摘要：随着科技进步，日常办公与管理离不开电子文件与电子档案的应用。电子文件档案具有许多优点，但是当前在高速公路电子文件档案管理工作中也存在着一定的缺陷问题，基于此，本文对高速公路电子文件档案管理的相关问题进行了分析，探讨了加强电子文件档案管理的具体措施，并就高速公路电子文件档案管理的发展方向提出了个人见解，以供参考。
关键词：高速公路；电子文件；档案管理
1.电子文件档案管理的利弊分析
1.1电子文件档案管理的优点
档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子文件档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子文件档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件，这样也有利于绿色环保事业的开展。
1.2电子文件档案管理的弊端
首先，信息载体的老化和变质现象，是电子文件档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子文件档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。其次，黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子文件档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全。另外，电子文件档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。
2.高速公路电子文件档案管理的现状问题
2.1对电子文件档案认识的局限性
随着社会主义市场经济的不断发展，人们的价值观念也随之改变，正逐渐意识到档案在经济中的重要作用，知晓档案信息资源能够带来巨大的经济效益。然而，在实际的高速公路档案管理工作过程中，出现了一些问题，少数人认为单位档案是单位的私有财产，档案信息就必须处于封闭状态，不愿意将档案放在网络上进行开放。
2.2电子文件的保存问题
电子文件除了对保存的温度和湿度、磁性材料等环境因素都有极高的要求，人为因素操作错误、破坏性病毒的入侵、电子文件运行的硬件设备故障、电子文件运行的软件系统的不稳定、自然灾害或社会动乱都可能导致电子文件数据内容和电子文件存储材料的损坏或丢失，不利于高速公路电子文件档案管理工作的开展。
2.3计算机技术尚未大规模应用于档案管理
高速公路档案部门普遍存在着人力、财力有限的情况，某些档案部门没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子文件档案也在传递、承办之后，用纸质档案进行再次保存，形成两种类型文件共存共用的局面，没有充分发挥出计算机网络和计算机在档案管理中的作用。
3.加强高速公路电子文件档案管理的具体措施
3.1加强电子档案归档制度建设
高速公路档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量
为进一步加强高速公路电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和公路工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理
一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题；二是做好高速公路电子文件档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理，不能将电子文件档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
3.4建立“双套制”模式，确保重要信息完整
因电子文件档案的原始性、真实性、完整性等特性，纸质档案相较于电子文件档案仍具有它的优势，在一段时间内，仍将与电子文件档案互补并存，“双套制”不失为一种理想选择。所谓“双套制”，指的就是电子文件档案和纸质档案同时提交保存归档，它的管理特点是避免两种载体的不足，充分发挥各自在档案管理上的优势，既具有纸质文件的完整性、原始性，又有电子文件的方便快捷，将安全与便捷共存，有在效提升使用效率的同事，确实档案的信息安全。
4.高速公路电子文件档案管理的发展方向
4.1管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，高速公路电子文件档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子文件档案管理向着现代化方向发展。
4.2电子档案管人才向着专业化趋势发展
高速公路电子文件档案管理人员愈加专业化，档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子文件档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。
4.3多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子文件档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
结束语：
总之，在科学技术不断发展的时代，高速公路电子文件档案管理对于各项工作的开展有着十分重要的意义。在高速公路工程中，做好电子文件档案管理工作是工程项目有效实施的基础。因此，我们要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。同时，我们还要不断提高自身的工作能力，确保电子文件档案的准确真实，从而保证高速公路工程项目的顺利开展。
参考文献
[1]兰家友，李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家.2010.
[2]宋丹婷.浅议规范电子文件档案管理[J].活力.2016.
[3]俞红.浅析电子文件档案管理的问题与对策[J].通讯世界.2014.
论文作者:林碧桃
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第29期
论文发表时间:2018/3/8
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 档案管理论文; 高速公路论文; 电子信息论文; 纸质论文; 《建筑学研究前沿》2017年第29期论文;