我国电子文件研究现状与走势，本文主要内容关键词为：走势论文,现状论文,我国论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文试图通过对1994年1月至1999年10 月我国档案报刊上发表的有关电子文件的研究文献（计83篇）的分析综述，展示世纪之交我国电子文件研究之现状，并分析其未来走势，藉此为这方面的进一步深入研究提供思路。
（一）
1. 关于电子文件基本理论问题的研究
1.1 电子文件的定义
电子文件的定义，是对电子文件的基础理论研究，但目前在我国尚未形成定论，其代表性的基本观点，大致分为以下几种：
一是以逻辑方法进行界定，所谓的“电子文件”是指其形成和利用均依赖电子环境和技术的文件。这种定义要点是：用计算机生成和读取；以数字代码记录信息；要符合“文件”要求（注：冯惠玲《拥有新记忆——电子文件管理研究》，《档案学通讯》1998年第1—6期。）。
二是以列举方法进行界定，所谓的“电子文件”是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文件材料。（注：谢然《电子文件及其对档案工作的影响》，《北京档案》1995年第6期。）
三是以综合方法进行界定，如“电子文件”为能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。（注：邓小军《热门话题：电子文件》，《中国档案》。）
1.2 电子文件的特点
对电子文件的特点认识，是认识电子文件的基本前提，也是对电子文件实行科学管理的基础。目前对电子文件的特点已达成共识的观点主要有：电子文件有依赖性；信息非人工识读性；信息与载体可分离性；信息可变性以及信息共享性。当然，由于研究的角度、取材特点不同，对电子文件的理解各有侧重，对电子文件特点的认识就不尽相同，如，电子文件的物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（注：电子文件管理研究课题组《电子文件的特性》，《中国档案报》1999年第4期。）； 多种信息媒体的集成性（注：何嘉荪《论全宗的异化——电子文件时代有全宗吗》，《档案学通讯》1998年第2期。 ）；所用技术的不稳定性（注：电子文件管理研究课题组《电子文件的特性》，《中国档案报》1999年第4期。）；对环境的湿度、 防磁性等条件有很高的要求（注：谢然《电子文件及其对档案工作的影响》，《北京档案》1995年第6期。）。
1.3 电子文件的理论及原则
对于这一问题是国内电子文件领域中普遍关注的问题，有以下几种认识：
一部分学者认为，电子文件的出现对传统的档案理论的研究产生了极大的影响，并把这种影响看作是对档案理论的加强和完善。
他们认为，对于电子时代的全宗理论，只要人们仍然有根据文件形成过程利用档案信息的要求，仍然需要档案信息作为凭证，那么按历史主义原则，即按文件信息之间的历史有机联系或来源原则处理档案信息的方法就将永存，全宗也将永存，但是全宗的具体形式将出现异化和多样化，有可能仅仅在智能控制状态下出现，并且其作用也会起变化（注：何嘉荪《论全宗的异化——电子文件时代有全宗吗》，《档案学通讯》1998年第2期。）。
对于电子文件的基本原则，他们同样认为，电子时代没有抛弃档案的来源原则，但是对来源原则应有更深的认识。传统的档案来源可概括为两个方面：从外部看是尊重全宗，从内部看是尊重原始顺序。目前随着电子文件的大量产生，后者愈来愈受到普遍关注，源于来源原则的档案检索系统，必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。来源原则会在接受挑战的过程中证实自身的生命力。（注：王健《电子文件挑战来源原则》，《北京档案》1997年第5期。）
对于电子文件价值的认识，他们认为，档案价值观点，如档案作为历史记录，其凭证价值与信息价值同样适用于电子文件。因为，电子文件的业务方法、技术，并不完全否定现有档案业务环节的方法、技术，而是必须沿着继承与创新的道路前进（注：李晨生《电子档案的方法论》，《兰台世界》1998年第1期。）。
而另一部分学者则指出，电子文件将完全改变传统档案的理论基础。首先，电子文件要求对某些基础理论和基本原则进行变通或修改，如档案的定义是否适用于电子文件、电子文件能否作为档案、能否作为法律凭证；其次，电子文件将影响档案理论的研究内容；再次，电子文件要求我们重新确定档案学的学科属性。另外，计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗内文件的不可分散等原则（注：蔡晔《论新型档案载体对档案工作的影响》，《山西档案》1998年第1期。）。
2. 电子文件管理的基本内容
2.1 电子文件管理的策略与模式
对于这一问题，我国档案界的学者们认为，随着国内电子文件研究与应用的深入发展，电子文件对实际工作也提出更高的要求。
①关于电子文件管理的策略与模式。部分学者认为，电子文件管理的策略应该从现行文件工作领域入手，在电子文件的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度，制定对电子文件的处置控制措施，从而识别和保护电子文件的原始结构，了解在整个生命周期中文件组合的变化。
②对于国外学者提出的后保管模式，中国学者普遍予以重视。所谓“后保管”模式，指的是一种以来源为中心，以知识为中心的管理。而长期以来实行的以实体为中心的管理则被称为“保管模式”。档案界普遍认为，档案工作者应培养后保管意识，重新定义自己在信息时代的位置。电子文件的非实体性、不稳定性等特征迫使档案工作者把注意力从它本身转向它的过程，从实体转向它所包含的信息，从个体管理转向宏观管理，从事后管理转向前端控制。“后保管”模式使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中，将传统理论对实体保管对象的关注，转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注，尽可能考虑文件各个阶段，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。
2.2 电子文件管理的归档方式
与纸质文件有着本质不同的是电子文件的归档方式和特殊归档现象。许多学者对归档的方式、范围、要求、时间等作了具体规定，占主流思想的是“纸、电”共存方式。持这种观点的学者认为，档案机构统一管理电子文件较为合理，在归档过程中，电子文件的移交可分为介质移交和网络移交两种方式，因此，归档方式就有软盘的归档和网络中的置换归档。而磁盘存储，脱机采集的做法，不是电子文件归档的最佳方式，较好的方式是以网络传输为主，脱机采集为辅（注：丁春平《电子文件归档工作初探》，《档案学研究》1998年第2期。）。 学者们还提出新“两套制”现象，即电子文件与纸质文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成电子文件的专用软件必须一同归档。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有更多的电子文件独立地转化为电子档案，但硬拷贝仍将是一种安全的备份形式，纸质档案的数字化可有所选择，而多种介质档案并存的状况将长期存在（注：林芳、牛金芳《电子文件的问题与探讨》，《档案管理》1998年第2期。）。
而另一部分的学者认为电子文件可独立存在，对电子文件的归档要求一般可归档一份（原版）即可，仅对一些有重要意义的电子文件才必须要以硬拷贝的形式予以保存（注：李纯凤等《论电子档案的形成、特点与管理》，《沈阳档案》1997年第7期。）。
2.3 电子文件管理的鉴定
鉴定在档案工作中也是至关重要的一环。传统的鉴定工作包括鉴别档案的真伪和鉴定档案的保存价值。电子文件为鉴定工作带来较大的难度。一方面，由于电子文件易于复制、删除和修改，使电子文件的原始性不易被认可，从而成为鉴定电子文件的主要障碍；另一方面，信息系统中的信息和数据有时随着用户的需要不断修改和补充，也很难给电子文件划定固定的保管期限。电子档案从根本上区别于传统档案，具有虚拟性与流动性的特点，这使得档案信息与载体相分离，而且其载体易被修改、复制。因此人们对电子档案的凭证性发生怀疑。
对此，我国学者认为，应对电子文件在鉴定方面提出要求：一是加强管理，使电子文件的产生、运行过程都处于可控制的环境中，排除可以修改它的可能因素；同时要定期对整个系统进行检查、维护，坚持健全、正确的程序以利于保证电子文件的档案价值与凭证作用。二是从技术上采取措施，如电子签名或水印；三是制定相应的法律与标准规范。目前实际工作中的办法有：备份，即软拷同时归档；采用缩微技术（注：林芳、牛金芳《电子文件的问题与探讨》，《档案管理》 1998年第2期。）。
对于鉴定工作的标准与方法，学者们认为应沿用纸质文件鉴定思想原则，并制定电子文件专用的标准、方法。有学者根据法国学者哈罗尔德的观点把鉴定工作提高到新的高度，提出机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定和文件技术状况的鉴定。分析文件价值的宏观思路的要点在于主要通过文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件的价值，常表现为“批处理方式”。技术鉴定包括可读性鉴定、可靠性鉴定、安全性鉴定。其中，可靠性鉴定是指档案的内容是否真实、完整、准确。对电子文件或数字化档案可靠性验证方法是发送或写入时，对所要保护的电子文件或数字化档案，进行检验和作加密变换，产生篡改检测码，附在数字化档案之后。安全性检验则包括计算机病毒检验和电子文件或数字化档案的载体质量的检验等（注：张文浩《文件电子化和档案数字化给档案管理带来的变化》，《档案》1998年第5期。）。
2.4 电子文件的著录
电子文件的著录是现阶段的一项重点工作。目前，存在以下几种观点：一是电子文件的著录应遵循传统的档案著录规则，并制成机读目录（注：《电子文件归档与电子档案管理办法》，《中国档案报》1999年第7期。）。 二是传统的文件或档案的著录规则已不能完全适用于归档电子文件。因此，在管理办法中应根据电子文件的特点明确其著录规则，主要明确著录项目和各项的定义。电子文件的著录包括对载体的著录和文件的著录两类。对载体的著录包括：载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注。对文件的著录包括：文号、文件题名、文件名、文件类型、技术环境、责任者、编制日期、归档日期、相关文件档号、文件来源。还有一种观点认为，电子文件可以方便地利用计算机进行著录。首先将具有保存利用价值的文件以文本文档方式转存到硬盘（或磁带）上，对这类文件不用进行人工立卷、排列和著录；然后，利用文本文档可以方便地实现全文自动检索的特点，运用计算机对已存入硬盘的电子文件进行自动著录标引（注：陈平等《试论电子档案与纸质载体档案结合管理的途径与方法》，《贵州档案》1998年第3期。）。
2.5 电子文件的利用
对档案部门来说，提供电子档案的利用主要有以下方法：一是提供物质载体的拷贝，档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。二是用数字网络传输电子档案，这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料。三是通过计算机直接提供利用，即利用者通过档案部门或另一检索机构的计算机，在档案部门的网络上直接查询。另外，在利用管理方面也应有明确规定，如利用时使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借；利用时要遵守保密规定；利用者对电子档案的使用应在权限规定的范围之内（注：刘伟晏《电子文件归档后的保存、维护与利用》，《中国档案》 1999年第5期。）。
2.6 电子文件的保管
电子文件的保管是一门全新的课题，许多学者都很注重这一课题的研究，对电子文件的保管提出了各种具体要求。如应该把电子文件放在单独的房间，作好防磁、防静电、防潮、防尘工作；电子文件在保管中，要复制备份盘，做好定期拷贝工作（注：芮炳夫《电子文件管理中几个问题的探讨》，《航空档案》1998年第1期。）。 由于新型档案载体较容易复制，而且各载体之间的信息转换方便，所以在需要的时候，人们可以将对保管条件要求高的载体中的档案信息转换到易于保管的载体上。如可以将其他载体中的档案信息记录到CD—ROM光盘上， 因为运用该光盘的只读式，可以使记录长期保存，不可更改。而对于光盘保管的措施从技术上主要总结为：减少利用次数，选用存取速度较快的光驱，选用激光脉冲宽度较小的激光器等。
一些学者还从宏观的认识高度把握电子文件的保护。他们认为，由于对电子文件有通过载体而危及信息的危害和直接针对信息本身的危害，于是对于电子文件的保护就要从两个方面采取措施：对于载有信息的载体的保护和对于电子信息本身的保护。后者是电子文件保护的实质和目的，前者又是实现后者的一种间接形式。
结合国际上的研究进展，部分学者把电子文件保护研究进一步引向深入，提出了档案保护与信息存取并轨的发展趋势，在保护文件的同时还以现代化的存取方式为用户提供多途径、远距离的检索（注：刘家真《当前我国电子文件的来源与种类》，《北京档案》1999年第1期。）。
2.7 电子文件管理的具体规则
目前，我国已经出台了电子文件管理的两项具体规则。一是《电子文件归档与电子档案管理办法》（注：《电子文件归档与电子档案管理办法》，《中国档案报》1999年第7期。）；二是《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（注：《CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》，《中国档案报》1999年第7期。）。 在《电子文件归档与电子档案管理办法》中，规定了电子文件的收集与积累、整理、归档、移交与保管的具体措施和方法；《CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》则明确了CAD电子文件的收集积累、 整理鉴定与归档以及管理方面的内容。这两项规则的出台，标志着我国的电子文件标准化又向前迈进了一步，为电子文件的管理提供了依据。
（二）
纵观我国电子文件研究的现状，可以看出，我国电子文件研究的时间不长，但取得的成果不少，尤其最近两年，成绩显著。根据我国电子文件的现状，可以比较清晰地看出我国在21世纪电子文件研究的基本走势：
1.电子文件的研究视野将进一步扩大
在发表的83篇文献中，有译文5篇、介绍国外研究情况的5篇。这几篇文献发挥了极其重要的作用，可以说，在一定意义上，国内研究对旧有观点的突破主要源自对国外研究成果的引入、借鉴和使用。因此，在这方面国内学者将会进一步加大工作的力度，会更加密切地注重与国际档案界的合作，在与国际接轨的基础上形成自己的研究特色。
2.电子文件的研究在内容上将进一步深化
从研究现状来看，电子文件的研究在内容上还大都停留在感性认识上，理性认识不足，或是理性认识缺乏一定的深度。在发表的83篇文献中，涉及各方面内容的文献有21篇，占25%左右，这类文献对电子文件的归档、鉴定、保管、利用等各方面都有一定的见解，但每个方面的研究都不够深入，大都停留在一般的工作问题上。此外，对电子文件的分类研究少，一般是对文字处理文件的研究，而对其他各种电子文件如数据库文件、电子邮件、图像文件、声音文件、多媒体文件等，针对其特色如何管理的研究比较缺乏。
3.电子文件的研究在理论上将会有所突破
什么是电子文件，就这个最基本的理论问题目前的认识还不统一。对电子文件的认识是研究电子文件的最根本的出发点，研究某一对象，首先要准确把握对象的定义。从目前情况来看，对电子文件所下定义缺乏严密性、准确性。因此，随着实践及研究的深入，我国对电子文件的认识将会有新的突破，对电子文件的特点与性质也将会有更清晰的认识，并将带来一些理论的创新，如对电子文件管理的全宗理论及来源原则的新认识、对电子文件信息价值及法律凭证价值的新认识等，从而在继承与批判传统档案理论的基础上，形成电子文件管理的新理论。
4.电子文件管理的标准化力度将会进一步加大
电子文件是现代化的产物，没有标准化就没有现代化。从目前我国研究的现状看，对电子文件标准化这一重要课题的研究涉及还不多，如电子文件的著录标准化问题，电子文件存贮格式的标准化问题，电子文件管理的元数据标准化问题等，都是电子文件标准化管理中的基本问题，这些问题不解决就会严重阻碍电子文件的科学管理。因此，可以预见，随着电子文件管理的实践与理论的发展，对电子文件的标准化管理的力度将会进一步加大。
5.传统档案馆的管理职能在电子文件管理时代将会有新的变化
电子文件的管理是全方位、全过程的管理。因此，随着电子文件管理的理论与实践的深入发展，传统档案馆的管理职能已不能满足电子文件的管理要求，所以，也就必然要求拓展传统档案馆的管理职能，如档案部门对创建电子文件计算机信息系统的设计的介入，对管理电子文件的法规性、政策性文件制定的介入，对电子文件创建人员的指导与培训及电子文件的鉴定、著录等业务性工作向文件创建阶段延伸等，这些都将赋予电子文件管理时代的档案管理职能新的含义。
标签：电子文件归档与电子档案管理办法论文; 工作鉴定论文; 工作管理论文; 载体论文;