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文件生命周期理论“是文书处理部门立卷的理论依据”，“为文件和档案价值鉴定提供了理论依据”，“为文件、档案的一体化管理提供了理论依据”，“为文件、档案工作系统的改革提供了方法论”（注：傅样：《文件生命周期理论的应用价值》，《中国档案》1999年第8 期，第38—39页。），“对于我们正确地把握文档一体化、档案机构设置与管理体制改革、档案的定义与范围、文件与档案价值鉴定、全宗区分和档案开发、利用、开放等诸多问题，都具有指导意义”（注：黄存勋：《世纪之交，档案学热点管窥》，转引自《档案学》1999年第1 期第32—33页。），“面临重大挑战与机遇的我国档案事业，它是进行变革的重要路标与指南”（注：黄存勋、魏鹏飞：《文件生命周期理论在我国大有用武之地——与王茂跃先生商榷》，《档案学研究》1999年第1期，第76页。）……这些就是多次见于报刊的文件生命周期理论在我国的“应用价值”，是文件生命周期理论在我国的“用武之地”。好家伙，文件生命周期理论简直成了“指导”我国档案工作诸多具体业务和档案事业管理的万能理论，具有神奇的功能。
文件生命周期理论在我国档案工作领域内果真是万能的吗？答案是否定的。
一、文件生命周期理论不是我国文书处理部门立卷的理论依据
一切文件的整个生命周期都可以分为不同的阶段。文件运动的这一规律，是客观存在的，不会因为文件立卷与否而改变或消失。就是说，文件既不会因为立卷才有完整的生命周期，也不会因为不立卷其生命过程就会发生改变。文件生命过程进入处置阶段，有一部分要转化为档案。转化的根据是具有永久保存价值，与文件立卷与否无关。就是说，立卷不是文件转化为档案的依据，具有永久保存价值者，立卷可以转化为档案，不立卷也可以转化为档案。纸质文件不立卷而归档案者，任何时候都存在，而新型文件材料大多是不进行立卷的。把立卷作为文件转化为档案的必备条件，是不能成立的。
这不是说文件不需要立卷，而是说文件由谁立卷是由社会分工决定的，而不是由什么理论决定的。社会分工的形成有两种：一种是自然形成的，另一种是由国家规定的。文件立卷的社会分工的形成属于后者，就是说，是国家规定的。1951年9月29日， 中央人民政府政务院颁发的重要法规《公文处理暂行办法》规定：“文件发出后，原稿应即归档”，“文件批存或稿件缮发后，应即由收发单位归档”，“归档文件以一案一卷为原则”。文件采取随办随归的办法，其时立卷是档案机构的职责。但由于档案部门不熟悉机关的职能活动以及文件的形成和处理过程，不易把握文件之间的相互联系，立卷质量难以保证。同时，由于档案部门把大量的人力和时间用在立卷上，影响了档案的管理和提供利用。
由此，国务院于1956年在《关于加强国家档案工作的决定》中明确规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”国务院作出这一规定，是有充分的理论依据的，是有“长期深厚的理论基础”（注：傅样：《文件生命周期理论的应用价值》，《中国档案》1999年第8期，第38页。）的。其理论依据也必然是当时已客观存在的， 而不能在作出实行文书处理部门立卷的规定以后，才去找理论依据。1956年，美国档案学家谢伦伯格在其出版的《现代档案——原则与技术》一书中，虽然用近三分之一的篇幅论述了文件的管理，但却没有“文件生命周期”、“文件生命周期理论”之类的概念。可见，此时的文件生命周期理论，在美国还没有取得今天这样的地位。一个尚未成熟的理论，也不能在此时传入中国。因此，国务院不可能以文件生命周期理论为依据来制定文书处理部门立卷制度。
推行文书处理部门立卷制度的理论依据，应当是与制定这一制度的理论依据一致的。文件立卷既不是文件生命周期理论内在的规定性，又不是制定文书处理部门立卷制度的依据，因而拿文件生命周期理论去推行文书处理部门立卷制度必然自讨苦吃。
二、文件生命周期理论没有提供文件和档案价值鉴定的理论依据
文件生命周期理论是以文件的生命过程为研究对象的，研究文件和档案的价值不是它的任务，因而也就没有也不可能由它来建立文件和档案价值鉴定理论，它作为“文件和档案价值鉴定的理论依据”就无从谈起。
在文件生命周期的不同阶段，其价值形态确实会发生规律性的变化，即由现实效用到现实效用消失、转化为非现实效用的规律。文件生命周期理论所研究的，正是这条规律。但是，对这一规律的研究并不涉及档案文件价值的涵义和结构、价值认识，以及价值鉴定的原则、标准和方法等档案价值鉴定领域中的理论问题，文件生命周期理论中就不可能包含文件、档案的价值及其鉴定的理论，因而也就不可能为文件和档案价值鉴定提供理论依据。
在文件的处置阶段，将具有永久保存价值的文件挑选出来，作为档案保存。但是，这也并不证明文件生命周期理论为“文件的档案价值”（注：弗兰克·B·伊万斯、 埃里克·凯特拉尔：《档案和文件管理系统及其服务机构调查手册》（孙钢译，何嘉荪校），《〈文件与档案管理规划〉报告选编》，档案出版社1990年10月第1版，第185页。）鉴定提供了理论依据。其一，只有经过挑选，才能将一部分文件作为档案保存，这是一般常识，算不上什么理论。一旦文件的直接作用不存在时，对其中仍具有证据和认识人类历史的原始资料的价值者，挑选出来作为档案保存，很早以前就有了，并不是近期的新发展。其二，不是文件生命周期理论为档案价值鉴定提供了理论依据，恰恰相反，是档案价值鉴定理论为鉴定“文件的档案价值”提供了理论依据。“文件的档案价值”鉴定，必须有正确的理论作指导。由于文件生命周期理论不以文件和档案价值研究为己任，不代替档案学进行档案价值及其鉴定理论的研究，没有也不可能另外建立一种档案价值鉴定理论，以作为鉴定“文件的档案价值”的理论依据，“文件的档案价值”的鉴定就只能从档案学中去找理论依据了。没有档案价值及其鉴定理论，就不能从大量的文件中选择档案，就不能对文件的最后处置作出正确的决定，用档案文件保管期限表去衡量文件可否转化档案，就是最好的证明。
三、文件生命周期理论担当不起对我国档案机构设置和管理体制改革进行指导的重任
档案机构设置和管理体制，不仅涉及档案事业行政管理机构的设置、隶属关系、职权范围等组织制度，以及档案馆网布局、档案中介机构设置、专业档案管理体制和各级各类档案机构如何协调运转等问题，而且还与整体国家的机构设置和政治体制改革密切相关。档案机构的设置和管理体制的改革，不仅要从档案事业的现状和发展需要出发，还要同国家在不同时期的机构设置和政治体制相适应。各级档案行政管理部门和档案馆的设置，要由党委和政府决定；各级档案行政管理部门和档案馆内部机构的设置、各机关、团体等社会组织档案机构的设置，要经各级编委批准。档案机构的设置与管理体制的改革，连档案学理论也难以言指导，文件生命周期理论如何能担当起如此重任呢？
即使文件生命周期理论与文件中心有必然联系，文件价值的变化在“文件保管场所和管理方法的选择也与之有重大关系”，（注：何嘉荪、傅荣校：《论文件运动的动力源泉与文件价值》，《上海档案》1998年第1期，第27页。 ）承认文件生命周期理论在我国的应用价值就必须成立文件中心的观点能够成立，也谈不上文件生命周期理论对我国档案机构的设置与管理体制的改革具有指导作用，因为文件中心的设置与国家的档案机构设置与管理体制改革比起来，其范围是那样的狭小。事实上，文件生命周期理论对成立文件中心有指导作用的观点也是不能成立的。文件中心与文件生命周期理论没有必然联系。承认文件生命周期理论的科学性，不一定就要成立文件中心；成立文件中心的国家，未必会将所有文件移交文件中心。美国是文件生命周期理论的创立国，也是首先成立文件中心的国家。但是，尽管当今的美国成立了许许多多的文件中心，其中有联邦的，也有某些州的，甚至还有商业性的，但是，由政府机关直接向档案机构移交文件的作法还是常见的，而且越是高级的政府机关的文件越是如此。例如，美国总统办公室、总统各直属委员会、国会、最高法院等联邦机构的档案文件，都直接向国家档案馆移交，而不经过联邦文件中心（注：陈兆祦主编：《三十国档案工作概况》，档案出版社1985年1月第1版，第262页；《六十国档案工作概况》， 档案出版社1995年3月第1版，第351页。）。 只有政府才能决定设置文件中心。那么，政府设置文件中心的依据是什么呢？美国立法机关连自己的档案文件都不向联邦文件中心移交，是不可能以文件生命周期理论为依据为文件中心的设置立法的。《美利坚合众国联邦文件法》规定，文件中心是对“需要保存各个不同的时期，而机构不能继续提供保存的设备和空间”的文件进行“安全保管、提供利用和进行处置”的机构（注：《外国档案法规选编》，档案出版社1983年12月第1版，第201页。），而不是所谓保存半现行文件的机构。其设置的依据，主要是经济上的节约原则。美国从始至今之所以成立文件中心，主要在于文件中心能用较低的费用存贮大量的文件（注：詹姆斯·罗兹：《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告》，《〈文件与档案管理规划〉报告选编》，档案出版社1990年10月第1版，第304页。）。美国“由于将文件从政府办公室的文件柜中转移到联邦的文件中心，已经实现了每立方米文件每年节省大约10美元的开支。全部联邦文件的大约40%存贮在文件中心，由于使用这些设施，政府每年节省开支1.43亿美元”。（注：詹姆斯·罗兹：《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告》，《〈文件与档案管理规划〉报告选编》，档案出版社1990年10月第1版，第304页。）文件生命周期理论不足以言成立文件中心的理论依据，对我国档案机构设置和管理体制改革的指导作用，则更须免谈了。
四、文件生命周期理论没有为文件、档案工作系统的改革提供方法论
就方法论而言，文件生命周期理论只不过要求人们把文件及其运动作为一个系统来考察而已。文件、档案工作系统的改革，必须借助于系统方法这一工具，是毫无疑问的。在研究文件、档案工作系统的改革时，必须把对象物放在系统的形式之中加以考察，从系统的观点出发，从整体与部分、整体与环境的相互联系和相互作用的关系中，综合地、精确地分析研究文件、档案工作系统，求得文件、档案工作系统改革的最佳方案。然而，文件、档案工作系统改革所需要的系统方法，并不是文件生命周期理论提供的。只有系统科学才能提供科学的系统方法。
文件、档案工作系统的改革，因其涉及面广，情况复杂，不仅需要系统方法，更需要唯物辩证法。只有用唯物辩证法关于普遍联系的观点全面地看文件、档案工作系统的问题，尽可能地把握文件、档案工作的一切方面、一切联系和“中介”，善于瞻前顾后，通观全局，正确处理局部与局部、局部与整体之间的关系，对文件、档案工作系统作全面的、实事求是的研究，才能取得改革的成功。从这个意义上说，仅仅因为文件生命周期理论包含有系统方法的思想，就说它为“文件、档案工作系统的改革提供了方法论”，显然是以偏盖全，不切实际的。
五、文件生命周期理论没有也不可能对档案的开发利用和开放工作起指导作用
文件生命周期理论研究文件生命过程，对文件的管理和利用具有指导作用。文件的利用与档案的利用不仅性质有别，而且利用的原则、政策、法规、方式、方法等也不相同。文件生命周期理论不研究档案利用问题，没有关于档案开发利用、开放的原则、政策、法规、方式、方法等方面的理论，它对档案开发利用、开放的指导作用就无从谈起。
常言道：一把钥匙开一把锁。特定的理论一般只适用于它所研究的特定对象。不在特定研究范围的理论或实践，可以从某一特定理论中受到某些启迪，对其中的某些理论、方法、技术进行移植、改造，为“我”所用，照抄照搬，是不能有好结果的。文件生命周期理论是研究文件生命过程这一特殊现象的。它的重大理论贡献之一，就是把文件与档案区分开来。美国就是在有了文件生命周期理论之后，才把档案定义为具有永久保存价值的非现行文件的。它没有研究档案和档案工作，没有提供档案和档案工作的任何理论。我们希望它能对档案工作的各项业务工作和档案事业管理提供指导，以代替档案学的研究，但它却不能。文件与档案，文书工作与档案工作，确有联系和共同之处，但文件生命周期理论不能因此就对档案工作具有指导作用，正如水的浮力理论可以用来指导人们进行水上运动，而不能用来指导人们进行冰上运动一样。
对文件生命周期理论的研究，应当坚持实事求是、理论联系实际的科学态度。对其应用价值应作恰如其分的肯定，既不能漠视、否定它的应用价值，也不应该夸大其功能。在文件生命周期理论的应用价值上一味地使用加法，以为它对我国档案工作的指导作用越多，就越科学，要当心把“一个基本正确的思想被数学地夸大成胡说八道”（注：恩格斯：《自然辩证法》，《马克思恩格斯全集》第20卷，人民出版社1971 年3月第1版，第593页。）。