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摘要：人事档案管理制度源于高度集权、人才资源行政分配的计划经济体制，成长于以单位为基本组织形式的特殊时期。计划经济的终结，加之市场经济蓬勃发展，形成于计划经济时代的人事档案管理制度已然不能适应新的政策环境，致使传统的以“官本位”为核心定位的人事档案管理制度的政策功能弱化或丧失，以致目前我国人事档案管理制度的执行总是无法带来所期望的正向效果，人事档案管理制度处于前所未有的尴尬境地。
关键词：新形势；高校人事；档案管理；问题与对策
导言
长期以来，高校人事档案管理一直处于很强的工作地位。这种强有力的工作模式使得高校人事档案的管理能够集中在人事档案的管理上，即由档案的相关人员来传递档案。与此同时，高校人事档案的管理过程和服务态度也缺乏人性化，这往往使得档案的相关人员在向各相关单位传递档案以发放相关证明材料的过程中反复奔波。这种工作模式，使得档案相对人在未充分意识到档案重要性的情况下，忽视了对档案的管理与转移，进而出现了“人档分离”和档案内容不全等问题，甚至进一步造成了高校的人事档案储备不齐全，档案管理不规范等问题。新时期人事档案开始发挥重要作用。高校人事档案管理及其对口单位应充分重视档案工作。高校人事档案管理工作者应充分认识新时期人事档案管理面临的新问题，并有效解决这些问题。在这种背景下，本文研究的高校人事档案管理面临的新问题及相关解决方案对高校人事档案管理具有重要的理论和实践指导价值。
1加强高校人事档案管理工作的意义
1.1 记录和提供历史信息，形成教职工考评的基础性材料
高校人事档案内容广泛，内容多。有关教师的学校状况、参加工作后的奖惩、工资、职称评定和聘用、年度考核以及岗位任免的信息都包括在内。该系统记录了每个教员的教学和科研成果，可以说是每个教员综合素质的最全面记录。这些信息在漫长的时间长河中一点一点地积累和记录。因此，人事档案的收集和准确记录为教师和行政人员提供了最基本的原始材料。高校现在考核选拔干部的考察方式越来越多样化，但是人事档案资料所反映出来的考核和奖惩信息仍然被视作最重要的考评依据。因此人事档案资料与个人利益密切相关，影响着教职工在高校发展的方方面面，形成了教职工评价和考核选拔的基础性资料。
1.2在干部任免、职称评聘等工作中提供准确参考信息
近年来，在选拔任用干部和教职工职称的过程中，由于一些教职工对过去的信息记忆模糊，高校人事关系频繁流动，人事档案保密性高，人事档案和行政人员的严肃性不足，教职工填写的任免表中的个人信息往往不同于人事档案中的个人信息。近年来，随着国家政治经济体制改革的深入，干部的提拔和任用呈现出年轻化的趋势。因此，一些被调查和任命的干部违反了规定，试图通过修改人事档案，如年龄和其他信息来达到晋升和任命的目的。但正如前文所述，人事档案资料较为详细地记录了高校教职工自入学以来到参加工作的方方面面的个人信息，所记录的信息时间跨度大、内容也很丰富，这就使个人信息被篡改的可能性降低，因此通过查阅人事档案资料，可以对个人信息进行比较、核准，从而为高校人事管理部门提供准确的参考信息。
1.3 促进“人尽其才”，激发教职工的工作积极性
作为高校教学和科研管理的重要档案信息，加强人事档案管理的主要目的是为高校人才队伍的建设和发展提供和保存历史信息。人事档案作为人才信息最重要的载体，记录着高校人才队伍建设过程中人才引进、培训、考核和使用各个环节的具体信息。与此同时，他们记录了职位、职称、工资、福利、科研项目完成情况的变化，以及教学和行政人员的文章和论文的出版情况。这些内容可以为专业技术人员的职称评定和竞聘晋升，以及管理人员的职务任命提供重要参考。个人各方面的信息通过人事档案资料得以保存，完备的人事信息对了解高校教职工的个人特长及成长路径从而为合理使用人才、合理安置岗位提供有益借鉴，从而能够更好地做到人尽其才，充分调动广大教职工的工作积极性使其在自己擅长的岗位上更好地发光发热，投身到高校的改革和发展建设浪潮中去，推动高等教育事业的不断发展。
2新形势下企事业单位中人事档案管理中存在的问题
2.1人事档案管理人员队伍整体素质水平较低
人事档案管理是一个非常系统的项目。工作内容非常复杂，具有很强的连续性。如果不投入大量人力，很可能导致工作结果不佳，也无法确保文件管理的质量。随着科学技术的快速发展，公共机构的档案管理人员数量与过去相比正在逐渐减少。同时，人事档案管理人员队伍建设问题突出，管理人员整体素质有待提高，管理意识薄弱，实践能力有待提高。档案管理人才队伍建设已成为制约人事档案管理的瓶颈。
2.2建立人事档案的随意性比较大
归档是一件神圣而严肃的事情，它是个人成长的精确记录。它不仅包括生活中重要转折点的记录，还包括个人意外发生的生活间歇期的记录。因此，单位领导和员工应该正视并尊重归档工作。他们不应该根据个人意愿或个人需要随意归档文件，从而破坏了归档工作的原则。进一步加强人事档案管理的严肃性，完善人事档案管理制度和机制，已成为未来人事档案管理发展的一个重要方面。
2.3缺乏资金，管理方式过于老旧
首先是缺乏必要的硬件设施。许多高校的人事档案缺乏大量的资金和设施。没有独立的档案、阅览室和办公室。充其量，只实现了办公室和档案的分离。空调和其他硬件设施都是空洞的梦想。人事档案管理条件落后的高校只使用小木箱来存放人事档案。其次，现代化水平极低。随着互联网技术的飞速发展，利用网络管理人事档案信息是大势所趋。然而，有些高校的档案管理人员故步自封，毫无新时代的思想观念，依旧被过去的条条框框所束缚，脱离了信息时代的轨道，档案的管理依旧停留在纸质档案的建立与保存上，实体管理依旧是重心所在。大部分统计工作仍然依靠手工作业。工作人员的工作重心始终是材料的整合与存档，仅仅追求表面上的整齐划一，没有强调内在的整体把握和动态管理，导致了严重的人力资源浪费。某些高校配有微机，但是其只能打印档案目录，无法搜索或者查找详细的人事信息，其仅仅是一种工具，不可进行档案管理。部分高校虽然成立了电子数据库，但是因为开发的软件功能很少，和上级配备的软件难以共存，做不到对复杂人事信息的分类和汇总。
2.4对人事档案管理工作重要性认识不足，重视程度不高
人事档案管理在现代劳动就业管理中的重要性主要体现在两个方面。对企业来说，发现、使用和管理人才、全面调查员工、安排工作是企业的重要基础。它也是人力资源管理中人员预测和系统调节的重要基础。对员工个人来说，这是员工学习和工作的书面证据。人事档案管理部门可以据此规定员工的退休年龄，提供身份证明，并为流动人员申请社会保险。提供身份证明和婚姻状况等。总而言之，他是职工享有企业各项工资福利待遇的前提条件。然而，有很多现代企业对人事档案管理的认识错误，他们认为传统的人事档案管理已不能适应新形势下管理工作的要求，导致企业人事档案管理中出现混乱的状况，存在档案损坏、档案混乱、档案被破坏甚至档案丢失泄密的问题。
2.5过度强调档案的保存，没有进行合理开发与利用
首先，人事档案的充分开发和合理利用没有得到高度重视，这不符合新时期人事制度改革的趋势。过分强调档案的保存和归档，没有进行合理的开发和利用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，很多档案材料被忽视，使用频率更高的材料都是关于工资调整、党员团体材料、结算处理等。很少有真正用于选择人才和预测领域的东西。再次是档案的使用始终处于被动位置，通常都是领导安排或者上级下达指示之后，有关工作人员才会匆匆忙忙地整理文献资料，完全没有主动性和敬业精神。最后是人事档案的开放利用方式有限。现阶段人事档案管理部门的工作方式已经难以满足时代的需求了，仅重视纸质档案，忽略了电子档案的存在。把互联网信息技术仅仅用在存档方面，没有充分发挥其优势，导致档案的利用率极其低下。
3人事档案管理对策分析
3.1 树立正确的人事档案理念
人事档案工作是一项非常政策性的工作，也是人事工作不可缺少的一部分。我们不仅要重视人事档案的历史评估功能，还要重视个人的实际表现和能力。无论在计划经济时代还是社会主义市场经济时代，各类人才的培养、选拔和使用以及人力资源的社会化配置都离不开人事档案的使用。各级领导应充分认识人事档案工作的重要性，正确认识人事档案的历史作用和现实作用，加强法律意识，“善待”人事档案，提高管理水平。人事档案处理应列入议事日程研究妥善解决，以避免这些档案因为处置不当而被遗弃或丢失，造成不应有的损失。
3.2 促进人事档案管理实用性提升
高校人事档案管理工作，应当从高校对于教育工作者的管理需求出发，突破传统的信息管理的局限性，扩大人事档案信息收集的渠道，从而获取最为有用的信息，并且要保证档案信息的真实性、完整性，从而为高校教育工作者整理好其档案信息。此外，有必要不断优化大学档案信息的显示方式。在当今高度发展的信息技术中，高校人事档案管理应该合理利用这些先进技术。除了以传统文本、表格和其他形式显示档案信息外，它们还可以适当地附有图片和其他文件，必要时还可以建立视频档案等。通过丰富多彩的档案管理形式，人事档案管理可以为高校教育工作者开展人事资源管理工作提供更多的参考资料。。
3.3 完善档案管理工作流程
高校的人事档案管理工作相比一般性企业而言更为严格，其完全按照高校制定的档案管理流程和制度来完成人事档案管理的相关工作。例如，在高校人事档案的管理中，档案对应方必须提供其以前工作的辞职证明。不管以前工作的档案对应方的工作单位是否仍然存在，都必须要求档案对应方办理该工作单位的离职证明，否则，档案不会被录入或转移。这种严格的文件管理模式在处理文件传输时经常让相关人员困惑。在档案转移过程中可能会遇到种种未预测事件，因此，高校档案管理工作流程应该根据各转档风险，制定更加完善的工作流程，将所有可以预见的问题提前制定应对方案，对实在无法提供离职证明的档案相对人，可以让其提供能证明其已离职的信息凭证，如银行流水、社保流水等信息，并签订相关责任厘清协议，既规避档案管理风险，又便捷了档案相对人的转档事宜。
3.4 加大高校档案管理工作投入
充足的资金、物力、人力投入才是保障高校档案管理工作有序开展的重要保障，俗话道“巧妇难为无米之炊”。为此，为促进高校人事档案管理工作创新目标的实现，使高校人事档案更具时代化特色，高校需要在资源方面向档案管理倾斜。为了准备在高校人事档案管理中引进先进的设备和人才，我们可以通过向高等教育部门申请或者合理分配现有的办学经费来增加对高校人事档案管理的财政支持。同时，高校应逐步提高基层人事档案管理人员的工资和待遇，以更合理的待遇吸引和留住优秀的人事档案管理人员，做好高校人事档案管理工作。
3.5加强高校人事档案管理工作人员队伍建设
随着高校学生和教师人数的不断增加，人事档案材料的数量也急剧增加。人事档案材料的传递和转移频率大大增加，人事档案管理人员短缺的弊端日益突出。为了解决这一问题，必须加强高校人事档案管理工作人员队伍建设，一是抽调人马专职负责人事档案管理工作；二是加强人事档案管理人才的培养，在档案资料管理工作选人用人方面要注重人才队伍梯队建设，形成“少中青”人才梯队，通过传帮带使人事档案管理工作具有连续性和贯通性；三是加强档案管理人员的业务知识培训，通过举办讲座、培训班等形式的培训，不断提高档案管理人才的业务能力。
3.6 加强人事档案管理现代化建设
高校应增强人事档案管理的创新意识，创新档案整理，改进技术手段。例如，在绑定文件时，我们应该考虑如何绑定文件，以便不影响文件调整的使用，同时也要尽快完成归档和排序。同时，高校要推进“互联网 + 人事档案管理工作”建设，下力气组织人力物力将传统档案材料整理成数据材料，确保档案信息真实、完备。其次，高校主管部门要自上而下制定统一的人事档案资料信息库标准，确保各大高校人事档案信息平台兼容和无障碍调转。最后，高校要搭建虚拟网络或者专网进行人事档案信息管理，以确保人事档案信息在网络世界的安全调转。
3.7实现信息的共享，保证档案信息真实、有效
高校档案管理信息化建设不可能在短时间内完成。有必要建立一个系统的工作系统，整合大学各部门的档案信息，将信息转换成数字资源，将各种档案信息整合成一个整体，并建立一个人事管理信息系统。要求高校各部门综合考虑各种因素，积极与其他部门合作，将自己的信息放在校园网络平台上，共享信息，并在系统中全面输入各种信息，以确保信息质量。
目前，信息已经变成一种无形资产，信息化的进行为高校档案管理的改革提供了基石，尤其是在当下人员流动的信息时代，高效的档案管理需要为人才的吸纳服务。为此，高校要加强教师的档案意识，向高校提供准确的资料，通过这些资料对教师有综合性的评估，符合高校的利益导向。并且，因为档案提供人员有自己的利益导向，对于一些管理制度松懈的学校会提供虚假信息，针对这一情况，各高校要完善档案管理制度，让档案管理信息透明化，及时收集与整理，让管理人员权责分明，保证档案信息的真实、有效。
3.8统筹规划，确保高校人事档案工作协调可持续发展
作为一项系统工程，高校人事档案管理工作和别的工作之间存在着千丝万缕的联系。所以必须树立全局观念，统筹规划，深入思考，研究出科学的方案。在资金注入、团队组建、人员配置以及档案的开发利用等方面，均要统筹规划，用最科学的集成状态，实现高校人事档案管理的高校运作，建立起完整的档案资料系统，充分发挥人事档案的参考作用。从本质上提升高校人事档案的服务质量，确保高校人事档案工作协调可持续发展。
结束语
综上所述，建立科学实用的人事档案管理方法是人事档案工作现代化的基础。没有合理有效的人事档案管理方法，任何先进的技术设备都无法有效使用。当然，即使现在实现了现代管理，也需要一些人工管理来辅助。不可否认，电子档案与纸质档案将长期共存，纸质干部档案仍是库藏的主体，因此，我们档案工作者仍需在传统的手工工作上下功夫，认真做好人事档案材料的收集、鉴别、归档等工作，努力提高档案管理人员的信息化管理水平，为现代化管理做好知识上的准备，为干部人事制度的改革和人才队伍建设、为党的各项事业的发展提供全方位、多层次、高水平的更有价值的信息服务。
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论文作者:张雪
论文发表刊物:《防护工程》2018年第22期
论文发表时间:2018/11/24
标签：人事档案论文; 高校论文; 档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 信息论文; 工作论文; 《防护工程》2018年第22期论文;