文书立卷改革的探讨，本文主要内容关键词为：文书论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
案卷一直是档案整理、编目、保管、利用、统计的基本单位。长期以来，档案部门在立卷工作上付出的劳动最多。随着三项制度改革和市场经济的发展以及现代化管理手段的普及，档案工作任务越来越重，寻求一个既科学又简便的档案整理方法，已是一项很迫切的任务。
一、文书立卷改革的客观要求
关于文书立卷，新中国成立40多年来，先后采用过“一竿子插到底”、“以问题为主”、“分级别”、“四分法”、“四分四注意”、“一事一卷”等立卷方法，这些方法在不同时期对档案管理起到了积极的作用。1988年国家颁布了国标《文书档案案卷格式》，文书档案立卷工作步入规范化管理阶段。但是逐步深化的经济体制改革和市场经济的发展对文书立卷改革提出了新的要求，改革文书立卷方式：
一是适应“三项制度”改革的要求。当前，人员精简，工作量增加，已形成明显矛盾。电力系统到1995年主业人员减少一半，从省局机关到基层单位，在第一轮改革中档案人员减少了30%，甚至还多。兼职档案人员普遍一人多岗，负担较重，而且人员变化频繁，按“国际”组卷，培训工作跟不上变化速度。往年立卷三个月，文书档案员到各处指导120余次，否则难以保证案卷质量。目前，在人员减少的情况下， 加重了编研工作份量，增加了微机管理、光盘管理等大量新的工作内容，如不改革原来的立卷方式，工作效率无法提高，新的技术也无从采用。由此可见，三项制度改革和现代化手段的采用必然带来管理方式和内容的改变。
二是实现档案工作重点转移的要求。1991年起，档案工作的重点由基础管理转向档案信息开发利用。经过几年的努力，虽然在思想认识上有了很大转变，但效果并不能令人满意。这其中既有全员档案意识问题，档案人员所具备的知识能力问题，也有档案整理方法问题。案卷整理耗去了时间，缠住了手脚，牵着档案人员的注意力围绕案卷形式转，而对改革中的企业经营方式发生了什么变化，对档案需求有什么变化没有更多的时间和精力去研究。同时别人也不清楚档案员在干什么（岗级评定反映的认识问题最明显），档案工作仍然处于封闭半封闭状态。这个转变需要时间，需要精力，需要管理方式的转变。档案的科学管理决不意味着案卷整理本身的繁杂和精细。整理工作主要是将档案变零乱为系统，为保管和提供利用打下基础。所以，对档案的实体管理一要确保档案的齐全、完整、准确，以便最大限度地满足对档案的利用需求；二要积极改善物质条件，使其保管环境有利于延长档案寿命；三要实施微机管理，保证库存每一份文件都能够准确迅速调出。至于案卷的整理，在遵循立卷原则的前提下可以管理得粗放一些，把档案工作的注意力放在收集和开发利用上。
三是档案管理实践自身提出的要求。从我局系统提供利用的特点看，查卷者主要借阅单份文件，档案人员通常是通过查找卷内目录合订本或用微机进行文件级检索来提供利用。另外，在提供复印件时案卷复印效果不好，厚卷的需要拆开，引入光盘和缩微技术时也需要拆卷。加之案卷标题难以拟写，出现了大量的一文一卷的现象。在微机管理过程中，提供利用需要文件级检索，但仍要再进行案卷级著录。从当前看，案卷只起到文件保护和档案统计的作用。对此，我们也做了分析比较，科技档案采取直接装盒的保护方式并无损害。而文件件数和所占面积的统计更具有准确性和可比性。
鉴于上述要求，我们提出了文书立卷改革的方案，得到了有关领导和上级档案管理部门的支持，于1995年机关文书立卷时进行了有益的尝试。
二、文书立卷改革的做法
我局机关体制改革以来，年平均归档文件2500份左右。我们按照“遵循文件的自然形成规律，保持文件的历史联系，区分价值，便于保管和利用”的立卷原则，改案卷级管理为文件级管理，具体方法是：
1.采用现代化手段，实行文档一体化管理。包括两方面的内容：一是微机辅助文件、档案管理，编制了适用于文书处理和档案著录相通的微机管理程序，主要是输入必要项目，作为文件登记、传阅和档案编目、检索的手段，主要有收文管理、发文管理、立卷管理等。在收、发文登录中已经输入微机的收发文字号和单位、文件题名、页数、主题词、文件日期、附件题名文号、保管期限等，通过鉴定确认，可以自动生成档案盒内目录，从收发文件处理到归档一次性输入，不需重复劳动。二是引入光盘系统，微机与光盘联网，将文件扫入光盘进行档案全息管理。分两步走，第一步在档案部门试行，文件归档后扫入光盘。第二步在机关微机联网的前提下，由文书部门在收文时即扫入光盘，留作查阅和归档，文书处理过程仍传递原件，查阅时在屏幕上即可看到文件内容，只有特殊需要时才需调出档案原件。当前，我们还处在试行中。
2.归档文件整理原则及排列顺序。仍遵循文件立卷的原则精神，按照年度——保管期限——组织机构——问题等进行文件排列，即分年度、分保管期限、分机构，按照一事一卷的组织方法把有密切联系的文件（一次会议、一个案件、一项活动及工作、一个问题的请示回复等形成的全部材料）连续排列，其它文件按照组卷时案卷排列的方法——本级、上级、同级、下级，在相同级别中按照时间先后顺序排列。
3.档案的基本装具。归档文件的基本装具国标规定的文书档案盒，但在厚度上做了变通处理，50、40、30、20mm不等，既节省空间，又能保持不同机构、不同保管期限的文件分别装盒保管。
4.归档章。鉴定归档的每份文件右上角加盖归档章，内容包括盒号、件号、页数、保管期限。盒号，指该文件所在盒的编号；件号，指该文件在盒内所排的具体位置；页数，指该文件的总页数；保管期限，指该文件的保存价值。归档章既是文件归档的标志，又是保管、检索、借阅、还位的依据。
5.装订形式。归档的全部文件材料均实行文件级管理：永久性保存的文件，每份文件用蜡线装订；短期和长期保存的文件统一使用订书钉，已有订书钉的可保持原貌。经考察，此种作法可行。
6.编目方式。盒号每年编一个流水号，按照永久、长期、短期顺序排列。盒脊背标明年度、目录号、盒号。盒内文件编件号，一盒文件一个流水号。每份文件单独编页，文件已有页码的，不再编。每盒放盒内目录、盒内备考表，格式与作用相同于卷内目录、卷内备考表。检索工具以簿式文件目录和微机文件级检索为主。
7.借阅。查找档案以微机检索为主，并通过簿式文件目录辅以手工检索（手工检索适于停电或不会使用微机人员所用）。档案原件借阅时加专用文件夹，以保护文件。文件夹印有档案借阅须知。
8.统计。档案统计以文件件数和延长米表示所有数量和所占面积。
三、档案采取文件级管理的优越性
档案立卷的目的是为了保管和利用。文书立卷改革能够满足这一目的要求，其主要优越性表现在：
一是便于查找和利用。由于文件级管理，消除了案卷级管理卷内文件漏登的可能性，检索一步到位，直接查到确定的题名和文号，提高了查全率和查准率。
二是有利于档案的保管和延长寿命。以往的档案，大多经过订拆几个反复，载体在整理中人为地受到损害。文件级保管，即使补充文件，倒换位置，都不伤害载体自身。在提供复印件以及发展为光盘、缩微管理时，都勿需再拆卷处理。而且在借阅时，只提供所需文件，减少文件的磨损和见光次数。
三是有利于实行文书处理部门立卷制度。从前提起文书立卷，档案员和立卷人都感到莫大的压力。拟写案卷标题和立卷装订，要求具有一定的综合能力和细致的工作耐性。各部门负责立卷人员不仅兼职多而且变换频繁，采取新的立卷方式，简化了整理工作，不装订案卷，不填写案卷封面诸项目，不拟案卷标题，不编页码，最关键的是简化这些工作，无损于档案的保管和利用，使立卷人快速进入角色，节省工作量和工作时间30～40%。同时也减少了文书处理人员的反感情绪和心理压力，有利于联手共建档案事业。
四是有利于维护档案原件的原貌和不同形体档案的保管。案卷装订需要整齐，大小不一的要切齐，个别卷很难处理，比如，现在各专业普遍采用上级机关编制的微机程序进行统计，报表大小不一。另外，有的领导签字写到文件边缘上，还有32开纸的书籍和特殊形式的合同书等等都是很难处理的。采用文件级管理，这些问题便迎刃而解。
五是有利于档案的鉴定与销毁工作。虽然档案在立卷时已经区别保管价值，但若干年后，由于各种原因，原来确认的档案保管价值不会一层不变，文件级保管方便档案鉴定后的剔出。
六是有利于保密。文件级管理，需要什么文件借什么文件，最大限度地缩小了知密范围。
七是有利于档案的编研工作。特别是专题文件汇编，单份文件管理既方便研究也方便复制。
八是有利于推行文书、档案一体化微机辅助管理。从前，由文书处理程序到档案管理程序过渡最难的就是自动立卷这一环节，无论如何，案卷的划分和标题的拟写都要做大量的特殊加工处理。现在，通过鉴定，根据文件装盒顺序和数量，可以自动调整并输出盒内目录，不需另外再做很多工作，便于广大兼职文书和档案人员掌握操作，也就便于此种管理模式的推广和普及，有利于现代化办公手段的实施和工作效率的提高。
这种立卷还只是尝试，但是得到了全体立卷人员的充分肯定和大力支持，在借阅过程中，已明显地表现出方便、准确的特点。同时也存在着具体问题，比如各种档案工作统计报表都以案卷为单位，文件级管理如何填写是个难题，今后可能还会遇到其他问题，但我们坚信它的生命力，也希望得到同行的支持和指教。
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