双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题，本文主要内容关键词为：纸制论文,档案论文,文件论文,电子论文,双套制下论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着以计算机技术为标志的现代化信息技术、通讯技术在各行各业的广泛应用，大量电子文件由此产生。电子文件的归档及管理问题也引起了国内外档案学界的极大关注，不少学者从各种角度探讨了电子文件的归档和管理方式。笔者想从现今我国电子文件归档双套制的具体做法说起，对于到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题做简单的探讨。(注：本文中的电子文件特指在计算机网络环境下直接生成、运转的作为档案保存起来的电子文件，而不包括原有纸制文件、照片、音像等档案数字化后形成的电子文件)
一、现今我国电子文件归档双套制的具体做法：
电子文件归档“双套制”保存是指将具有相同内容的纸制文件和电子文件一并保存。双套制将会在相当一段时间内存在，这是无可置疑的，主要原因是：1、国家规定带密级的文件不能上网，因此，在今后相当长一段时间内，密级文件还将以纸制文件的形式在现行的办公模式中运转；2、电子档案载体稳定性的验证、网络传输保密措施的研究、电子档案法律地位的确立等等问题还需要各个方面的专家学者不断的研究给予解决；此外，档案的计算机管理还有一些技术性的问题有待深入研究。这些原因都决定双套制在我国将会长时间存在。
但“双套制”并非简单地打印电子文件、分别在纸制管理系统和电子档案管理系统独立地、没有任何联系地对纸制档案和电子档案进行保管，而是把电子文件与纸制文件作有机的对应，相互建立准确、可靠的标识关系，例如在纸制档案的卷内目录、备考表等内注明对应电子文件的存放地址、编号、著录等信息；同样，在电子文件后标上对应纸制文件的库房编号、箱号、档号、件号等信息，以便利用时参照互补。当电子文件的著录、编号、签署、内容更改、更新时，就应该注意保证电子文件与相应纸制档案的一致性。
此外，在满保管期限的电子档案删除问题上，一般实行电子档案与相应的纸制档案同步销毁的做法，即先将已做了备份的电子档案删除，再经档案保管人员复查无误之后才删除电子备份档案和相对应的纸制档案。
二、电子档案与纸制档案的异步销毁
电子文件归档“双套制”确实起到了双保险的作用，既保证了电子文件管理继续向前探索，又不延误实际工作的需要，避免了两种载体存在的不足，充分发挥各自在档案管理上的优势，具有合理性也符合我国现有的计算机技术水平和档案管理水平。但笔者认为在双套制背景下，电子档案与纸制档案应异步销毁，即电子档案保管系统应两次自动提示同一份到期的电子档案，第一次提示的实质是提醒工作人员销毁本系统中的某一份期满电子档案所对应的纸制档案，而第二次提示的才是真正的到期电子档案的删除。当然两次提示的间隔或半年、或一年，应根据具体的电子文件状况而定。采取期满电子档案与纸制档案的异步销毁的原因如下：
1、传统纸制文件的鉴定多采用直接鉴定法，即逐件阅读文件内容，判断其价值，其工作量大是有目共睹的。经各国档案学者的不断研究，一种更宏观的鉴定方法产生了，就是特里、库克针对电子文件鉴定提出的“后保管鉴定法”，即以职能活动为依据的宏观鉴定法，他认为，电子文件处于后保管时代，其鉴定方法应从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务、职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映他们的最精练文件永久保存。这种鉴定方法得到了国际档案理事会电子文件管理委员会的认同，在电子文件鉴定中已得到了广泛的认可和应用。在具体的操作中，电子文件管理系统在设计阶段就将“后保管鉴定法”设计在其鉴定子系统之中，故归档保存的电子文件都是经这种鉴定法挑选后的产物，但是只从文件形成机关的职能、任务和活动的重要性来对电子文件进行鉴定，其实际操作中难免会出现漏洞，尤其对于保存期满的电子档案更应该采取慎之又慎的态度以确保具有保存价值的档案不被误删。因此，在电子文件管理系统第一次自动提示某份电子档案到期之后，应先删除其对应的纸制档案，将该电子档案再保存一段时间(应该形成一定的时间跨度)，待系统第二次提示之后档案管理人员再删除该电子档案。
2、与纸制文件相比，电子文件运行过程中它的元数据与背景信息是不断增加的，最后无论是用物理归档还是逻辑归档方式，完整的电子档案都应包括它的元数据和背景信息。元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述，逻辑与物理模型，系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。背景信息包含文件产生经历的各个环节和责任者，以及为保证电子档案的可理解性而记录的与其内容相关的信息。一旦元数据和背景信息被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性，所以元数据与背景信息是电子文件归档保存必不可少的一部分，而相应的纸制文件却完全不具备这些材料。当然不可否认纸制档案上不仅保留了原始活动的记录信息，还保留了档案文件产生时的众多背景信息，如文化背景信息，证明载体上记录信息的原始性信息等。但与电子档案相比，纸制档案由于缺乏完整系统的元数据和背景信息，所以其流程不甚明显，故从这方面看出纸制档案重要性要低于电子档案，因此在销毁期满档案时，应先销毁纸制档案，而后销毁电子档案。
3、异步销毁是减轻纸制档案库房压力的方法之一。双套制虽然对实际的档案工作有很大的好处，但它也带来了不少问题，比如电子文件数量急剧增长，但由于新载体介质的使用，电子文件的存储空间密度增大，需要的实际存放档案的空间要小的多，所以库房的压力也不是很大。但是由于实行双套制，相应的纸制文件必须大量保存，而且纸制档案沿用传统的管理方式，所需空间较大，库房压力因此日益紧张。解决之道除了尽可能的加大鉴定进馆档案的力度，还有在保证有利用价值档案能被完好保存的前提下，尽可能加快馆藏档案的更新——尽早销毁保存期满的无价值档案而重新接收有价值档案。因此，在对期满电子档案持慎重态度的基础之上，先销毁对应的纸制档案可以有效的缓解纸制档案库房的压力，这也可作为实现馆藏档案的优化途径之一。
4、从保管电子文件与纸制档案的费用考虑，也应该先销毁纸制档案。计算机技术生成的电子文件先大批量的保存在相应的数据库中，最后脱机归档保存在光盘、磁盘、磁带等新型载体上，其保管费用主要由维护、保护这些新载体档案的费用，以及为避免设备的更新而导致无法读识这些档案因此必须将其迁移的费用决定的，虽然工作对象数量巨大，但是由于新载体档案存储空间密度大，这样平均到每一份电子文件的保管费用却是比较低的。而纸制档案的保管费用当然也是由维护和保护纸制档案的费用决定的，但众所周知，现在电子文件数量激增，相应的纸制文件不止数量惊人，而且其对库房的要求也较高，再加上在日常调阅中耗费的人力劳动也比电子档案要大的多。所以，对于保存期满的双套制档案应先行销毁纸制档案以降低档案部门的人力、财力的消耗。
综上，笔者认为，电子档案与纸制档案应该同步归档异步销毁，并且先销毁纸制档案再销毁电子文件，当然其中必须有一段时间间隔。因此电子档案管理系统在设计阶段就应该将这一问题作为考虑因素之一，并设定到期档案的两次提示功能。
有人说电子文件归档双套制是权宜之计，但由于现阶段我国计算机发展水平以及许多尚未解决的理论和技术性问题，所以说实行双套制是非常必要的，也就是说相当一段时间内将是电子档案与纸制档案并存，而且是以电子档案为主，纸制档案为辅。