ERP项目投资效益审计初探，本文主要内容关键词为：效益论文,项目论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
ERP（企业资源计划）系统能够将企业的财务、生产制造、人力资源等各个职能管理子系统进行整合，实现无缝连接，能够实现企业的物流、资金流、信息流的集成，能够提高企业管理的绩效。通过ERP系统与供应链管理(SCM)和客户关系管理(CRM)系统的整合，还可以共享企业上下游的信息资源，提高整个供应链的价值。ERP系统已成为我国企业信息化的首选方案，并成为企业最大的IT投资项目。经过十几年信息化的发展，我国企业ERP系统上线的成功率不断提高，但发展并不平衡。据相关资料统计存在三种情况：按期且按预算成功实现系统集成的仅有10%-20%；没有实现系统集成的或实现部分集成的占30%-40%，而失败的却占50%。并且，ERP实施成功的大多数为外资企业。因此，如何保证投资的ERP项目按照既定目标和计划实施、运行以实现投资收益，已经成为管理者和投资者日益关注的重大问题。而审计作为一种必不可少的制度保障和手段，自然被引用到ERP项目的投资建设管理中，同时也成为审计人员必须面对的新课题。本文试从固定资产投资项目绩效审计的角度对ERP项目的投资建设特征进行分析，以期找到一种有效的方法来支持ERP项目投资建设的顺利进行，降低投资风险，保障投资收益。
一、ERP项目投资效益审计特征分析
ERP是一种先进的企业管理软件，也是某种管理思想、管理方法、管理模式的载体。ERP不是一个纯技术系统，其核心是管理思想，系统体现的是管理理念下管理模式的应用。因此，ERP项目的投资效益主要体现在两个方面：一是直接效益，是可以通过货币量化计算的，如通过ERP项目投资带来的库存积压减少、坏账和呆账金额减少、加速资金回笼，减少人力成本、产品成本降低、利润增加、产品生命周期缩短、扩大市场占有率等；二是间接效益，它难以通过货币量化来直接体现，如提高企业经营决策能力、提高企业竞争地位、提高企业管理水平和人员素质、提升企业形象和信誉、提升客户满意度等。因此，对ERP项目的投资与一般的固定资产投资项目不同，投资的重点不是在计算机、通信设备等硬件设施上，而是在软件和系统实施、运行管理上。国外企业对ERP项目的投资比例一般是：软件费用是硬件的2倍以上，管理咨询（系统实施或系统上线）和运行维护费用是软件的5倍以上。可见，对ERP项目的投资效益审计的重点更主要关注的是软件研发和系统实施与运行维护阶段，而对这两个阶段的内容进行审计是非常困难的。首先，建立ERP项目效益审计的评价指标体系比较困难。因为每个ERP项目的目标、投入、进度与企业的发展战略、信息系统规划和管理基础等相关，并且ERP系统的实施和运行维护是一个漫长的过程，对ERP项目投资建设的成功完成目前没有统一的评价标准。其二，对ERP项目投资效益审计的对象不是单一的。决定ERP项目成功与否，除了项目开发实施方，最主要还涉及企业的管理基础、技术力量、人员的素质、高层管理者对项目的认识和管理能力等多方因素。其三，目前我国投资效益审计重点关注的是国家投资建设的基础设施、国计民生的大型建设工程等，尽管ERP项目投资巨大，但因其投资失败产生的负面影响的可控性，因此还没有引起关注。其四，对ERP项目进行投资效益审计，要求审计人员具备信息技术、管理、财务、审计等复合型知识结构，同时对审计人员需要进行相关专业知识的审计培训。
二、ERP项目投资效益审计思路与审计步骤
结合ERP项目的投资建设特征，我们认为：对其进行投资效益审计就是要对建设过程中是否在保护投资人利益的前提下，合理利用相关资源，按计划、按预算、保质量地进行ERP系统建设审计。具体而言，就是对ERP项目建设过程中的上线项目的决策和管理活动及其依据进行审计。审计框架的建立要体现对ERP项目投资审计的系统性、综合性，对ERP项目整个建设过程的投资决策和管理活动进行跟踪审计；衡量ERP项目的投资效益主要是从项目的目标、计划、预算、质量的整体完成情况进行综合评价；目的是及时找出项目建设过程中影响绩效的关键问题，提出切实可行的改进建议，减少损失浪费，保证投资收益。
由于ERP项目的投资建设过程复杂，管理活动及其数据资料繁杂，用一揽子的审计方法将无从下手。可以把ERP项目的投资建设过程分为三个阶段的循环：投资决策阶段、开发实施阶段及运行评估阶段。审计人员可以根据每个阶段活动的不同特点，有目的、有条理地进行跟踪审计。三个阶段的审计活动是相互联系的，上一阶段的审计结果对下一阶段项目的建设具有指导作用，而下一阶段的审计工作是对上一阶段审计结果的进一步验证。每一阶段的审计以项目要实现的目标、项目预算（成本）、项目风险（质量）为重点内容进行综合评价。
（一）投资决策阶段的审计
ERP项目的投资决策主要分为两大类：一类为是否上ERP项目的战略决策，它与企业的发展战略和信息化战略是一体的；另一类是ERP项目实施过程中的子系统上线决策。决策的正确与否、决策水平的高低对ERP项目的成败至关重要，是投资审计最为重要的第一步。这个阶段的审计目标主要是保证投资决策的正确性以及合理、合法和合规性。
ERP项目的战略决策涉及企业发展的整体目标、项目的投资规模、业务流程的重组或改进、员工岗位和权力的变化等。审计的主要数据资料是企业发展战略和信息化战略规划文件，以及ERP项目的可行性研究报告。可从外部环境、内部基础条件、决策活动三个方面对其进行审计分析评价。外部环境主要指国家或地区的信息技术基础实施的建设状况、市场的规范程度、企业所处行业的信息化程度、企业的供应商、分销商（客户）的信息系统建设状况等，将会影响企业ERP系统支撑平台的建设和运行结果，影响供应链管理和客户关系管理模式的实施。内部基础条件主要指企业管理是否科学和规范、资金是否充足、高层管理者对ERP的认识、员工的素质和水平、技术力量、企业文化与习惯势力等，将影响项目是否能成功实施。决策活动主要指决策是否按照规范的程序进行、投资的目标是否明确、是否对整个投资项目进行了科学的预算、项目相关负责人的岗位职责是否落实、是否对项目投资的风险进行了预测等，将影响项目的顺利实施和完成。
ERP项目实施过程中，子系统的上线决策是一个不断循环的过程。审计的主要数据资料是ERP项目实施计划和投资预算文件等。审计的主要任务是对上线项目（子系统）的目标及其投资的合理性、预算编制的有效性、子项目的风险以及上线项目所需的基础条件是否具备进行审计分析，以便保障上线项目目标的实现。
（二）开发实施阶段的审计
开发实施阶段的审计目标主要是保证ERP上线项目按照计划和预期的目标、投资预算、实施进度进行，控制投资风险。审计的主要数据资料是上线项目的实施计划、软件需求分析文档、投资预算文件、项目实施的规章制度文件、项目实施的记录文件、项目实施的各类凭据，尤其是为项目支出的费用凭证。审计人员可以主要从以下几个方面审查：(1)软件供应商是否可靠、管理咨询机构的业务和服务水平是否满足企业要求；(2)软件的质量或软件开发商的研发能力；(3)管理层是否针对上线项目制定了科学合理的内部控制制度，是否有可操作的监控程序，并指出监控的重点和风险；(4)项目负责人的相关责任是否在项目实施中得到有效履行；(5)项目实施的目标和进度是否与预期一致；(6)项目的成本是否得到有效控制，资金的去向是否合理、是否与预算一致。
表1 各阶段的审计重点和主要的审计证据
（三）运行评估阶段的审计
开发评估阶段的审计目标主要是审查已上线运行的子系统（子项目）是否实现了预期目标和功能，评估投资收益，分析成因，明晰责任，保证上线子系统的正常运行以及为后期上线项目提供借鉴。审计的主要数据资料是上线项目的决策文件（建设目标、投资预算、效益数据）、软件需求分析文档、上线项目验收标准、上线项目测试用例（数据）、子系统运行的结果文档及验收评估文件。审计人员可以主要从以下几个方面审查：(1)验收评估的程序、方法和评估小组成员能否保证对上线项目进行客观、公正、有效、正确的评估；(2)上线项目的文档资料是否齐全一致；(3)子系统的目标、功能是否实现；(4)预期的投资收益与实际收益的差异。
三、各阶段审计重点及所需审计证据分析
从某种意义上来说，审计工作就是有目的、有计划地收集审计证据，鉴定审计证据作出判断的过程。我们按ERP项目投资审计的三个阶段，对审计重点及所需主要审计证据进行归纳，如表1所示。
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