摘要：在文档一体化管理发展的不同阶段，其依托的理论基础也不同。电子文件的大量出现将文档一体化的研究进一步引向深入，两种新的理论被提出：电子文件生命周期理论和文件连续体理论，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱。信息系统集成框架及以EDMS/ERMS为例证的文档一体化管理参考模型的应用与建立，则从技术的角度奠定了实现文档一体化管理的基础。
关键词：文档一体化管理；理论基础；实现机制
引言
早在19世纪80年代，我国档案学界有识之士就已提出应该改革将文件管理和档案管理分开的传统体制，并于1933年正式提出文档一体化管理思想———文书档案连锁法。电子文件的大量出现将文档一体化的研究进一步引向深入，两种新的理论被提出：电子文件生命周期理论和文件连续体理论，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱，引导人们从更高的层次来认识文档一体化管理的含义。基于信息集成的系统集成框架及文档一体化管理的集成参考模型的应用和建立，则从两个不同的层次探讨了数字环境下文档一体化管理的实现机制。
1文档一体化管理的理论基础
文档一体化管理发展大致可分为四个阶段：萌芽期、形成期、过渡期和未来发展期。不同的发展阶段，其依托的理论基础也不同，本文将依次进行介绍。
1.1萌芽期———文书档案连锁法
文书档案连锁法是1933年6月在国民党政府进行的“行政效率行动”中提出来的。其核心是“在一个机关范围内，将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”，“由机关总收发室按照既定的分类表，将本机关全部收、发文，进行统一分类、编号、登记，然后再把文件送至主办单位，各机关办理完毕后随即归档，由机关档案室按照总收发室已确定的类别分类保管。”实行文书档案连锁法的目的是想通过几道简便的手续，实现文书工作和档案工作相结合，以改变文书运转迟缓和档案管理落后、分散、各自为政的状况。
文书档案连锁法的不足之处在于，它混淆了“立卷”与“分类”的关系，“分类方案”实际上只对单个文件的“分类”起作用，“而没有考虑到一组文件之间密不可分的立卷问题”。尽管如此，文书档案连锁法不但克服了文书档案工作的混乱现象，而且推动了近代档案学的产生和发展，是我国近代档案学重要的历史遗产。它实际上也是文档管理一体化的一种尝试，为今天文档一体化管理提供了宝贵的经验。
1.2形成期———文件生命周期理论
文件生命周期理论发端于欧美档案学者对文件和文件中心的理论解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。
20世纪80年代中期文件生命周期概念由陈兆祦教授介绍传入我国。著名档案学者何嘉荪先生指出：“文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存，经历了一个完整的运动过程。研究文件运动的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。”换言之，研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及相应管理行为的理论，就叫做文件生命周期理论。文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律，对此，美国档案学者谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”基于这种价值论，档案学者根据各自不同的国情，对文件运动过程进行了不同的划分，主要有“三段论”：现行文件、半现行文件和非现行文件；“四段论”：文件的办理形成阶段、文件的现行阶段、文件的安全保存阶段和文件的历史阶段。无论是“三段论”还是“四段论”，其基本内容是一致的：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而划分为若干阶段。
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1.3过渡期———电子文件生命周期理论及文件连续体理论
自20世纪90年代中后期，随着计算机与网络技术的应用，电子文件开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野。电子文件具有与纸质文件许多不同的特点：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息易变性等等，它的出现将文档一体化管理的研究与实践进一步引向深入。文档一体化管理的理论基础随着电子文件的出现拓宽了，两种新的理论被提出，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱，一是电子文件生命周期理论；一是文件连续体理论。
2文档一体化管理的实现机制
从技术的角度探讨文档一体化管理的实现机制，则是从信息系统集成的角度，在数字环境下，运用“集成”系统与“集成”技术，有效整合和管理文件档案信息资源，从而实现信息资源共享的目标。
2.1信息系统集成框架
系统集成框架所代表的信息系统集成构成文档一体化管理实现机制中的第一也是基础的层面。信息系统集成框架，发端于企业信息系统集成的理论与实践研究。其基本思路，是组织内或组织间的信息系统集成，在互为关联、层层递进的五个层次，即物理层、数据层、应用层、业务流程/功能层和表现层上进行和实现。在数字化环境下，这一框架对于信息资源管理的作用通过EDMS/ERMS的集成而得到典型印证和体现。物理或平台层上的集成问题是解决物理网络中的硬件、机器、设备和操作系统的异构性。网络层的集成目标是构架系统、应用软件和模块之间的联系。物理层的集成或连通性仅仅能够确保数据从一个系统发送到另一个系统，即数据交换，但并不作数据集成处理。
数据层的集成满足文档一体化管理对多来源、异构、分散的数据，按照统一的信息分类标准进行数据整合的要求，形成可共享和动态交换的单一信息资源，实现对信息数据资源的集成管理。其技术实现依赖于异构数据转换技术等的运用。文档一体化管理系统是一个内含多种应用系统的综合体系。由于各类应用系统在应用范围、构建方式、系统结构、数据资源等方面存在一定的差异，因此需要建立统一的信息交换平台，实现各业务部门、业务系统之间的统一信息交换。应用层集成的基本功用在于建立这一信息交换平台业务流程集成要求各部门成为一体，按照特定的业务逻辑和优化的工作流程来运作；功能集成则要求各层级围绕特定的管理功能协同工作，如决策功能的实现与优化要求从运作层、管理层到战略层的合作。
在文档一体化管理环境中，业务流程的集成要求数字化、信息化的办公流程和处理规则等结合起来，提供信息处理、分析利用和协同工作，有利于完成办公过程的自动化和数字化。
提供用户界面。这个层面是一个面向用户的集成，强调的是要将来自多个信息源的信息以一种可定制的、个性化的界面展现给用户。如门户技术提供一个单一的访问各种信息资源的入口，用户可以通过这个门户获得个性化的档案信息和服务。
2.2文档一体化管理的集成参考模型
建立文档一体化管理的集成参考模型，是对信息系统集成框架的具体化，旨在提供提高文档一体化管理的可操作性，是文档一体化管理实现机制的第二个层面。以EDMS和ERMS集成为例，在EDMS和ERMS集成的环境下，元数据可以被看成实现两个系统功能的互操作性和集成的信息结构组件的通用语言，EDMS/ERMS系统集成应建立在EDMS/ERMS元数据集成的基础上。因此，参考模型包括元数据和功能两大部分。
结语
本文所探讨的文档一体化管理所依托的理论基础及其相互之间的关系，是档案学术界积极探讨的课题。而从文档一体化管理的实现角度，引入系统集成框架，并以此为基础建立文档一体化管理的参考模型，以期为文档一体化管理系统的发展提供借鉴。
参考文献：
[1]赵屹，陈晓晖.电子文件中心：路在何方——电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究，2011（05）
[2]赵屹，陈晓晖.文档一体化流程：政府办公自动化的瓶颈[J].档案与建设，2011（10）
[3]赵金凤.浅谈如何做好档案管理工作[J].水利建设与管理，2010（11）
论文作者:刘明英
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/18
标签：文件论文; 文档论文; 档案论文; 理论论文; 系统集成论文; 信息论文; 生命周期论文; 《基层建设》2018年第31期论文;