摘要：档案管理是机关事业单位工作的重要组成部分，长期以来，这项工作因缺乏重视，加之管理不善、管理工作者职业素质较低，新设备、新技术掌握不全利用率不高、发展相对滞后等一系列问题的存在，导致机关档案管理工作一直在低水平状态徘徊，其作用难以充分有效发挥。改变这种现状就要对机关单位档案管理进行全面优化，以新思维、新方式、新技术推动机关档案管理工作，达到优化管理的目的。
关键词：机关事业单位；档案管理；问题；优化；实施措施
引言：档案管理工作具有技术性强、时间跨度大等特点，是机关事业单位内控管理工作的重点。在新的历史时期，机关事业单位迎来了改革发展的新契机，档案管理工作的深入推进，为档案管理工作的创新、改革发展的推动，提供了切实有效的保障。当前，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，档案管理专业化、信息化建设仍比较滞后，弱化了其在机关事业单位工作中的重要性。为此，如何立足新的发展环境、新的工作要求，深化档案管理建设，是机关事业单位创新改革的重点，应在日常管理工作中有效落实。
一、机关事业单位档案管理存在的问题
机关事业单位推进档案管理工作，是基于内控管理建设的内在要求。但从实际情况来看，机关事业单位档案管理仍存在诸多问题，如管理工作落实不到位、人员素质偏低、设施条件落后等问题，严重影响了机关事业单位档案管理工作的有效开展。
（一）落实不到位：管理缺乏重视，工作缺乏群众基础
机关事业单位在内控管理建设中，更注重业务能力的提高，内控管理制度体系的建立，而对于档案管理工作缺乏重视。首先，档案管理工作的地位低，从实际来看，很少有机关事业单位成立专门的档案管理科室，对档案管理工作的重视程度不够；其次，领导在档案管理工作中，缺乏有效的领导组织，难以实现有效的管理效果；再次，档案管理缺乏干部职工基础，干部职工对档案管理工作缺乏认识，档案资料随意处理，这对档案资料的归类、整理等工作，带来较大的困难。
（二）素质偏低：档案管理人员素质偏低，难以胜任工作
档案管理是一项专业而系统的工作，要求档案管理人员应具备良好的专业能力。但从实际来看，机关事业单位档案管理人员普遍存在以下几个问题：档案管理人员年龄结构偏大，多数档案管理人员非专业出身，而是以兼职的形式，参与到档案管理工作之中；一些人员缺乏信息技术知识，在档案信息化管理中，难以适应新的岗位环境；档案管理人员流动性大，把档案管理部门作为工作临时调整的跳板，工作责任心不强，缺乏岗位职责认识。档案管理人员在工作中，出现懈怠、松散的工作现状，对档案归档整理不及时。这种业务不精，“半桶水”的业务状态，难以实现全面而科学的档案管理工作；
（三）设施落后：档案管理设施落后，信息化建设滞后
机关事业单位在档案管理中，缺乏良好的设施建设，影响了管理工作的改革与发展。特别是在档案管理信息化的过程中，对硬软设施的要求更高，强调机关事业单位应加大投入力度，转变当前的档案管理环境。从实际来看，机关事业单位正着力推进档案管理信息化，但进程缓慢，缺乏良好的设施保障。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一方面，档案管理缺乏充沛的资金投入，设施建设总体比较滞后；另一方面，档案信息化管理的推进，需要机关事业单位优化现有管理环境，硬软设施建设的不足，不利于信息化建设【1】.
二、事业单位档案管理的路径优化方式
（一）革新档案工作管理理念。
由于一些机关单位档案管理缺乏有效的监督机制，相对于软、硬件不达标而言，档案管理思想理念的转变更加重要，由于机关单位属性特点，应对时代变化能力稍显滞后，档案管理理念受传统思想束缚影响较重，不利于适应新时代发展。因此要改变这样局面，首先要改变现阶段机关档案管理理念，要结合时代发展需求，以新理念、新技术推动机关事业单位实现高效档案管理。由于机关档案大部分有保密价值，在建档过程中要不断提升安全设置，加强对档案的安全管理。
（二）档案管理库房利用新技术、新设备，全面实现现代化、智能化。
机关档案要实现现代化管理，需要全方面对档案工作进行现代化建设，首先是档案库房管理上要实现现代化，要在档案室建立现代化管理系统，要全面应用计算机自动化技术，库房内文本档案仓库内要安装实时监控设备，对室内温度、潮湿、干燥等安全隐患进行自动监控和干预，由计算机智能程序负责，确保整个档案仓库24小时都会在监控下确保安全和防盗，解决档案室需要工作人员人工监护问题。机关单位要尽量全面推广电子文档，电子文档具有节能环保、内容丰富、易于传递收藏的特点，相对于纸质文档来说具有无与伦比的优势，而且电子文档更容易检索应用，使用者可通过移动网络输入相应指令，不受地域限制查阅、下载文档资料，体现了现代高科技带给档案管理使用上的便利。与此同时，机关档案管理工作者要积极将原有纸质档案文件转换成电子文档，通过扫描、影像技术将纸质文档资料转换成电子数据存入相应电子档案目录中，这些措施对机关事业单位档案管理工作起到优化作用。
（三）加强工作人员技能培训，对机关档案进行归类，提高档案管理安全性。
从现代科技能力来看，先进的科学技术也需要人来操控，人才是整个档案工作的重点核心，为有效优化机关档案管理，必须要对机关档案管理人员系统进行档案管理升级培训，要对整个培训过程进行全程监控，最终只有合格者才能胜任档案室工作任务，这样做才能全方面优化改善机关档案管理工作，全面提升机关档案工作管理效率。机关事业单位档案管理优化过程需要涉及许多复杂的程序，为此需要加强机关事业单位档案管理软、硬件的环境建设，要不断更新管理理念，提升档案管理人员自身的管理水平，这样才能够实现机关事业单位档案管理优化的目的。
总而言之，机关事业单位在深化内部管理建设的过程中，应强化档案管理工作的开展，为内控管理改革、档案管理工作开展，提供有力保障。在笔者看来，档案管理在机关事业单位工作中具有重要的地位，管理工作的深入开展，着力点在于三个方面：一是完善档案管理制度，提高管理效力，为档案管理工作的开展创设良好的内在条件；二是推进档案管理信息化，优化管理环境；三是强化档案管理服务，提高利用价值，这是档案管理在机关事业单位工作中的重要性体现【2】。
结语
机关单位相对于其他单位，有着自身特有的属性。在机关单位里，档案管理扮演着重要角色，工作中有大量有价值意义的资料需要整理收存，档案管理过程要经过多道程序和途径，过程相对复杂繁琐。提升优化机关档案管理，有助于改善机关事业单位工作效率，对机关事业单位人力资源管理和匹配产生重要影响。
参考文献：
[1]农桂山.机关事业单位档案优化管理的实施策略[J].兰台世界，2018（04）：63-64.
[2]陈凤.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].管理观察，2018（02）：79-80.
论文作者:张国栋
论文发表刊物:《基层建设》2018年第30期
论文发表时间:2018/11/14
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