体化建设方面，视野开阔、观念超前、发展目标清晰、实施步骤稳健，保障了上海图书馆上海科技情报研究所新形象的塑造、整体业务的创新和拓展、机制的转换与改革的深化、信息枢纽和精神文明建设基地功能的发挥，完成了市领导提出的“稳定、连续、开拓”的工作目标。
2 人才建设与凝聚力工程
馆所五年发展中坚持“以人为本”的精神，对外服务以读者为本，内部管理以职工为本。在拓展图情服务功能、加大信息集散能力、提高文献开发层次、增强决策咨询和信息市场营销力度等一系列工作中，人才建设是重中之重。上海图书馆和上海科技情报研究所在合并之前都存在着严重缺乏人才的问题，引进人才难，留住人才更难，每年都有业务骨干流失的现象。合并五年来，馆所在人事管理方面解放思想，改革用人机制，大力重用、引进和培训人才，取得了一定成果。
①重用人才。人才建设最核心的一点是营造人才脱颖而出的宽松环境，做到人尽其才、事业留人。馆所对有才能的知识分子和专业人才首先是重用，选拔了一批30多岁硕士毕业的青年人担任信息咨询与研究、战略信息、系统网络等业务中心的负责人。拓宽成材道路，以项目形式开发新的业务增长点，让一批青年研究人员和技术人员担任标的数万或数十万元的咨询研究项目和技术开发项目的负责人和骨干，在实践过程中得到锻炼和提高，激发青年人才求知识、钻业务、长才干的积极性。
改革分配机制，对做出突出成绩和贡献的人才给予重奖，信息咨询中心的一些决策咨询专家每年完成多项省市级咨询项目，多次获奖。馆所在精神奖励的同时对其中有突出贡献的个人给予物质重奖，奖励住房以及上万元的奖金，分配上打破平均主义，拉开差距，在馆所研究人员中产生很大的示范效应。
②引进人才。馆所合并后在人事管理方面始终坚持减员增效，以提高职工素质和劳动生产率为目标。合并之初有职工930 余名， 1996 ～2000年保持在909人以下。尽管严格控制员工增长， 但是引进人才工作丝毫不受影响，五年里，先后招收了3名博士生，近20名硕士生， 其中有2名从美国和日本留学回国的硕士毕业生。同时，又从大学、企业、 出版社、其他图书馆和情报所引进中高级职称专业人才数十人。人才引进工作讲学历而不唯学历，重在能力。
③职工培训。图情合并是一次改变图书馆和情报所的传统运行模式，实现快速发展的改革尝试，对馆所全体员工的知识技能提出更高的要求，不更新知识，不提高技能就无法适应新的环境。因此，馆所投入很大的人力和财务扩展教育培训中心，召开全馆所干部参加的教育工作会议，制定教育培训计划，提出了没有经过培训就不能进新馆的口号。教育培训中心开设了计算机初级和中级、办公自动化、计算机网络和职称计算机考核培训；职称英语考核和英语高级口语培训，图书馆职工中专、图书情报在职研究生班。五年里为馆所进行职称培训170人次， 计算机、外语和图情知识专业培训3800人次（人均4.2次），学历教育189人次。为使馆内员工及时了解图情发展新动向，1998年起馆所开办专题业务讲座，由业务处承办，每两周一次，每次二小时，由业务副馆长和馆内外业务专家主讲。
随着图书馆现代化程度的不断提高，馆所职工学习新知识技能的积极性不断上涨，自觉性日益提升。1997年前，馆所职工培训工作基本是指令性任务，随着业务改革和人事改革的深化，职工深切感受到知识与技能对于自身发展的重要性，就主动地参加学习和培训。各部门根据自身业务特征举办专业交流，向职工传授知识技能；一些图情专业毕业的已经担任业务中心负责人的硕士研究生再去自费读MBA（工商管理硕士）；一些本科生自费读图书情报在职研究生班；更多的青年人自费学习计算机技能和外语，适应数字图书馆和因特网的发展需要，从要我读变成了我要读。加强了复合型管理人才和专业技术人才的培养。
2000年，馆所又建立青年基金，每年提供近10万元的经费资助和奖励40岁以下的青年人开展学术研究，鼓励青年成材。
在进行人才建设的同时，馆所开展了以关怀广大干部职工利益的凝聚力工程。
①提高全体干部职工共同建设图情一体化新馆所的参与意识，在1996～1998年连续开展“我为馆所建设出份力”活动， 为新馆建设献计献策、集思广益。
②做好老干部工作，发挥老专家作用，邀请老同志一起参与思想政治工作建设，规划业务发展问题，进行调查研究，出谋划策。
③做好统战工作，举办由民主党派和党外专家参加的双月座谈会，通报馆所大事、业务方面的各项决策和改革的进展，倾听专家的建议和意见。
④开好职工代表大会，每两年一次的职工代表大会是民主管理的最高形式，馆所主要领导向代表汇报关系馆所发展和涉及职工切身利益的各方面大事，听取代表意见。
⑤关心职工生活，努力解决住房、医疗、福利、食堂等与群众切身利益相关的问题，切实改善职工生活和工作的条件。
人才高地是一个金字塔，要有坚实的基础才能堆出塔顶，要有人才不断涌现出的机制才能推动塔顶上升。馆所为引进、培训和重用人才制定的一系列政策和做法，与凝聚力工程相结合，使个人的利益、个人的发展、个人的作用和馆所的业务发展、人才队伍建设密切相连，形成激励机制。奠定了发现人才、扶植人才和培育人才的坚实基础，使人才建设进入良性循环。
3 科学管理与三项改革
机构合并以后，市政府在经费上给予较大幅度支持，以文献采购费为例：1995年是3000万元，1999年增加至6000万元。政府的投入能否达到资源共享、优势互补、提高层次、提高效益的目标？关键要深化改革，加强管理，主要内容为：建立信息化的计算机网络管理体系；推行系统管理、目标管理和项目管理；进行三项改革。
3.1 建立信息化的计算机网络管理体系
上海图书馆和上海科技情报研究所合并之时，正是新馆建设之际。8万平方米的上海图书馆新馆，参照世界一流图书馆的样式， 引进先进的计算机集成管理设备，必须建立适应现代化的计算机管理的体系。在进入新馆时，文献编目、流通和典藏部门，以及古籍善本部门都进行了初步的流程再造。
①文献编目完全计算机化，卡片目录经过两年过渡后于1998年取消；
②书刊外借和读者阅览实行磁卡管理，1998年改为IC（智能卡）管理；
③典藏图书全部条码化，实行计算机分级管理，出纳台与书库间通过计算机网络联系；
④古籍善本1～2级藏品全部数字化，通过计算机终端提供阅览。
计算机管理流程形成后，五年内建立了85万条书目数据，覆盖了中外文图书报刊资料。工作和管理方式向计算机化转变，工作效率大幅度提高， 人员精简， 职工的专业知识技能普遍提高， 服务质量上升。 1997年，在建成计算机管理流程的基础上，馆所内部网和办公自动化系统建成，完善的电子邮件系统构成一个虚拟的业务管理网络。馆内各个业务部门都具备了上网的条件，信息交流传递用电子邮件，并且可以开展网上业务讨论，实现了信息共享。随着数字图书馆项目的展开，馆所行政和业务管理中越来越多地采用现代化的信息网络方法，改变观念，再造流程，提高效能。
3.2 推行系统管理、目标管理和项目管理
图情合并之后，业务改革和创新项目很多，原来的组织结构和工作方法不能完全适用，班子在管理方法上推行系统管理和目标管理，例如，筹建开馆工作期间，为了科学、高效、优质地打好开局的第一战。领导班子认真梳理开馆各项工作，经过周密地分析、思考和研究，运用系统管理的方法，把数以百计的工作任务划分为8个系统：
①筹建设备
②计算机系统和数据库建设
③业务准备
④开馆准备
⑤搬迁准备
⑥人员培训
⑦精神文明建设
⑧楼宇管理
又以目标管理的方法明确责任部门和责任人，然后对每个系统的工作再加以具体化、协调化、时效化、定量化。例如，将开馆准备系统又具体细分为10个项目：
①资金筹集
②新馆宣传品和纪念品
③媒体联络
④开馆纪念册制作
⑤总体形象设计
⑥接待参观工作
⑦开馆庆典工作
⑧文字秘书工作
⑨新馆网站建设
⑩学术研讨会和专题座谈会
任务目标和要求明确，管理到位之后，工作效率大大提高，成效显著。以媒体联络工作为例，从1996年5月下旬到年底，7个多月里，国内报纸上有关上海图书馆新馆的报道和专访就有300余篇， 本地电视台和电台也频频组织专题节目和新闻报道。强有力的宣传攻势使全体上海市民很快了解了新馆，并且形成认同感——上海图书馆是1300万市民自己的图书馆，给新馆带来旺盛的人气。
五年来，馆所在重大业务发展中始终推行项目管理制度，明确责任人，打破部门界限，优化项目组成员组合，项目资金设备承包，分配管理机制灵活，普遍采用系统管理和目标管理方法，科学性强。取得了许多突破性的成绩。
3.3 三项改革。1996年，馆所提出“三项改革”的框架和方案，其内容为业务改革、人事制度改革、创收分配改革。增强干部职工的使命感和责任感，形成鼓励先进、鞭策后进、奖勤罚懒、竞争上岗、严格管理和快节奏、高效率、比工作、讲贡献的新风气。
三项改革中心以业务改革为核心，业务重组，流程再造，两个优化（优化现代化业务建设，优化读者服务质量）。提出体现跨世纪图情一体化特征的发展目标：建立一个网络，以数字图书馆为基础的上海市文献资源共享网络；二个基地，面向21世纪的教育培训和信息加工处理基地；三个特色，历史文献研究、信息咨询研究和图情一体化研究特色。业务改革突出现代信息技术、突出信息研究与开发、突出业务创新。
人事制度改革，精兵简政，按需设岗，馆内流动，双向选择，下放用人权。发挥两个积极性（干部的积极性和职工的积极性）。在推行岗位责任制过程中，重视岗位设置科学化，业务流程科学化。给部门用人权，并与分配权相结合，用人的多少和优劣与部门的效益直接挂钩，由部门自行控制。人员流动双向选择，优胜劣汰，人事处总量调控。把提高人员素质，提高工作效率工作由馆长一个人的积极性转化为每个部门的积极性。
创收分配改革，内部独立核算，发挥三个资源的优势（人力资源、信息资源和设施资源），分配承包（放水养鱼，藏粮于部门）。财务处集中统一管理全馆所的帐号和财务，经营处核定部门的经济核算方案，并与部门签订合同。在合同范围内，部门拥有经营自主权和分配决定权，拉开收入差距，鼓励部门和个人做大业务规模，开拓新的业务经营渠道。搞活不搞乱。
4 观念更新与创新发展
上海图书馆上海科技情报研究所合并五年取得了显著的成效，管理上的观念更新与创新发展的作用不可忽视。一个单位在改革和发展的各种不同思想观念碰撞过程中，树立一种干部与职工共同认可的价值观是至关重要的，它是单位企业文化的核心。图情合并后，馆所领导“对外抓形象，对内抓管理”，抓形象的立足点是宏扬“读者第一”的思想，抓管理的立足点是突出“两个效益”并重。
4.1 “读者第一”是图书情报界长期提倡的口号， 但是在大型图书情报单位现实管理中，能否以它作为重大决策的基础，在观念上还是有阻力的。1996年10月，馆所开始发放新馆外借证和阅览证，当时提出了一个承诺性的口号“三百六十五天天天开放，三百六十行行行办证”，凭身份证或护照，无限量办证。新馆建筑面积8万平方米， 其中读者阅览和活动场所3万平方米，开架式外借室容量15万册。 上海图书馆和上海科技情报研究所过去的读者证都是有限制的，参照过去的文献、设备、场地、工作人员的承受能力，新馆办证数量要控制在6万张左右。 从10月3日到12月31日，读者证发放已经达到8.3万多张，有意见说读者证不能再发下去了，否则场地容纳不了，书将被借空，工作人员的劳动强度也太大了。馆所领导班子内部也出现了分歧，“读者第一”的承诺受到传统观念的挑战。班子对此进行专门研究，将此作为关系图情业务改革的重要问题，引导干部职工更新观念，以读者第一的前提，调整采访、编目、 流通、 典藏等各个业务流程， 坚决保证无限量办证。 到1997年底，新馆向社会发放读者证25.9万张，全年外借书刊533 万多册，创造了历史记录。观念的更新带来一系列的改革，取消了某些特殊文献分等级审批阅览或外借的制度，取消了港澳台文献不开架借阅的规定，对任何读者都一视同仁地开放所有文献资料。珍贵的古籍善本全部数字化（至1999年底完成近100万页），让读者通过计算机终端阅览和打印。
4.2 “两个效益”是指社会效益和经济效益， 图书情报界讲社会效益理直气壮，讲到提高自身的经济效益，往往是心里想着却嘴上不说，管理上就无法到位。结果业务部门缺乏争创一流的激励机制和积极开拓的动力机制，职能部门缺乏服务一线的效率机制，人事管理上缺乏竞争机制，奖金待遇上缺乏按劳分配的利益机制，改革就不能深化，职工积极性难以调动，图情业务发展也没有经济基础。为此，馆所在“九五”发展计划中明确提出提高“两个效益”，并作为检验改革成果的标准。1997年初开展三项改革时，提出了三年里职工奖金翻一番的号召，这个目标不是由馆所来实现，而是各个业务部门通过提高信息服务层次和质量，通过业务创新来完成。同时提出奖金分配拉开差距，当年有些职工奖金收入大幅度提高，年奖金总额是馆长的两倍，甚至更高。观念更新后，推动业务工作迅速发展，1998年底，提前实现全馆所奖金翻一番。1999年荣获上海市公共图书馆行业服务规范达标活动排头兵、上海市文明单位、全国省市级公共图书馆一级馆第一名三块奖牌。两手抓两手都硬。
从1997年三项改革起步，在观念更新的基础上开展业务创新，遵照“收藏与发展相结合、收藏与开发相结合、收藏与研究相结合”的业务关系三个结合方针，围绕读者第一延伸服务内容，提高服务深度，拓展新的业务增长点。馆所有10多万持外借证的基本读者，是服务工作的重点，原来只能借图书，1997年增加期刊外借功能，每证每次可借图书两册期刊两本，受到读者欢迎，书刊流通周期缩短，办证量和外借册次上升，两个效益并举。历史文献中心增设家谱阅览室，向国内外参观者展示家谱精品，提供阅览和复制，举办国内国际谱牒研讨会，出论文集，家谱书目，与国外合办中华民族寻根网站，完美体现了业务关系的三个结合。
创新发展不仅是丰富、提高和完善原来的服务内容，更重要的是瞄准世界图情发展新趋势，拓展新的业务增长点，这也是班子成员经常思考的。1996年8月， 一名副馆长就在《图书馆杂志》上提出“我们应当有一个数字式国家图书馆计划”。馆所在图书馆计算机集成管理系统建设和馆藏数字化的同时，就开始了数字图书馆实验和建设，五年来一直保持国内先进的水平。2000年，又由一名副馆长领衔立项研究用于网络资源控制管理的元数据都柏林核心集（Dublin Core），并加入OCLC 的CORC实验系统（DC编目方式），始终保持现代图情技术领域的前瞻性。
创新发展又一个方面是抓住社会信息需求的新动向。1998年国家推出科技创新发展政策，信息咨询研究中心就与上海市高新技术认定办公室挂上钩，承担起上海市高新技术成果转化项目的查新业务；2000年根据国家科技创新工作的深化，又开拓了为科技型中小型企业申报国家科技部技术创新基金项目提供咨询研究服务的新业务，既推动了本市企业科技创新活动的发展，又提高了信息服务层次，创造了可观的经济效益。新馆拥有良好的会议展览条件，馆所就将它作为一个重要文化宣传窗口，新的业务增长点，成立了会议展览中心，开展市场营销，提供优质服务。五年来，馆所的会议展览中心已经成为上海文化、教育、外事和精神文明建设活动的重要场所，同时每年为馆所创造上百万元的经济收益。
上海图书馆和上海科技情报研究所的图情合一是鱼和熊掌要协调兼得的改革尝试，遵循一个目标、两大任务的原则，实行集中管理原则下的多体制运行，有公益性的图书馆体制、差额补贴的研究所体制、自负盈亏的企业化体制三大类型四种形式。经过五年的磨合，积累了一些经验，在新馆一流的硬件设施支撑下，图书馆业务创新方面取得了先发优势，情报业务也同步发展，初步实现了市领导提出的资源共享、优势互补、提高层次、注重效益的目标。目前，馆所正在制定“十五”计划，在下一个五年里深化改革，加大知识管理力度，进一步探索图情一体化管理的规律。
（收稿日期：2000—09—14）