摘要：企业档案作为企业生产、经营、技术变化与科研活动的真实记录和反映，在企业经营管理的各个方面都发挥着不可替代的作用。在档案管理信息化建设中引入知识管理能充分发挥档案存储信息的作用，挖掘档案信息中包含的知识，能为企业发展提供充足的知识储备，具有重要的应用价值。
关键词：知识背景；档案管理；一体化建设
随着信息技术的不断发展，为保持持续健康的发展态势，处于激烈竞争环境中企业开始重视信息化对生产经营的作用，逐步把信息技术引入到企业的生产经营过程中，但现阶段许多企业的信息化只限于生产经营过程的信息化，档案管理的信息建设则比较落后。进入信息社会后，信息技术的发展为档案职业带来了良好的发展机遇，同时也为传统的档案管理模式带来挑战与机遇。
一、私营企业档案管理特征概述
私营企业档案是指私营企业在生产经营和管理过程中形成的，对企业有保存价值的各种形式的文件材料。与国有企业档案管理相比，私营企业的档案管理工作除具有非公共性和封闭性外，具有以下特征：
（1）独立性。私营企业在档案管理中具有更大程度的自主性，与国营企业不同的是，私营企业与政府不存在直接的管理与被管理关系，也很少受到行政命令的干涉。私营企业对其资产赋有完全的管理权，企业自负盈亏，企业管理者对企业负全部责任。
（2）不均衡性。营企业在岗位设置和人员的选择上更加注重效益性。对于能给企业带来巨大效益的部门，企业会尽可能配置最优的资源，而对于不能明显给企业带来效益的部门，精简结构似乎成为首选，档案管理部门就属于不能产生效益的“冷”部门，档案管理仅仅是为了保管企业历史，这就导致企业在资源配置上向档案管理部门分配更少的资源。
（3）复杂性。信息化的发展丰富了档案载体，不仅有传统的纸质档案、录像、录音档案，现有的档案载体更多的是计算机软件、网络，不仅可能提高档案储存量，也更不容易被损坏，安全性大大提高，不仅有生产经济档案，还有技术档案，更有企业发展档案档案管理模式具有一致性，但是私营企业会根据自身特点选择合适的管理模式，根据市场条件变化、科学技术的发展变更管理模式。
二、知识背景管理与档案管理信息化理论综述
所谓知识管理是指，在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。在信息时代里，知识已成为最主要的财富来源，而知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。知识管理将使组织和个人具有更强的竞争实力，并做出更好地决策。
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知识管理的重要性体现在，当前市场竞争越来越激烈，创新的速度加快，所以企业必须不断获得新知识，并利用知识为企业和社会创造价值，同时环境的不确定性表现在由于竞争而导致的不确定性和由于模糊性而带来的不确定性，在动态的不确定环境下，技术更新速度加快，学习己成为企业得以生存的根本保证，组织成员获取知识和使用知识的能力成为组织的核心技能，知识已成为企业获取竞争优势的基础，成为企业重要的稀缺资产。档案是历史的原始记录，这种记录是一种信息，但档案管理信息化中的信息不仅局限于档案本身所记录信息，它还包括原始信息与社会其他信息融合形成的更广泛的信息。由此可见，档案信息化可以分为两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案本身包含的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案本身信息与政治、经济、社会文化等方面的信息融合处理之后的信息化。
基于知识管理的档案信息化建设的目标是信息利用的共享化与档案信息服务的社会化。信息化时代，人们可以摆脱时空限制，自由地进行沟通交流，与此同时，档案网站、数字档案馆应运而生。当它们不断增多并达到普及时，档案信息资源共享才可以得以实现。档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化的理想目标是在建立良好信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用中的社会公平，对档案信息化而言，知识管理不容忽视。
三、私营企业档案管理信息化建设的问题分析
企业档案信息化实践进程受多种因素限制，发展历程比较曲折，与企业其他部门信息化相比，发展速度相对迟缓一些。如今，档案重要性越来越受到人们的重视。现阶段档案信息化的主要目标是尽快实现档案信息存储的数字化、档案信息传递的网络化、档案信息开发的智能化和档案信息服务的远程化，使企业档案信息在企业工作中显现出其潜在的价值，与企业信息化进程相互呼应。
从正向方面而言，在档案管理方面处于先进水平的企业，能利用电子技术对社会上和市场上的档案信息资源进行综合化的收集、整理和分析，将分散的社会企业档案信息集中起来加以整合处理，但私营企业档案管理也存在一定问题：（1）历史局限性。私营企业档案工作尚未规范化，相对于国有企业，私营企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视，私营企业档案管理者对档案管理工作的认识往往停留在档案工作是对信息的收集、整理、保存等机械化操作；（2）档案管理人才匮乏。私营企业档案管理者素质普遍偏低，有的档案管理者也仅仅懂得对档案进行分类整理，或者把纸质档案录入电脑，这难以满足档案管理信息化的要求，档案管理信息化的涵义也不仅仅是把档案存储信息化。企业档案知识管理需要的人才是信息技术与管理知识复合型人才；（3）信息化建设水平较低。档案管理信息化首先要求保证档案信息的安全，现在的网络环境下，骇客、病毒危将严重危害企业档案管理信息化工作的实施，企业必须具有相应的防止网络危害到档案信息的技术。其次，档案信息化管理不仅仅要求的是拥有几台电脑，把资料录入电脑，更多的是对档案信息的管理，档案信息化是一个漫长的过程，在这个过程中，企业要不断地采用现代信息技术装备档案部门，档案信息化仍处于起步阶段，设备投入和技术发展都比较落后。
四、结语
基于知识管理的企业档案信息化的模式，在档案服务过程中，应该贯切以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动服务、个性化服务、全过程服务和超前服务，努力为用户提供具体的知识和问题解决方案，将档案服务活动提升为知识服务活动。建立私营企业档案管理信息知识库；实施标准化建设，提升私营企业的档案管理总体水平。
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作者简介：
冯婷婷（1980 -），山东滨州人，助理馆员，毕业于山东行政学院，现从事企业文书与人事档案综合管理工作。
论文作者:冯婷婷
论文发表刊物:《基层建设》2016年21期
论文发表时间:2016/12/1
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 私营企业论文; 信息论文; 知识论文; 知识管理论文; 《基层建设》2016年21期论文;