摘要：档案信息在组织发展中发挥着重要作用，为生产经营决策提供了良好的依据。做好归档工作，严格数据收集和识别，优化整理体系和方法，以服务于组织的长远发展。
关键词：档案管理；归档整理；操作方法；技巧
一、档案管理的概念及优势
档案具有三大特性：原始性、凭证性、价值性。电子档案指的是“依照档案管理的相关规范，有目的性的留存起来且有着一定参考凭证的价值、带有背景信息、利用特殊形式封存的电子文件”。这个定义揭示了电子档案一定要是通过归档的电子文件、一定要有着元数据、认证信息和必须经过封装、背景信息等诸多特点。
现在，电子档案使用界一般将对全过程的管理与前端的控制原则当作电子档案管理行为活动的要点。可是从事实上来看，不管是全过程的管理还是仅仅只是前端的控制理论在实际生活里都是档案部门所达不到的。只有处于档案管理这个生命中端的档案室才能做到积极关注全部过程管理。大数据时代背景下，我们电子档案管理的原则是尽力的去仔细关注电子档案管理的所有过程，在如今的背景环境下，让电子档案保有它应有的原始性、价值性、凭证性。
二、目前档案资料整理归档的现状及存在的问题
1、对档案重视程度不足
按照部门的性质，档案管理是一种服务性的工作，也就是说，他们的工作不能创造物质财富，也不会有显著的成就。这也使得工作人员在日常的档案管理工作中对档案管理的现象不够重视，甚至有人认为档案管理工作只是简单的记录。从事一些人事档案的管理也没有相关的专业技能,甚至没有特殊人员负责文件管理,是其他位置上的工作人员兼职完成归档文件,文件整理归档人员经常交换信息,相关工作未完善好,严重影响到质量档案整理归档。在日常档案数据整理过程中，一些工作人员根本无法按照相关的规章制度对档案进行相关工作。
2、档案数据管理系统有待完善
在日常档案数据档案管理中，相关系统还有待完善，主要表现为档案数据管理混乱、档案不科学等现象。档案管理不能创造直接的经济效益，使工作得不到重视，相关制度不能及时更新，随着社会的发展需要，随着时间的推移，即使有管理制度也不能得到彻底的贯彻和落实。此外，一些档案管理工作部门或人员的监督力度不够，甚至将监督缩减为一种形式。相关档案数据归档整理制度不完善，加上缺乏监管等因素，使档案数据归档整理质量下降，不能有效发挥应有的作用。
三、档案资料整理归档的方法和技巧
1、档案资料采集
档案资料的收集是档案资料整理归档的基础。在日常工作中，如果不能完全收集到相关信息，档案信息就不能真实、完整地反映档案数据所记录的信息，也不能为其他管理工作提供有效的参考。因此，档案数据的收集必须保证其完整性。完善数据记录系统，特别是档案数据的收发系统。
2、档案资料整理归档判断
在对档案进行整理归档的过程中必须严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的相关规定细则，删除不符合条件的文档资料，其余的资料必须进行详细的归档整理。不符合整理归档的资料主要有：
第一，重复资料。重复存在的发文及一些收文资料。
第二，权责之外的资料。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
第三，未生效资料。未生效的资料便不需要进行整理归档。
3、档案资料的装订
第一，整理单位：“件”档案资料装订的常用单位，一般是关联较紧密的资料可装订为独立的一件。
第二，文件的装订：在资料装订时必须遵循以下规律：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后等。
第三，装订注意：装订要使资料整体对齐，方便装订和利用；装订所用的钢钉最好用不锈钢钉；页数较多的资料可用“三孔一线”的线装方法装订。
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4、档案归档分类
以时间为标准：①以时间分类的资料必须以落款时间为准；②跨年或时间较长的资料以完结时间为准；③每一“件”的分类要以第一份资料的时间为准；④会议资料以会议时间为准；⑤没有明确时间的资料经分析后可按年来分类
5、档案资料的归档排列
第一，把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。
第二，在一个保管期限内，把关联紧密的档案资料文件排列在一起，并且排列顺序应保持相对固定。
第三，排在一起的文件资料应该按照时间等其他标准进行顺序排列。
6、档案资料编号
对档案资料编号是档案管理的起点和基础，其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号，便可以很轻松的知道档案资料所处的位置，为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序，通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
7、档案资料编目
第一，件号：档案资料在编写室的件号。
第二，责任者：主要是指资料的编写者或单位。
第三，文号：简单来说说就是档案资料的发文顺序号，主要是资料的年度、顺序号等。
第四，题名：也就是文件名，最好是与资料名称一致。如果资料本来没有标题，那么档案管理工作人员可根据资料内容或单位等补充拟题。
第五，日期：档案资料的日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708等方式进行填写。
第六，页数：档案资料的整理归档必须有该文件的总体页数、资料中有插图的必须单独作为一页。
第七，备注：备注是档案资料整理归档不可缺少的部分，对于档案资料的一些说明或注意事项都需要填写在备注里。
8、文书档案管理装盒
盒子包装。顾名思义，它是按一定的顺序打包文件，并在文件的封面和脊上填写信息。具有不同时间和分类的文件不能存储在同一个文件框中。
第一，包装原则。文件的包装应严格按照文件的编码顺序进行，并应与文件目录中标注的顺序一致，以确保能准确地根据目录中的条目找到文件。归档数据应该及时用完再放回去，而且还应该按照数据的编号顺序放回去，因为数据回放不遵循顺序，会给下次查找带来不便，甚至永远找不到。
第二，档案盒最好采用无酸纸制作，或者直接从我国档案管理部门订购，以保证档案资料的安全保存。
第三，文件框标签。在正常情况下，填写档案箱脊或底全号、年份、存期、起止号、档案箱号等必要项目。尤其是第一个和最后一个数字之间应该用“/”分开。
第四，考试准备表。在所有文件存档之后，必须将表单放入文件框中，以便对文件进行简短的注释或描述。描述的内容包括:情景陈述，核对人名，核对人名和日期。
9、档案资料检索
一是档案指示的主要内容应包括档案单位的性质、单位概况、单位在一定时期内档案的归档情况。
二是编制档案目录。目录印刷严格按照我们的档案资料归档标准进行，尤其是纸张的统一。编制归档资料封面，根据归档资料管理期限和归档笔记装订成册。档案文件目录的封面应当载明档案文件的名称、保存年限和其他事项。
结束语
档案资料归档是档案管理的前提和基础，科学合理的归档是提高档案管理质量和效率的前提。在日常档案资料整理归档过程中，要主观上注意，采用先进的管理方法和技巧，以保证档案资料整理归档工作的充分发挥。
参考文献
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[3]金晶，严峻.浅谈档案管理归档整理分类技巧[J].湖北农机化，2011（03）.
论文作者:孟丽
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
标签：档案论文; 档案资料论文; 档案管理论文; 资料论文; 文件论文; 数据论文; 顺序论文; 《基层建设》2019年第20期论文;