摘要：随着社会经济的发展，我国的互联网信息技术有了很大进展，在企业中，传统的档案管理方法已经难以满足企业发展现状，我们应该充分利用信息技术大发展的今天，利用信息互联网技术改变企业档案管理方法，建设信息化企业档案管理方式。企业档案管理就是将企业所有实践所有记录信息进行分类整理，并对其进行妥善保存，并保证其真实性和完整性。这篇文章就对企业档案管理过程中出现一些比较常见问题进行分析，对企业档案管理实践和创新进行论述，对管理方面提出一些创新举措，使企业档案管理更加合理。
关键词：信息化；档案管理
引言
当今时代是一个信息化的时代，档案是一个企业的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一，而企业的档案管理信息化能切实提高企业档案管理效率，因此，在新形势下企业档案管理实践中，应制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。
1现代企业档案管理信息化概述
现代企业档案管理信息化主要是指在企业日常的档案管理过程当中，借助信息化的媒体来实现企业档案管理的这种智能化数字化，通过企业档案管理信息化来实现企业档案资源的科学管理，为企业竞争力水平的提升提供必要的依据。
2企业档案管理之中出现问题
2.1企业档案信息化缺少规范的策划与指导
由于在推进企业档案管理信息化的进程中，缺乏高素质的信息技术管理人才，致使在该过程中，管理人员不能起到有效的引导作用，从而导致建设过程缓慢，且收效并不明显。另外，由于在信息化档案管理的建设过程中欠缺规范的策划与指导，造成了许多人力、物力资源的浪费，整体上会对企业的发展造成影响。
2.2企业对档案管理信息化建设重视不够
部分企业领导只注重企业经济的发展和基础设施的建设，侧重于眼前既得利益，而忽视档案管理信息化建设。对档案管理信息化建设缺乏规划，企业档案管理系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面，也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。因而导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等状况。除此之外，思想意识上对档案管理信息化认识不足也阻碍了档案管理工作的创新与发展，以及档案管理信息化建设的进程，使企业档案管理的信息化进程缓慢，对企业整体形象的提升造成巨大影响。
2.3基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位
在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。
3企业档案管理信息化建设的对策
3.1提高对档案管理信息化建设重要性的认识
使企业领导、各部门工作人员充分认识档案管理信息化建设的意义所在，形成推动合力。特别是要提高领导层的认识，自上而下加大推进力度，发挥“关键少数”的关键作用。可以通过组织档案信息化建设培训班，到外单位考察交流档案信息化建设情况等方式，凝聚对档案信息化建设的共识。将档案信息化放在更加突出的位置，纳入企业信息化规划统筹考虑，强化人、财、物保障，与企业信息化同步实施。
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3.2健全企业档案管理信息化制度与相关的法律法规
企业档案管理信息化制度有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标，为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看，企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现，在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上，促进企业的健康稳定发展。从企业发展的具体方面来看，要加快企业档案信息化管理机制的构建，实现企业档案管理部门的独立性，明确各个部门的管理职责，以服务企业发展为档案管理工作的重点，提高档案信息资源的服务功能。
3.3完善企业档案信息化管理平台
传统纸质档案文件，由于受到现实条件制约，其档案管理流程显得比较繁琐，传统档案管理流程是制约着管理效率一个重要原因。建立信息化档案管理平台后，这个问题就可以解决，信息化档案管理是把整个工作流程一体化，使其效率提高。在信息化档案管理之中，我们需要利用互联网技术对档案收集和提取工作进行完善，减去一些不必要档案收集流程，优化剩下流程，大大提高了效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生档案资料通过互联网传送给公司档案室，这样有利于档案室对资料收集，并且还可以为公司减少对档案室人力资源投资。
3.4重视企业档案信息化人才建设
目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。
3.5加强档案信息化安全管理
档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全，如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全，即信息不为未被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏。
结语
现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。
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论文作者:张明瑞
论文发表刊物:《基层建设》2018年第21期
论文发表时间:2018/8/13
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