摘要：生产和采购的环节对企业来说非常重要，物资的采购影响企业的所有利益。物资采购是对产品生产和项目建设的质量、进度等控制的关键要素，在采购的过程中任何一环出现小幅的偏差，均会影响整个物资采购预期目标的实现,简言之，物资采购活动直接关系到企业的经营风险。通常情况下，采购活动风险与合同风险紧密结合，贯穿于合同管理与风险控制的全过程。本文就物资采购合同风险的内部控制展开探讨。
关键词：物资采购；合同风险；内部控制
物资的采购关系着企业的整体利益。采购合同作为采购经营的重要环节部分，具有一定的契约性。对合同存在的风险实施管理，是保证企业遵循相关法规与法律并规范公司管理的重要工作。行之有效的预防物资采购风险能显著地保障企业经营的安全，达到最大程度地降低经营风险，在企业的规划与管理中具有十分必要的意义。
1物资采购合同管理流程
合同是工作开展的基础和参考，也是用来保证生产活动参与方权益的主要方式。随着近年来市场竞争的加剧以及各类替代品的进驻，一个新问题摆在企业面前，即如何用尽量小的投入获取最大的效益，因此，当下最直接也是最有效的方法是合同管理。规范管理流程、细节管理方案，可以有效的控制合同风险，取得最优的效益。物资采购合同管理基本可概括为三个阶段：第一阶段，订立合同阶段，即公司与物资供应商以及其他关联企业之间确立合同，包括选派专业人员开展厂家考察、招标谈判、起草合同、审核合同条款并签署合同等工作，包括财务审核、审计审核、技术审核等；第二阶段，履行合同阶段。当合同签署之后，意味着合同正式生效，合同内容上关联的各参与方，均要严格遵守合同协议规范。在合同履行阶段，包括签订补充变更合同、按时履约付款、到货验证；第三阶段，评审合同阶段。主要包括三个方面，分别是售后服务、合同履约评价、合同归档。
2合同风险管理的内部控制概念
在我国合同法中，合同风险管理具有其特定含义，指因为签订合同而造成的经济损失，通常情况下有两种损失，即直接损失和间接损失。而在所有的风险中，主要的风险为价格风险。而通常情况下，价格风险主要分为以下几种类型：一是货物因质量或者发生损坏等问题使得交易双方的交易发生改变导致一方发生经济损失；另一类是因为价格欺诈而导致的交易某一方的经济损失。
3物资采购合同管理常见的风险及内部控制策略
3.1物资采购合同风险
合同风险存在于合同订立的各个环节，具体如下。（1）合同前期准备风险。合同的拟定是围绕采购活动进行的，是本次采购活动的目的。如果合同计划并没有准确表达出采购业务的目的，会间接造成合同计划与采购目标的不协同、不统一。（2）合同文本拟定风险。在合同谈判过程中，供应商有时会采取一些违规行为和手段诱取合同。一旦该阶段企业内部管理不够规范，会有部分采购人员无视企业的采购流程和规定，采购人员的舞弊风险较大，正因如此，保证谈判人员的独立性是非常必要的。（3）合同审查审批与签署风险。本环节比较看重审核审批工作人员的专业素养和业务技能，包括法律、技术等知识，要求比较高，工作量也较大。结合既往的现实来看，本环节也是问题较多的环节之一。一旦无法有效的审查前期工作的漏洞，包括内容错误、条款不当等，潜在风险将十分巨大。（4）合同履约与归档风险。合同文本的严谨性、双方对合同内容的理解偏差等，均会直接影响合同的正常履行。此外，在履行变更或者终止过程中，可能会产生第三方加入的风险。再者，合同归档保存方法不当带来的风险，比如常见的文件丢失、公司资料外泄等。
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3.2强化物资采购的控制方案
第一，提高防范采购管理合同的风险意识。各级采购管理者必须要非常重视对合同的管理，管理控制合同签订过程中存在的风险。第二，在采购过程中，应该提高合同承办人和相关管理人员的工作能力和素质。合同的管理应该选用有较强责任意识的部门人员，提高管理人员的合同风险防范意识和管理能力，保证合同的签订和管理与企业的内控管理一致，并且符合国家的法律规定。第三，给予企业合同管理部门一些权威和独立，在合同签订过程中约束相关的破坏行为。第四，企业内部的审计和控制。加大内部审计工作时发现薄弱制动点、风险点的强度，并且随时检查和监测设备，采取措施补救已经存在的问题。
3.3强化采购部门的内部控制
合同签订为双方的合作关系，在合同签订的过程中涉及到双方内部控制。其中关于部门的内部控制，主要涉及到两个方面。一方面为签订合同人员的专业性。另一方面为进行正规的招标制度。其中招标制度中，招标企业的入围资格也要进行一定管控，保证入围企业具有一定的资质和企业信誉度。以此降低物资采购中合同风险的最低化，保障整体采购工作的顺利进行。（1）人员的专业性。签订合同人员的专业性特指，签订合同人员对于整体合同较为熟悉，对于所采购的物资也有大概的了解。合同在签订之前需要合同预算部门进行审核验证，将合同中存在的问题，双方提出来经过讨论修改之后再进行合同的签订，以此保证合同签订的安全性。（2）公开招标制度。物资采购涉及到的物资量较大，涉及金额也较多。因此在采购的过程中，需要进行专业正规的公开招标制度。按照招标程序进行物资供应商的选取，并在招标之前缴纳一定的保证金。保证金在整体物资采购结束之后，进行相关费用的退还。以此保证整体招标制度的完整，也保证了物资采购中的风险问题。（3）参考招标企业以往信誉度。企业参加招标时，部门应参考企业以往的信誉度和企业资质。保证所有入围企业都具有一定的资质和良好的信誉度，资质较差和信誉度较差的企业在进行第一轮企业筛选的时，就进行淘汰。保证整体入围企业都符合招标标准，以此保证最后在合同签订时，双方的合同风险都较小。
3.4以技术手段推动完善物资管理系统
随着科学技术的快速发展，信息化管理的运用在新形势下物资管理中起着推动的作用。加快信息网络建设、完善物资管理系统，能够为物资管理者在经营、管理要素的执行计划、实施管控等方面提供相关信息的交互系统，实行信息化的全面推广覆盖，及时利用信息可以控制人员、资金、设备、原材料和技术资源的有效使用。运用信息化管理手段贯穿于物资管理全过程工作中，促进提高物资管理效率、降低成本，提升信息化管理水平，为提高物资管理发展提供技术条件。企业要对材料的出入库等相关信息资料进行详细登记，便于后期录入信息管控系统，方便统计、核对物资的消耗数量。物资管控系统要与财务管控系统建立相应联系，便于财务部门直接从源头干预物资的预算、采购、消耗及余值的情况，增加财务部门对资金的控制力度。其次，应特别对物资采购计划进行专项审核，对于管控系统中采购计划库存显示充足的物资，应酌情予以减少、控制物资储备成本及盲目购买的风险。在满足生产需求的基础上加快资金周转度，推动企业做好固定资产增值保值。
结语
市场经济的快速发展，使整个市场环境变得更加复杂多变。对于各行业的企业而言，在坚持既定发展战略与追寻目标的同时，更关键的在于如何趋利避害，真正的立足于市场，谋求更进一步的发展。风险管理作为企业经营生产活动必须围绕的目标之一，也越来越受到重视。企业物资设备采购合同风险管理作为企业内部控制体系的重要构成部分，其对于企业整体生产运营的影响是非常大的。企业在项目推进过程中需要重点把控的就是将面临的风险值控制到最低，强化合同管理工作。
参考文献
[1]杨芳.物资采购合同风险的防范与管理措施[J].环球市场，2016（24）.
[2]白建平.企业物资采购管理中的合同风险防控[J].管理观察，2017（24）.
论文作者:刘康
论文发表刊物:《电力设备》2019年第7期
论文发表时间:2019/9/18
标签：合同论文; 风险论文; 企业论文; 物资论文; 采购论文; 物资采购论文; 内部控制论文; 《电力设备》2019年第7期论文;