摘要：随着信息资源的不断增多，让事业单位陷入了机遇和挑战并存的局面，传统的档案管理已无法让事业单位的实际发展需求得到满足，严重影响了档案管理的有效性。所以，事业单位需对档案管理信息化建设引起重视，充分认识到档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题，并结合实际制定科学有效的策略且落到实处，进而提高档案管理信息化建设的有效性，充分发挥档案管理的实际作用和价值。
关键词：信息化背景；档案管理；现状；优化策略
1事业单位档案管理信息化建设的重要作用
第一，有助于档案管理工作更加成熟和完善。传统档案管理模式主要为纸质媒介，有诸多弊端存在，无法让档案管理工作的发展需求得到满足。而实施档案管理的信息化，让档案管理方式从传统的纸质文件管理模式向电子文件管理模式转变，降低了信息的空间占有率，并促进了档案管理工作效率的提高。第二，便于档案信息的查找。在传统档案管理工作中，查找资料操作流程非常繁琐，且效率不高。但在实行档案信息化管理后，就能直接通过输入关键词找到所需内容，大大节省了时间，既促进了工作效率的提高，也让信息的精准度得到了保证。
2事业单位档案管理中存在的问题
2.1档案管理信息化基础十分薄弱
由于经费紧张等原因，事业单位档案管理工作的自动化、数字化发展滞后，管理方式单一。当前，随着大数据技术的发展和普及，许多单位的档案管理工作逐渐变成了数字化载体模式，但是由于其发展时间较短，仍处于实验摸索阶段，存在很多环节需要人为地去进行维护和检修。此外，我国事业单位档案管理工作的监管工作并没有按照国家的相关规定一一落实，负责人员没有真正意识到自身工作的重要性，习惯性地采取落后的管理方式开展工作。加之事业单位自身如若缺乏对档案管理工作的严格监管，就会造成资料不规范、不合规的后果，档案监管的缺位一定程度上造成单位管理工作的混乱。从整体上看，事业单位档案管理信息化基础十分薄弱，亟需整改。
2.2员工文件管理的专业性不强
随着互联网的普及，档案管理电子化已成为一种趋势。但是，在很多事业单位中从事档案管理的人员多为年纪较大、思想陈旧的老员工，他们对互联网和计算机缺乏基本的认知，对利用计算机配合档案管理出现无从下手的实况。而这种业务能力下降的情况直接影响了单位的办事效率，所以急需档案管理人员适应新时期的发展要求，尽快落实档案管理电子化，积极掌握最新的计算机技能。另外，还有一个实况需要引起注意，就是当前很多事业单位对人员的专业培训既缺乏方案，又缺乏时间，致使大部分档案工作者仍利用自己的惯性思维处理问题，导致档案工作出现频频出错的情况。
2.3档案管理设备陈旧与机制僵化
由于大多数事业单位长期对档案管理工作的不重视，使得单位在制定年度预算时忽视了档案工作设备的购置和更新，资金的不合理分配使得档案管理改革工作滞后。同时，很多档案管理部门仍沿用很早之前使用的档案管理设备，这些设备与时代脱轨，严重影响了工作效率，如有个别事业单位的档案室还是20世纪建立的房屋，其温度湿度不符合现代标准容易造成纸质档案的腐坏和破损，部分档案室存放大量易燃易爆品也给档案文件带来巨大的隐患。
3事业单位档案管理信息化建设的路径
3.1树立正确的建设理念，充分认识档案信息化的重要性
立足于现阶段的形势来看，要想加深事业单位领导对信息化重要性的认识，需做好以下两点：第一，开展基础知识的培训。在事业单位中领导发挥着极为重要的作用，所以事业单位领导必须充分了解事业单位的相关建设内容才能将员工管理好。当事业单位领导对档案信息化建设的相关内容有所了解后，便能够关注档案信息化建设。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第二，使事业单位领导充分了解档案信息化建设速度慢的不良影响，如此便能让其认识到存在的危机，从而更加注重加快信息化建设。
3.2健全制度和机制
事业单位需要建立信息化管理机制，以此实现档案信息化管理的规范化和制度化。第一，在实际建设中，事业单位要立足于自身的实际情况对管理制度机制予以完善。如，事业单位需要对档案管理信息化建设中网络技术人员和档案管理人员之间的关系引起高度重视，向网络技术人员和档案管理人员提出要求，两者应加大合作交流力度，以此确保档案管理更好地开展信息化建设。第二，事业单位可以结合实际将绩效考核制度落到实处，将档案管理人员的工作积极性充分调动起来，确保有效开展信息化档案管理建设。除此之外，事业单位还可以把奖惩制度构建起来，就档案管理人员的表现实施差异化的惩罚和奖励，以此促进档案管理人员工作积极性的提高，并有效约束档案管理人员的行为。第三，就网络技术人员管理方面而言，事业单位要结合实际情况制定维护检修制度，要求网络技术人员在固定的时间更新和维护档案信息化管理设备和管理软件，以确保数字化档案存储和运用的安全性。
3.3新事业单位档案管理服务模式
现阶段下，由于受到传统相对单一、被动手动的档案管理形式的深刻影响，事业单位档案管理普遍存在档案利用率较低、管理质量与效率差强人意等现实情况，严重阻碍着了事业单位档案管理创新性发展。而随着信息技术与数据技术的应用发展，现代化科学技术为事业单位档案管理创新改革带来了新思路新路径，其不但转变了传统相对落后的档案管理形式，同时也最大化提升档案管理的效率与质量。因此，实现档案管理信息化，是当下事业单位档案管理未来发展主流趋势，成为了事业单位档案管理创新发展的硬性要求。首先，应当强化信息技术融入力度。无论是档案信息记录与储存方面，还是在档案管理与服务方面，当下新兴先进的网络信息技术都能够在事业单位档案管理中得到充分利用及普遍运用。所以，事业单位档案管理应当借助于现代化信息技术实现创新发展，加大现代化信息技术运用，促使管理效率与管理效果得到显著提升。比如说，对传统与现有的纸质档案实行纸质化与数字化同时保存的管理方式，利用信息技术分类处理与编排档案资料等。其次，也应当创新事业单位档案管理服务手段。比如推进事业单位档案管理信息化建设，建立智能化与数据化档案管理平台。
3.4加强档案开发信息化人才建设
将大数据技术应用在事业单位档案管理工作中，必须要加强档案开发信息化人才培养工作，任何一项关于信息化开发的工作方式都需要专业化人才作为强大的后盾，所以相关工作人员应当加强学习努力、增强自身的综合能力，部门领导要根据自身单位的科室情况和对人员的了解合理分配工作任务。此外，领导者还要将眼光放长远，每年定期招聘一批新职工，选拔成绩好、业绩佳的优秀青年，为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体活力，单位每年应该对在岗职工进行培训教育，包括对内教育和对外教育，对内教育即自己单位内部开展的教育活动，主要是指资深员工对新员工或者业务不熟练的员工进行培训；对外教育，主要是事业单位邀请行业专家对档案管理部门的所有员工进行教育。
结论
综上所述，随着社会的快速发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应时代的要求。各事业单位要高度重视档案资料的作用，不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做好档案的开发与利用工作。当前，事业单位档案管理工作正处于重要的转型时期，大数据技术的普及给档案管理工作提供了机遇和挑战，只有迎难而上，加强档案开发信息化水平，重视档案人才建设和档案管理制度建设，做好信息化档案的安全存储工作，促进档案信息数据库的资源共享，才能提供更全面的档案服务。
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论文作者:骆雯萱
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 事业单位论文; 管理工作论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 信息技术论文; 《基层建设》2019年第31期论文;