关于企业特殊载体档案分类的思考，本文主要内容关键词为：载体论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、对企业档案分类的认识
档案分类是揭示、认识档案及其信息的一种方法，是科学管理档案的基础，是档案系统化、条理化的中心环节，是深入开发档案信息资源的必要手段，是建立档案检索体系的基石，也是每个档案工作者必须掌握的基本理论和基本技能。
档案分类同其它事物一样，是按照一定的逻辑方法即客观事物的规律性进行的，因此要遵循逻辑规则。分类是根据对象的本质属性或显著特征将对象分为若干个类，使每个类相对于其它类都具有确定的地位和准确的名称。档案的分类，就是根据档案的性质、内容、特点和相互之间的联系划分成一定的类别，形成一个具有并列（横向）的关系和具有一定从属（纵向）的关系的不同等级层次系统，并列各类之间只能平行，从属关系上位类必须包容它所属的下位类，在同一门类的档案分类类目细分时，只能使用同一个分类标准，使细分后的下位类的外延之和等于被细分上位类目的外延，同位类目中的各个类目不能相互交叉重叠。
二、企业特殊载体档案在企业档案分类中出现的问题
企业一般纸质载体档案分为十大类，目前基本上已有定论，而对于声像、奖杯、光盘、磁盘等特殊载体档案的分类却五花八门，互不统一。
在一级类目设置上，大部分基层档案室将特殊载体档案排除在外，这与全部一级类目档案应包括一个基层档案部门的全部档案的逻辑原则相违背。也有一些单位将其糅和到一般纸质档案中，但在实践中证明，特殊载体档案内容和一般纸质载体文字档案的内容很难一一对应，此外其整理、排架、保藏条件也各不相同，两者在实践中绝大部分是分库保藏的。随着计算机的普及和高科技的发展，特殊载体档案的数量越来越多，其地位也越来越重要，在实践中，它与一般纸质载体文字档案无论在收集、整理、保管、利用等方面已形成了“两个大类”，二者事实上是分开的。把特殊载体档案糅合到十大类纸质载体档案中在实践中将越来越行不通。
在二级类目设置上，大部分基层档案室将特殊载体档案分为荣誉档案、声像档案、电子档案、实物档案等。这种分法同样存在着逻辑上的混乱，“实物档案”是按载体形态分类的。它几乎可以囊括除一般纸质载体档案外的一切档案，声像档案和电子档案也属于实物档案，所以将声像档案、电子档案和实物档案并列是不妥的。荣誉档案的分类方法同样不妥，一盘企业产品获国际金奖的颁奖实况录像，它是企业荣誉的一部分，但它却不能列入荣誉档案中，而与荣誉档案并列，逻辑上存在矛盾，不利于查找利用。事实上，之所以出现这些矛盾，是因为其分类标准不统一，荣誉档案是以载体信息（内容）分类，声像档案、电子档案等是以档案载体形态分类。为避免分类上的混乱，必须采用统一的分类标准，特殊载体档案的二级类目可以设为证书类、奖旗类、奖状类、奖杯类、奖牌类、奖章类、声像类、电子类八种，而这些类目的三级类目可以按载体信息（内容）来分类，这样既有利于分类保管，也有利于检索利用。
三、解决特殊载体档案分类问题的几种方法
第一种方法是以载体形态把某个基层档案室的全部档案划分为一般纸质载体档案和特殊载体档案两个一级类目。然后再以信息（内容）划分二级类目，将一般纸质档案分为十大类；以档案载体形态将特殊载体档案划分为八大类。这样划分的优点是醒目、清楚，减少各类档案之间的交叉重叠情况，有利于保管、检索利用。缺点是对于一般基层档案室，尤其是那些一般纸质档案占绝大部分，特殊载体档案较少的单位，把特殊载体档案与一般纸质档案相并列，加大了划分层次，显得有点复杂化。在实践中，大部分基层档案室只是把特殊载体档案作为一般纸质档案的附属部分。所以这种分类方法对于特殊载体档案较少的基层档案室并不乐意采用。
第二种分类方法是将特殊载体档案与前十大类并列，作为第“十一种”一级类目。这样划分显然违背了分类中逻辑一致的原则，因为前十类目的设置是以企业职能为依据按问题分类，如果在一级类目中出现“特殊载体档案”这种以载体形态划分的类别，违背分类标准一致的原则，造成内容重垒交叉。但是，考虑到这种分类方法的事实上存在，大部分单位在实践上把特殊载体档案作为一级类目同十大类并列的，只不过有的单位没有在分类方案上标明，而是以附录的形式把它与十大类并列的；有的则干脆将特殊载体档案作为一个大类同十大类并列。例如，煤炭工业部《煤炭工业企业档案分类规则》中，就是将“特殊载体档案”作为一级类目分类的。事实上，用这种分类方法虽然违反分类一致的原则，但是利用起来比较方便实用，我们不妨把“特殊载体档案”作为一种特殊的一级类目，放到十大分类之后，作为第十一类，在分类方案上可以加注＊号，在分类方案后加以说明，使利用者明白即可。
第三种分类方法是将“特殊载体档案”放在十大类之外，作为“附录”的形式附在“档案分类表”上。目前，大部分基层档案室是这样做的。但随着办公、生产、设计的计算机化，特殊载体档案将越来越多，必将成长为与纸质档案具有同等重要性的档案，以长远观点来看，这种分类方法并不十分科学。此外，这种分类方法在一级类目中并不能囊括全部馆藏档案，这违犯了分类中细分后的下位类目的外延之和等于被细分上位类目的外延的分类原则。
第四种分法是将特殊载体档案依据其信息（内容）划分到十大类中，这对于一些特殊载体档案较少的企业是可行的，但把特殊载体档案与前十类纸质档案内容一一对应也是很困难的。此外，在保管、归档、利用等方面，由于特殊载体档案与纸质档案是大不相同的，在事实上，二者是分开的。所以这种分法弊端更大，采用这种分类方法的基层档案室并不多。
综上所述，以上四种特殊载体档案的分法各有利弊，基层档案室对此看法不一。就长远观点来看，随着录像、录音、照相和互联网等高科技的发展，随着“无纸化”工作时代的到来，笔者认为第一种分类法值得档案界同仁参考，对于特殊载体档案不多的单位，第二种分类方法也可以考虑。