企业改制后，档案工作怎么办？——浅谈中小型企业产权制度改革后的档案工作，本文主要内容关键词为：档案论文,工作论文,浅谈论文,企业改制论文,中小型企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
按照党的十四届三中全会所作出的《决定》，建立现代企业制度，实行产权制度改革，目前在我国已全面推开。一些中小型企业，也已完成改制工作，成为“自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束”的法人实体和市场主体。作为法人实体，企业有权决定自己内部的档案机构和档案工作方式。由于一些中小型企业的领导层档案意识薄弱，从而给企业档案工作带来了一些影响，使得一些企业的档案工作处于滑坡状态。如：机构撤并、人员精简、投入减少、制度空挂、待遇降低。企业改制后，政府已转变职能。同时，档案行政管理部门的管理重点着重在国有大中型企业、重点项目、高新技术产业及机关、事业单位。在这种情况下，中小型企业改制后的档案工作何去何从，应引起我们的重视，值得我们去研究。
我们说，企业改制后，一些企业档案工作出现滑坡只是暂时的，随着现代企业制度的建立和完善，企业行为的规范化、法制化程度不断提高，档案工作只会加强不会削弱，这是由中小型改制企业所面临的外部环境和内部管理要求所决定的。
一、档案工作是关系到改制企业生存和发展的一项重要的基础性工作。
（一）信息工作是建立现代企业制度的一项主要内容。
现代企业制度的主要特征之一是“科学管理”，信息工作是建立现代企业制度的一项主要内容。
企业档案工作是企业信息工作的主要组成部分，企业档案是企业摄取信息的重要途径。在建立现代企业制度的过程中，企业档案工作不是可要可不要，而是在新的条件下，在更高的层次上，按照社会主义市场经济的需要得到相应的提高和加强。
从中小型企业的特点来看，其优势是一个“活”字，即灵活的组织机构，灵活的经营范围和经营内容，灵活的竞争策略和销售渠道。“灵活”表现在经营管理方面，即：内部决策快，调整产品结构快，组织生产投放市场快，同时，在劳动用工和分配制度等方面均可根据市场需要自主决定和调整。而这些优势的发挥都必须依靠及时、有价值的市场信息和扎实的内部基础管理工作，这两者又都离不开档案工作的支持。
企业档案是企业生产经营活动的真实反映，企业的一切生产经营活动：决策、生产、销售、技改、劳动用工、分配等都可在档案中得到重视。通过对企业档案信息的查找、分析、研究、发现、总结、提高并反馈于企业生产经营活动，必将有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。
（二）《乡镇企业法》的颁布实施，将会促使企业强化档案管理。
1997年1月1日起施行的《乡镇企业法》，第一次以法律的形式对乡镇企业发展的重大问题作了原则性规定，是当前规范乡镇企业行为、扶持和引导乡镇企业健康发展的重要法律。作为市场的主体，乡镇企业应当与其他企业一样，共同遵守规范市场主体的法律。该法要求乡镇企业加强财务管理、依法设置帐册、依法使用商标、重视企业信誉和产品质量、加强技术开发、加强环境保护和劳动安全卫生保护等工作，将会促使乡镇企业强化档案管理工作。档案工作是企业内部管理的基础。《乡镇企业法》的颁布实施，必将促使企业的经营管理朝着法制化的轨道运行。乡镇企业的档案工作行为，也将逐步实现规范化、法制化。
（三）股份制企业的管理特点，增强了企业对档案工作的依赖性。
中小型企业一般是通过股份制改造为股份有限公司或有限责任公司。从股份制企业特点看，改制企业增强了对档案工作的依赖性。
企业改建为股份公司，其产权性质发生了变化，必须依照法律、行政法规的要求，有步骤地清产核资，界定产权，清理债权债务，评估资产，这其中的众多数据，必须依靠档案来确定。改制后，企业成为独立的法人实体和市场主体，真正走向了市场，使得企业档案的作用得到进一步发挥：为企业提供经营方针、经营决策的参考，档案成为企业进行市场调研、市场分析、确定竞争策略的“信息源”。企业走向市场后，其法律事务将会增多，档案是维护企业合法权益的证据。股份制企业强化了职工的民主参与职能，其民主监督也得借助档案来实现。股东分红及产权认定必须以档案为依据。
二、改制企业档案工作必须纳入依法治档的运行轨道。
（一）改制企业档案工作必须在《档案法》及有关法律、法规要求的范围内进行。
企业改制后，根据现代企业制度的“权责分明、政企分开”的要求，行政部门不便再对改制企业下达指定任务，企业有权决定企业的一切事务。但是，企业自主并不是放任自流，市场经济是法制经济。这就要求企业必须守法，同时必须接受国家宏观政策的调控。对企业的这一调控反映在档案工作上，就是要求改制企业的档案工作行为必须在《档案法》规定的范围内进行，同时必须接受档案行政执法部门的监督检查。《档案法》对档案的范围、企业档案机构的设置、档案的管理、档案的利用以及违反档案法的法律责任均作了明确规定。最近，国家档案局、地方政府及档案行政管理部门就企业产权制度改革中的档案工作发出了一系列文件、法规，对企业集团、股份公司、合资（合作）企业、承包租赁企业、兼并企业、破产拍卖企业的档案的流向及管理，均作出了具体规定。企业档案工作必须在这些法令、法规规定的范围内进行。
（二）档案行政管理部门必须建立健全档案执法体系。
1、从组织建制上必须建立档案行政执法机构， 配备档案行政执法人员。最近，经国家档案局培训，已聘任了首批行政执法员。一些地方档案局也已聘任了行政执法人员。如深圳市政府向有关人员统一颁发了《行政执法人员证》和《行政执法监督检查证》，有关人员持证上岗。这样更有利于对企业档案工作的监督。2、进行档案行政执法， 必须抓好档案法规制订与组织实施。必须建立健全档案工作地方性法规，将《档案法》的有关规定明确化、具体化。同时还可制订一些行政责任和经济处罚条例。3、进行档案行政执法， 必须做好档案的执法监督与检查工作，并将处理结果落到实处。对中小型企业执法与检查的重点，应包括：《档案法》的法制教育普及情况，档案是否实行了集中统一管理，档案机构的设置，档案制度的建立与执行，档案人员的配备与待遇，档案工作的投入等等。
（三）地方档案行政执法部门也要加强对中小型改制企业档案工作的监督、指导、检查、协调。
有些同志认为，目前档案行政管理部门对企业档案的管理，应重点管好国有大中型企业，抓住企业集团、总公司这个龙头，其他类型的企业，只要加以引导即可。不可否认，大型企业在我国国民经济和档案事业中具有决定性的和引导性的作用。但是，从中小型企业对国家的贡献和档案事业的发展看，不可忽视中小型企业和中小型企业的档案工作。中小型企业占全国企业总数的99%。江苏省是全国乡镇企业最多的一个省份，而乡镇企业是中小型企业的主体。我县工业总产值的75%，财政收入的55%都来自乡镇企业。不少企业档案工作已有一定的基础，在前几年档案管理升级中，有的已获得档案管理“省级先进”、“市级先进”，还有的已获得“国家二级”证书。若让这类企业档案工作放任自流，将会给企业和档案事业带来严重的损失。那么，中小型改制企业档案工作执法监督检查应由谁来承担？国家经贸委关于放开搞活国有中小型企业的十八条意见中，明确规定将放开搞活国有中小型企业的权利和责任主要交给地方政府。因此，中小型改制企业档案工作应由地方档案行政管理部门行使行政执法职能。各级地方档案行政管理部门必须将这类企业档案工作纳入行政执法检查范围，做好这类企业的规划、指导、监督、检查、协调工作。当然，随着产权制度改革的深入，企业数量剧增，类型日趋复杂，将给档案行政执法部门的工作带来一定的难度。因此，改制企业档案部门也应有所作为，增强工作的主动性。同时，有人已提出：通过建立行业间或企业间档案工作者协会来开展业务交流活动，增强档案人员之间的联系。
三、档案工作必须适应改制企业的要求。
（一）档案机构设置。
中小型企业包括国有小型企业、集体企业或乡镇企业。一般改为股份有限公司或有限责任公司的比较多。股份制企业是以盈利为目的的经济组织，在企业管理机构上具有层次分明、结构干炼的特点，具有较强的自我约束和自我发展的能力。与大企业相比，小企业势单力薄，经营风险更大，危机感更强。因此，小企业更需要加大改革力度，转换经营机制，灵活地根据市场经济要求，选择合适的管理体制、组织形式和经营方式，克服大企业管理层次繁多、经营机制不灵活的弊端，形成精干的管理机制。因此，企业档案管理工作必须跳出单一的档案管理模式。针对中小型企业的特点，在公司办公室领导下的档案、情报、资料一体化的管理模式，是目前企业档案管理的一种较好的模式。首先，企业档案实行一体化管理，可以较少的人力、物力，获取较大的效益。其次，档案、情报、资料实行一体化管理，提供的信息较之档案单一管理更完整、更系统、更全面、更有价值。最后，实行一体化管理，也是企业将市场竞争的压力引入企业内部的一种形式，它使企业档案人员能够在经营风险压力下，发挥企业主人翁精神，增强紧迫感。
（二）档案管理制度。
企业改制后，企业档案的管理制度必须适应改制企业的要求。因此，要对以往的管理制度进行修改和完善，以适应这种变化。
从企业档案的收集重点看，原来收集的重点为党政档案、生产技术类档案。企业改制后，经营管理类档案将成为收集重点。
从收集的内容看，企业改制后，大大丰富了企业档案的收集内容。首先，股份制企业建立时即形成如下材料：公司章程、可行性研究报告、申请报告、验资证明、公司注册登记材料、营业执照等。公司募集股份形成的材料：股东名册、投股登记、股权证明书等，股东大会、董事会、监事会会议材料，会议选举材料。企业改制后，主要是以国家的法律、法规作为企业的约束机制。企业中涉及法律事务性的文件将会增多，如：企业的经济合同、商标，企业为维护自身合法权益解决侵权纠纷而形成的文件。企业改制后，对原内部管理制度将会作出调整，也会形成新的档案材料。在制订归档范围时，必须将其划进去。
从档案借阅制度来看，也必须根据企业要求重新制订。如借阅档案的审批手续较前而言，有的必须从严掌握，如涉及企业商业秘密、技术秘密的档案，必须严格审批手续，防止泄密失密。而有关企业的生产经营情况，财务报告及财务开支，在一定的范围内必须简化审批手续。因为企业改制后，增强了职工民主管理与监督职能。《公司法》规定：股东有权查阅股东会会议记录和公司财务会计报告。监事会或监事有检查公司财务的职权，有对董事、经理执行公司职务时违反法律、法规或者公司章程的行为进行监督的职权。在制订借阅制度时，必须体现股份制企业的这一精神。
（三）管理方法
有关企业产权制度改革中档案的管理，国家及地方档案行政部门曾发文作出具体规定，如南通市体改委、档案局联合下发的《关于企业体制改革中档案管理工作的若干规定》中对企业改为股份公司的档案管理作出规定：企业单独组建或改制为股份公司的，其组建或改制前后形成的档案应分别组成保管单位。因此，改制前后形成的档案应分别组卷。同时，在企业改制中或组建公司时形成的档案，也应单独组卷，分类保存。特别是涉及到股权、产权等档案资料，更应倍加保护，不得遗失。如果企业实行“档案、情报、资料”一体化管理的，其管理要求与以往档案单一管理应有所不同。在“一体化”管理模式中，其档案管理仍处于中心地位，但是，情报、资料的管理也有其自身特点。情报讲求收集和提供的及时性、可靠性，同时，情报在一定的条件下，也可以转化为档案，情报较之档案具有动态性。资料的管理一般与图书管理相同。注意资料与档案的内在联系，有些资料内容即档案信息的必要补充。档案、情报、资料实行一体化管理，必须重视三者之间的有机联系，以有利于档案信息的提供利用为佳。当然，如何才能有效地实行一体化管理，将有待于在实践中探索、研究。
（四）利用范围
档案工作如何在企业中求生存，求发展，关键在于档案工作自身力量的强弱。档案利用工作是企业档案工作的生命力所在。企业改制后，档案的利用范围大大地拓宽了。企业作为独立的法人实体，必须自主地决定企业的一切生产经营活动。中小型企业的经营者对所有事情都要独立拍板，需要了解诸多领域的情况，这就需要档案部门提供的信息具有广泛性、综合性。中小企业也需要确立经营战略，分析企业的内外环境和企业的能力，制定理想的企业经营计划。档案部门可依据企业原始基础资料，结合市场调研情况，分析其有利和不利因素，加工整理编研资料提供给企业。企业要扩大产品影响，进行广告宣传，开发新技术，必须依据档案进行提炼、借鉴、总结、提高。股份制企业还必须向股东定期公布财务报告，这也要靠财务档案来实现。
（五）人员要求
改制企业管理的科学性，对档案人员也提出了新的要求。首先，竞争择优上岗，保证档案人员的素质。其次，要求档案人员必须提高自身素质，成为除掌握档案专业知识外，还懂得相关专业知识，如情报、图书管理，经济管理等方面知识的一专多能的复合型人才，以适应企业档案管理工作的需要。
企业改制后，对企业档案工作来说，既是挑战，又是机遇，它将给企业档案工作带来一定的压力，同时，也将促使企业档案工作迈上一个新的台阶。我们必须抓住机遇，迎接挑战，跟上企业发展步伐，为企业作出更大的贡献。
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