文档一体化问题探析，本文主要内容关键词为：探析论文,文档论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文档一体化问题的提出已有十多年了，1985年吴宝康先生在哈尔滨召开的中国档案学会组织的关于档案工作改革问题座谈会上，说图书、情报、档案管理一体化和文件管理与档案管理一体化“是当今信息时代中我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向。”（注：吴宝康《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期）问题提出之初，档案工作者和档案学者给予的关注不是很多，但随着计算机高新技术的迅猛发展和信息时代的来临，使广大档案人员深刻认识到文档一体化管理的必要性和重要性。进入90年代以来，文档一体化问题成了档案界讨论的热点。
一、我国文档一体化现状分析
从近十几年文档一体化发展情况来看，档案管理工作者实践探索多，档案学界理论指导不够。由于各地区、各部门、各单位具体情况不同，文档一体化管理的方法也不尽相同。目前，我国文档一体化现状呈现以下两大特点：
（一）对“文档一体化”概念理解存在分歧
首先，从概念表述上看，档案人员有着不同的见解。吴宝康先生当时提出的是“文件管理和档案管理一体化”（注：吴宝康《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期），而此后出现的称谓却是五花八门：“文书、档案工作一体化”（注：王志才《浅谈文书、档案工作一体化问题》，《档案学研究》1996年第3期）、“文书、档案管理一体化”（注：冯汉国等《关于文书、档案管理一体化的思考》，《扬州师范学院学报：社科版》1991年第4期）、“文书档案信息一体化”（注：陈思海等《论文书档案信息一体化》，《郑州大学学报：哲社版》1994年第1期）、“机关文件、档案一体化管理”（注：曹润芳《文书部门立卷与机关文件、档案一体化管理》，《档案学研究》1996年第2期）、“文件、档案管理一体化”（注：杨霞《从文件生命周期理论看文件、档案管理一体化》，《档案学通讯》1997年第2期）、“文档一体化管理”（注：何嘉荪《“文档一体化”路在何方》，《档案学通讯》1996年第6期）、“文档一体化计算机管理”（注：王凤英《试论文档一体化计算机管理在档案现代化管理中的作用》，《档案学研究》1997年第2期）、……这些概念的提出和每位研究者所持的观点及立论角度不同有着直接关系。
其次，对文档一体化内涵研究者持有不同看法。有侧重于探讨文件、档案管理体制问题的，有介绍文档一体化管理方法的，有研究利用计算机实现文档一体化管理的，也有从文件与档案之间的关系和概念外延探索文档一体化出路的，等等。研究者见仁见智，都试图解决我国文件、档案管理上的一大弊病——即长期以来文书工作与档案工作存在的脱节现象。
（二）文档一体化实践呈现多样化的特点
文档一体化提出后的十多年来，各地区、各部门、各单位出于工作需要，对文档一体化管理方法进行了有益的尝试，使得文档一体化实践出现多样化的特点（笔者将在下文评述）。多种多样的文档一体化管理模式，现时可供我们参考、鉴别，进而筛选最优化的管理方法，但从长远来看，如果不进行宏观调控，理论上缺乏统一指导，一方面会造成重复开发，浪费人力、物力、财力，另一方面形式各异的管理模式不利于档案工作标准化和现代化建设，影响全国档案馆网络建设，阻碍文件档案资源信息共享。
我国文档一体化进程的缓慢和出现上述问题的原因是多方面的：
1、学科研究方面的原因。文档一体化的最大特点是把文件管理和档案管理放在一个综合的管理系统中，两者是前后衔接、互相影响的子系统。所以研究文档一体化必须对文件和档案管理都给予高度重视，甚至更要重视对文件管理的研究，因为文件是档案的前身，文件管理是档案管理的前处理工作。遗憾的是，我国档案学界传统上把文件学视为档案学的分支学科，对文件管理的研究明显不够深入。这种理论建构上的缺限严重影响了文档一体化问题的研究，也是对这一问题存在诸多分歧的根本原因。
2、管理体制方面的原因。我国统一领导分级管理的档案管理体制比较健全，档案法规标准也较完备。但就文件管理来说，我国从中央到地方还没有一个专门的文件管理工作机关，文件管理工作和文件学研究缺乏统一的、经常性的组织领导。鉴于这一情况，有关部门要求档案业务管理机关承接这一职责，但文件管理和档案管理毕竟有各自的特点，不可同日而语。所以管理体制上的不完善，使得文档一体化进程受阻。
3、工作业务方面的原因。管理体制的分割，造成了文件管理和档案管理在工作业务上的分离。文件、档案本来同出一源，其内容形式完全一样，档案的质量状况承袭于它的前身——文件。如果文件制作材料质量差，格式不规范，发文字号不统一，密级划分不当，主题词标引不准确等，都会影响到日后的档案管理工作。管理体制上的分割，加上我国标准化建设起步较晚，文件和档案两个标准化组织之间缺少沟通，使得对标准化规范化要求程度很高的文档一体化进一步受到阻碍。
4、人员素质方面的原因。推行文档一体化，离不开一支高素质的文件档案工作者，它要求从业人员既要精通文件、档案管理业务，又要熟练掌握计算机等现代办公设备的操作技术。但目前我国文件、档案管理工作者的素质离这一要求还存在一定差距。这方面的不足集中表现在目前研制成功的许多文档一体化软件不同程度上存在缺限，离理想的文档一体化管理目标差距还很大。
二、文档一体化管理模式评述
文档一体化问题提出后的十多年间，我国档案学者和档案管理工作者经过深入研究和开发，结合本地区、本部门、本单位的实际情况，对文档一体化进行了多种尝试。笔者现将其中影响较大、成效显著的几种管理模式加以简要评述。
（一）从机构和职能上进行一体化。即统一设置文件、档案管理机构，配备专职人员，统一组织机关文件、档案管理工作。主要有两种表现形式：其一为机关内设置文档处（科），集中统一地处理本机关的文件、档案管理工作。如甘肃省政府下设文档处，四川省外经贸委设文档科等。其二为建立联合档案室，就是将多个单位组织在一起，形成一个把收集、整理、鉴定、统计、保管、利用各环节联系起来的实体性机构。这种形式主要表现在基层，突出的比如河北张家口地区的联合档案室（注：杨霞《从文件生命周期理论看文件、档案管理一体化》，《档案学通讯》1997年第2期）。联合档案室既可通过横向联系设置，也可通过纵向联系设置。这种模式的优点是统一了文件、档案管理机关，加强了文件、档案管理上的宏观指导和调控，并在人员、经费、库房、设备等物质基础方面有了一定保障。目前，机关内部统一设置文件、档案管理机构的较多，而联合档案室建立的并不多。
（二）一个机关内部文件、档案管理一体化。最具代表性的是“吉林模式”（注：何嘉荪《“文档一体化”路在何方》，《档案学通讯》1996年第6期），将文件登记与档案著录、立卷工作融为一体，统一在文书处理工作中进行，文书处理完毕，立卷、档案著录工作同时完成。将文件登记、立卷、著录三环节中9道工序63个项目，简化成一项工作两个工序39个项目，减少了6个程序24个项目；并在文件登记时来划定永久或定期保管期限；采用一文一事的小卷办法，文件办理完毕即可立卷。“吉林模式”三位一体的作法，使原本相隔在两个部门分别进行的多项管理环节完全融而为一，由一个控制中心一步到位，即提高了机关的行政效率，又充分保证了机关档案的齐全完整。
（三）建立过渡性的文件、档案管理机构。表现形式为文件中心，由几个驻地比较集中的机关参联组建文件、档案管理机构，归口于县档案局领导，将文件中心有限的人、财、物实行集中使用和统一管理，统一制定规章制度，执行统一的工作标准。参联机关的文件由文件中心统一负责分类、整理、立卷、编目、提供利用，开展于档案馆同步进行的规范化建设，为档案馆工作奠定了良好基础。甘肃省永靖县文件中心是建立最早、运行很好的一个典型（注：陶霞《机关档案管理组织形式的一项变革——对永靖县文件中心的透视》，《档案》1997年第4期）。
（四）建立文档一体、馆室结合的业务体制。这种作法是避开行政管理体制的束缚，从业务体制上建立联系，把文书处理与档案管理融为一体，把档案室的工作和档案馆的工作紧密结合起来，形成文书处理部门——档案室——档案馆密切相联的一体化业务体制。这种模式属山东潍坊市档案局首创（注：王仁邦《浅谈文档一体、馆室结合的业务体制》，《档案学研究》1997年第1期），他们在馆室结合方面主要是统一档号、统一制度、统一要求、统一用品和建立目录中心；在文档一体化方面主要是抓岗位培训，提高文档人员的业务素质，抓集中立卷，确保案卷质量，抓标准化规范化建设，提高管理水平。“潍坊模式”保证了进馆前文件处理格式的标准统一，便于档案工作者对进馆后档案文件的规范管理。
（五）实行计算机文档一体化管理。随着办公自动化和计算机技术的发展，档案工作人员与计算机人员研制开发了文件、档案管理一体化的应用软件。文档一体化软件系统就是将现阶段文件、档案管理的手工劳动项目，通过计算机现代办公设备，进行一次输入、多次输出，从而实现文件、档案管理一体化。近些年来，不少单位自行组织人员，研制开发了许多文档管理系统软件，从软件系统功能来看，也可以分为两种形式：其一是模仿文件、档案的手工模式设计的软件，这类系统的特点是收发文登记与分类立卷仍然是分开的，利用计算机组卷，在计算机上拟写案卷标题及有关案卷级著录内容（注：王凤英《试论文档一体化计算机管理在档案现代化管理中的作用》，《档案学研究》1997年第2期）。这种文档一体化软件不过是有关的数据信息可以重复使用，无需多次输入，在进行立卷时，仍需人工干预。早期研制开发和投入使用的文档一体化软件都属于此类。其二是新开发的改变传统组卷方式的文档一体化软件，攀枝化档案局与攀枝花大学共同研制的文档管理系统就属于此类（注：攀枝花市档案局《计算机文档管理系统》软件开发研究简要报告，1996年11月28日），我们暂且称之为“攀枝花模式”，其特点是该系统集文件登记、运转、立卷、编目、借阅、统计功能于一体，立卷方法上把文书归卷和组卷一体化，运用计算机辅助立卷，把归卷与组卷一次性完成。采用了在同一年度、同一保管期限、同一类别文件内一事一卷，12卷一盒的办法组卷；不拟案卷标题；统一采用成文年度归卷；档号统一采用全宗号——年度、保管期限、类别——案卷号的结构标识，并由计算机自动标引出件号、页号。比较两种形式，应该承认“攀枝花模式”将计算机辅助档案管理的功能延伸到文书处理阶段，精简了工作环节，提高了工作效率，肯定将是我国文档一体化软件开发的趋势。
三、文档一体化出路的思考
对于文档一体化的发展趋势，何嘉荪教授认为，“从现行文件到档案是一个延续统一的、前后衔接的过程。”（注：何嘉荪《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》，《档案学通讯》1996年第2期）主张扩大档案概念外延，“把全部现行文件都宣布为档案”，把现行文件和档案管理纳入同一系统工程加以控制。并且认为将文件也“作为档案管理，当然可以使这些文件也得到同样科学而又严谨的管理。”（注：何嘉荪《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》，《档案学通讯》1996年第2期）但将全部现行文件都界定为档案，存在以下两个问题：
其一，将现行文件也作为档案进行“严密保管”，不利于文件发挥作用。因为文件的现实效用性与档案的机密性相悖离，文件的现行使用与档案管理的滞后服务相矛盾。无论文件还是档案，我们都不是为了“保管而保管”，将全部现行文件也作为档案由档案部门保管起来，其结果只能是由于“档案在人们心目中受到严密保管的形象”而影响现行文件发挥其价值和作用。
其二，“将凡是具有本源性的文件宣布为都是档案”（注：何嘉荪《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》，《档案学通讯》1996年第2期），则文件和档案完全等同化，无论现行文件或半现行文件都称之为档案，那么“文件、档案一体化管理”从何谈起，恐怕只能探讨“档案管理现代化”了。
笔者也赞同以文件生命周期理论为指南探寻文档一体化的出路，但我们不赞成扩大档案概念外延的作法。我们主张缩小档案概念处延，将文件与档案的分界点卡在文件运动阶段的第四阶段（永久保存阶段）的起点上，第一至三阶段为文件，第四阶段为档案。从而以文件管理为基础，在文件生命运动阶段强化前三阶段管理，搞好第四阶段的接轨工作，实现文档一体化管理。
以文件管理为基础，实施文档一体化管理，要求我们在档案领域进行大刀阔斧地改革，来适应文件管理和档案管理实践发展的新变化和信息时代来临的新要求。
（一）改革档案事业管理体制，改国家档案局为国家文件与档案局（吴玉康早就有此呼吁）。（注：吴宝康《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期）由国家文件与档案局统管全国文件、档案工作事务，目前的直接好处在于：一是可以统一设置全国各级文件、档案管理机构；二是制定规范统一的行业标准推广实施；三是统一规划文件、档案管理科研工作，避免各自为政的浪费行为，眼下迫在眉睫的问题就是统一协调规划文档一体化软件研制，避免重复开发，节约人力、物力、财力。
（二）改革传统档案学研究范围，改档案学为文件与档案学。一改过去视文件学为档案学分支学科的观念，加强对文件管理的研究和对文件与档案关系的研究，从理论上加强对文档一体化进程的指导。
（三）改革传统文件、档案管理工作内容，使文件管理与档案管理顺利接轨。一要保证文件制作质量，使文件格式规范，为日后归档打好基础；二是坚持文件处理的程序化、标准化、制度化，为档案规范管理做好前处理工作；三要做好进馆前文件管理与档案管理的衔接工作；四要充分利用计算机实现文档一体化管理。
（四）改革传统教学内容，培养信息时代的文档管理人才。文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多学科知识、技术为一体的劳动，传统档案工作者很难驾驭。只有改革档案学教学内容，开展多部门合作，多层次，多渠道地开展继续教育培训工作，才会出现高素质的文档工作者。
吴宝康先生倡言：“我相信文件与档案管理一体化，是我们档案工作中的一项重大的根本改革措施，它不仅是时代发展的需要，而且在文件运动周期理论或文件生命周期理论的指导下，它终将会实现的。”（注：吴宝康《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期）随着改革的推进，文档一体化的前景是光明的。