摘要：保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员的神圣职责。作为档案管理人员，在工作中不仅要推进档案基础工作规范化、标准化管理与建设，更要注重维护档案资料的系统性、完整性和保密性，确保档案信息资源安全利用。因此，保密工作如何更好地为档案管理服务，如何在保守秘密与信息资源合理利用中寻找契合点，成为当前档案管理工作中的一个重要课题。
关键词：保密；档案管理
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案作为一种信息资源,有相当一部分涉及国家利益，关系到企事业单位、社会团体的发展,因此档案保密工作也就显得尤为重要。档案保密工作是一项充满政治性、全局性和战略性的工作，其中，机要性就是其政治性表现之一。1991年国家保密局、国家档案局联合印发了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，严格划清了密与非密的界限，为进一步做好规范化、标准化和涉密档案建设奠定了基础；2010年10月1日《保密法》正式修订实施，它要求档案部门与档案管理工作人员依照新《保密法》的规定重新审视档案工作中的保密工作，这对档案工作人员的工作要求提出了更高的标准。那么，在实际工作中应该如何做好档案的保密工作呢？
一、加强档案库房的基础性建设
档案的库房管理是档案保密的重点和基础。因此，档案库房的设立必须按照遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，落实《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》等国家有关规定。对于不具备单独兴建条件的单位，应该按照档案室设置要求，在合适的位置设立。需要注意的是，档案库房不宜设在办公楼的最底层，而且门窗等要进行专门加固，以防盗窃。档案库房还应与办公室、阅览室分开，并由档案管理人员专门负责管理。要建立健全规章制度体系，根据国家档案局颁布的《档案库房技术管理暂行规定》，严格制定档案库房管理制度，对照制度坚决贯彻落实。只有将这些基础工作做到位，才能够为档案保密、档案维护提供基本的安全保障。
二、强化档案管理人员政治素质
在具体工作中，档案管理人员对档案的安全负有直接责任，这一工作性质要求其必须具备较高的综合素质：一是政治素质方面要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质方面要具备丰富的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质方面要有较高的文化知识，善于在工作中总结和分析和纠正档案利用中的经验与问题，从中掌握利用规律，避免不安全因素出现。同时，要严明档案管理人员职责，工作中自觉维护档案的完整和安全,真正做到不坏、不丢、不散、不乱，确保档案保管得完好无损，不出现因各种不利因素而导致档案损坏的问题。
三、完善档案保密工作制度建设
在档案管理工作中，要认真贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识的基础上，严格落实档案保密制度、查阅档案制度及档案利用规章等制度。特别是在档案利用方面，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠；主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定；严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用。要严格按照档案阅览、外借、复制等规定执行。工作中，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定好不同的审批手续，使档案利用工作有章可循。在具体的利用过程中，要保证不出现失密、泄密问题，确保档案材料的完好无损。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆对于各项档案利用规章制度，要做到条文严密简明，便于执行，在具体实践中不断总结积累和充实完善，进一步规范、约束档案建设和使用管理工作，使档案使用和管理工作沿着健康的轨道不断发展。
四、加强对电子档案的科学管理
当下，计算机及信息化技术不断飞速发展，档案的形式已不再只是传统的纸质文件，更是出现了许多电子表格、电子文档，档案材料的修改、定稿、整理、归档也不再只以手工抄写为主。电子计算机的使用在给档案管理工作带来快捷、方便的同时也带来了安全方面的隐患。目前对电子档案的管理还存在许多不尽如人意的地方，如存储在光盘、优盘上的电子档案没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致一旦出现损坏则不能正常使用；存有电子档案的计算机没有做到内外网的分离，没有对内外网服务器部署好防火墙，导致电子档案信息在网上泄露；没有对电子档案的使用权限做好控制，导致内部人员可以随意更改、编辑电子档案等等。因此，必须加强电子档案的科学管理，根据电子档案的秘密等级进行有效管理，明确借阅制度、使用权限，规范借阅手续，同时对存有涉密档案信息的计算机、存储载体与互联网物理隔离，这样才能保证对电子档案的安全管理与正常使用。
五、做好档案工作的保密与利用工作
档案是一种重要的社会信息资源，对这种资源，既要重视其载体的保管与保护，更要重视其信息价值的开发和利用，以达到信息资源共享，更多地创造资源。在现实利用的过程中，秘级档案应该保密，以免对国家或单位造成损失。而保密的目的是为了利用，它需要在一定时段、地点和范围限制内进行。如果对档案“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。但是，档案的利用必须是在保密基础上的利用，不加限制的利用会造成危害性后果。因此，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，必须在严格执行有关保密法规的基础上，有序地正确地开展档案利用工作。主要应从以下几个方面入手：
一是认真做好档案审查工作。档案的审查工作是档案利用前的一项重要工作，也是档案利用的重要环节，关键性工作是科学而准确地区分、判定档案的利用与控制使用范围。具体可分为三个环节进行：一是档案工作人员根据标准进行初审，对所利用的档案逐件进行初步审查，判定好利用与控制使用范围。二是由具有较高政策水平和业务能力的同志进行中审，重点对初审中没能判定利用与控制使用的部分档案确定范围。三是由业务领导根据初审和中审的情况综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
二是妥善做好档案的解密工作。保密档案是根据《保密法》规定分出不同等级的。确定档案的密级，是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。秘密不是一成不变的，它随着时间的推移或秘密保管期限届满，会失去它的保密价值，这样的档案就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。在成为公开文件前，保密文件必须遵循保密法的有关规定进行解密工作。即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”
三是扎实做好档案利用的基础工作。一方面要利用原有基础，进行系统整理，进一步提高利用档案案卷的内在质量，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。同时按照适应利用后检索与管理的要求，建立健全档号，编制新的检索工具。需要注意的是，对一些珍贵、重要的档案，要采取抄录、复印、照相等形式进行复制，留好档案副本，这样能够提高档案资料使用寿命。
注重档案管理工作的科学化、规范化、现代化是社会发展的必然趋势，做好档案保密管理工作对于档案资源的安全性有着重要的意义，不断探索在档案管理工作中如何做到保密与利用的有机结合是每一名档案工作人员的义务和使命，这项工作需要全体档案工作人员牢固树立保密意识，不断提高管理水平和工作质量，使档案管理工作在单位事业发展以及国家、社会建设中发挥更大的作用。
论文作者:曹丽华
论文发表刊物:《基层建设》2017年第11期
论文发表时间:2017/8/7
标签：档案论文; 工作论文; 保密工作论文; 保密法论文; 库房论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2017年第11期论文;