我国机构信息资源管理标准体系研究，本文主要内容关键词为：信息资源论文,体系论文,机构论文,我国论文,标准论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
标准化是机构进行信息资源管理的基本手段之一。随着社会网络化、经济知识化、资源数字化、组织虚拟化的发展，政府、企业、图书馆等所有组织领域的信息资源管理者面临的环境将越来越复杂，跨学科研究将继续深化，进而推动信息资源管理的发展[1]。因此，机构信息资源管理的标准化是一项复杂的系统工程，需要运用系统科学的理念、理论和方法作为构建的主要依据。
目前，机构信息资源管理的标准化工作取得了一定进展。在国外，ISO和IEC在1987年联合成立了信息处理技术委员会(ISO/IEC JTCI)，以信息处理为中心的信息技术标准化为工作重点，制定的标准逐年递增，已颁布的国际标准约500多项[2]。但是，国际信息资源管理标准的发展主要由市场需求和技术成熟度决定，缺乏整体的顶层设计。在国内，全国信息技术标准化技术委员会在国家标准化管理委员会和信息产业部的共同领导下，负责全国信息技术领域以及与ISO/IEC JTCI相对应的标准化工作。该组织在我国信息技术标准的规划、计划、立项、研究以及制定等方面发挥重要作用，特别是在中文信息处理标准化方面作出了重要贡献。笔者通过对中国标准全文数据库采用“信息资源”或“信息管理”作为关键词进行全文检索发现，目前在信息资源词典系统、产品质量、核工业质量信息管理、民用航空运输机场安全检查、经济犯罪案件、公安边防反偷渡、涉外信息管理、禁毒信息管理、人口信息管理、看守所在押人员信息管理、刑事犯罪信息管理、地震灾害预防等多个领域已公布相应的国家标准；运用“信息技术”作为检索词，对标准名称进行检索时，共返回333项结果(检索时间为2009年3月7日)，主要涉及基础术语、计算机软硬件、数据库、网络通信、软件工程、信息安全等领域。此外，北京市信息化工作办公室等部门提出了“信息资源标准体系”。该体系从信息采集、分类、目录、存储和服务等环节入手，重点突出数据元、元数据、信息分类及编码、业务文档/多媒体格式、数据库、目录服务和Web服务等方面所涉及的内容[3]。北京市信息资源标准体系虽然较好地体现了现阶段北京市政务信息处理流程中的主要矛盾，但是缺乏系统性和前瞻性，没有充分考虑我国机构层次的信息资源管理中存在的主要风险和国内外机构信息资源管理标准的发展趋势。
机构信息资源管理标准的制定和修订方及实施方均需要统一的顶层体系结构的设计。从标准的制定和修订方看，机构信息资源标准体系有助于准确定位标准，保证其系统性、协调性、完整性，避免标准之间的交叉和矛盾；从标准的使用者——现代组织机构角度看，需要面对种类多、数量大，不断更新的技术标准。如何分析、梳理和应用这些相关标准，使自己的业务不仅符合各种现有标准的要求，而且能够适应各标准不断更新、变化的趋势，已成为提高现代机构核心竞争力的重要挑战之一。
1 建设的目标、原则和方法
根据《标准体系表编制原则和要求》(GB/T 13016—1991)对“标准体系”的定义，笔者认为机构信息资源管理标准体系是指机构在信息资源管理过程中应遵循相关的标准，按其内在联系形成的科学有机整体。根据中国标准化研究院提出的建设“新型国家标准体系”[4]的思想，机构信息资源管理的标准体系是我国新型国家标准体系的重要组成部分。因此，在建设目标、原则和方法的选择上应与新型国家标准体系保持一致。本文针对机构信息资源的海量性、战略性、可增值性的特点以及我国机构信息资源管理中存在的“失控”、“失信”、“失用”问题，对机构信息资源管理标准体系的建设目标、原则和方法进行具体分析。
1.1 我国机构信息资源管理标准体系建设的目标
1.1.1 保障信息资源的控制力 加强信息资源的控制力是机构信息资源管理工作可持续发展的重要前提。与传统资源不同的是，信息资源是一种“海量资源”。随着信息资源的积累和外部网络的不断扩展，现代机构需要管理海量信息资源。然而，多数机构缺少管理海量信息资源的意识和能力，导致机构信息资源管理处于“失控”状态。因此，现代机构必须采取基于标准的自动化、网络化的信息技术手段来提高对海量信息资源的控制力。信息技术的标准化是保障机构信息资源控制力的重要手段。
1.1.2 提高信息资源的法律证据力和社会记忆力 加强机构信息资源的法律证据力和社会记忆力是机构信息资源管理工作的生命力之源，也是我国电子政务和电子商务发展的实际需要。信息资源是一种“战略性”资源，其操作处理不仅要满足用户的当前需要，更重要的是满足用户的未来需求。任何脱离法律、标准的信息资源管理方法都有潜在风险，而且这些风险会随着时间的推移显现出来。因此，在操作理念、流程、方法上，信息资源管理应该与其他不可再生性资源管理有所不同，应充分考虑未来需求，处理好长期保存问题，保证信息资源在一定时空范围内的法律证据力和社会记忆力。笔者认为，如何保证信息资源法律证据力和社会记忆力是我国机构信息资源管理面临的最大挑战之一。机构只有采用标准的流程和方法捕获、分类、保管、处置、检索和再现信息资源，才能符合法律和标准的要求，满足不断变化的市场需求，降低信息资源管理的潜在风险。业务操作标准化是提高机构信息资源的法律证据力和社会记忆力的根本。
1.1.3 提升信息资源的服务力 加强信息资源的服务力是现代机构可持续发展的需要。一方面，随着信息技术的普及，个体信息自我服务力得到较大的提高，导致用户对机构信息资源的服务力提出更高的要求；另一方面，机构间的竞争将不再是产品本身的竞争，而越来越体现在服务的及时性、准确性、安全性、前瞻性、多样性和个性化上。信息资源是一种“可增值性资源”，其增值空间来自于人的参与。机构信息资源的服务力提高主要依赖于如何充分挖掘和发展机构员工的隐性知识，将其集成到机构信息资源中，对外提供具有增值价值的服务。员工管理的标准化是提升机构信息资源服务力的重要保障。
1.2 机构信息资源管理标准体系建设的基本原则
1.2.1 针对性原则 标准体系因法律环境、文化背景和体制结构的不同而有所不同。笔者的研究对象仅限于我国机构信息资源管理的标准化实践，为我国各类组织机构提供通用型的标准体系框架，充分体现信息资源管理领域的核心标准及发展趋势，以便机构在本标准体系的基础上，构建个性化的信息资源管理标准体系。
1.2.2 系统性原则 标准和标准体系的根本区别在于标准体系具有系统性。标准体系的构建并不是各种已有标准的简单罗列，应以系统工程为指导思想，重视标准之间的相互制约关系，与国际标准和国家标准接轨，运用层次结构和过程结构相结合的方法具体刻画各标准之间的联系。
1.2.3 重点突出原则 在机构信息资源管理标准体系的构建中，应识别现代机构在信息资源管理方面面临的主要风险和主要矛盾。在设计标准体系的主要组成部分及其结构关系时，必须将我国机构信息资源管理工作中的主要矛盾和影响机构信息资源管理质量的主要因素作为选择相关标准的依据，做到重点突出，层次分明。
1.2.4 前瞻性原则 一方面，标准体系必须有一定的稳定性；另一方面，信息资源是一种战略资源，其主要的价值和风险将体现在未来时间，机构信息资源管理必须考虑到各种标准的变化趋势及我国机构信息化建设的未来需求。
1.2.5 自愿性原则 该标准体系只提供我国机构信息资源管理标准的总体框架，反映信息资源管理标准化最新进展和未来趋势，突出各类相关标准之间的联系，对机构信息资源管理标准的选择、制定和修订提供统一的框架基础。但是，该标准体系鼓励和提倡机构采用国外的“自愿型标准体系”模式，结合自身实际情况构建个性化信息资源管理标准。因此，该标准体系在每个纬度上提供的标准具有参考价值，不属于强制性的标准体系。
1.3 构建机构信息资源管理标准体系的方法论
我国机构信息资源管理是一项复杂的系统工程，必须从我国国情出发，不能盲目跟从国外流行的方法论。鉴于我国社会主义建设的成功经验，在方法论的选择上，运用系统科学理论为指导，以“物理—事理—人理方法”(Wuli-Shili-Renli Method，WSR方法)和“螺旋推进方法”(Spiral Propulsion Systems Methodology，SPIPRO方法)作为方法论，借鉴ISO标准体系的构建方法，建设有中国特色的机构信息资源管理标准体系的方法论。
1)“物理—事理—人理方法”[5]。该方法是由钱学森、许国志、王寿云、顾基发、朱志昌等科学家在我国社会主义建设实践经验中总结和提炼的，是具有中国特色的方法论。该方法论从人理、物理和事理3个纬度为解决我国社会主义建设中的复杂问题提供了一套行之有效的方法论。因此，WSR方法为机构信息资源管理标准体系的组成要素提供了重要依据。
2)“螺旋推进方法”。该方法强调在解决问题的过程中，按照事物变化和演化的实际情况，反复循环地使用各种不同的方法，推进事物的发展进程，以期达到预定的变动目标[6]。该方法可以替代国外制定标准体系中常用的PDCA方法，而且更适合我国国情。因此，SPIPRO方法为机构信息资源管理标准体系的持续改进提供了重要依据。
2 机构信息资源管理标准体系的设计
笔者结合《标准体系表编制原则和要求》和机构信息资源管理的特殊性，对不同的标准或规范之间存在相互依赖、相互制约的内在联系进行深入研究，构建机构信息资源管理标准体系。在具体方法论的选择上，以系统工程理论为指导，采用WSR方法，借鉴ISO标准体系，设计具有中国特色的、符合我国机构信息化发展需求的标准体系。该标准化体系包括技术、方法和管理3个维度，详见表1。
2.1 技术维度
技术维度是指从“物理”视角，研究机构信息资源管理中需要遵循的技术标准及其相互关系，从而保证我国机构信息资源的“控制力”。技术维度主要包括软件标准、硬件标准、网络标准、数据库标准和服务接口标准。
2.2 方法维度
方法维度是指从“事理”视角，研究机构信息资源管理业务方法和流程的标准化，从而保证我国机构信息资源管理的“法律证据力和社会记忆力”。主要包括信息资源的规划、采集、分类、监控与应急处理、保管与处置、统计分析和系统管理方面的标准方法。ISO 15489文件信息管理标准、DoD 5015.03美国国防部数字文件管理、Moreq 2欧盟数字文件管理标准、ICA国际数字资源管理标准等国际标准对我国机构的标准化处理具有参考价值。
2.3 管理维度
管理维度是指从“人理”视角，研究机构信息资源管理工作中的人员管理标准化问题，从而充分发挥从事机构信息资源管理中每一名员工的积极性、责任心和合作意识，提高机构产品和服务的增值性，保证机构信息资源的“服务力”。管理标准主要包括以下6个方面：质量管理、过程管理、风险管理、项目管理、社会责任管理、职业健康安全管理。在管理维度上，与机构信息资源管理有关的国际标准有ISO 9000系列质量管理标准、CMMI和ISO/IEC 15504等过程改进与评估标准、ISO 31000风险管理标准、BS 6079系列项目管理标准、SA 8000社会责任管理标准和OHSMS 1 8000职业健康管理标准。
3 机构信息资源管理标准体系的实施
机构可以按照本标准体系提供的技术、方法和管理3个纬度和每个纬度上的标准类型及其联系，构建机构信息资源管理标准的总体框架。在每类标准中选择具体标准时，不同的机构应根据自身的情况，按照自愿性原则，遵循“积极采用国际标准和国外先进标准”以及“有国际标准，采用国际标准，无国际则采用国家标准”的工作方针，针对每个纬度上的每种标准类型，从现有的大量标准中选择适合自己业务需求的标准，构建本机构信息资源管理个性化标准体系。在具体实施过程中，机构可以借鉴以下5个步骤实现设计个性化标准体系的目的。①规划阶段。根据机构的战略规划和核心竞争力，确定机构信息资源管理的期望状态，制定设计与实施机构个性化信息资源管理标准体系的具体时间进度计划及职责分配表。②诊断阶段。从信息资源的控制力、证据力与记忆力和服务力的角度，寻找当前信息资源管理的信息技术、操作方法、人员管理中导致信息资源的失控、失信、失用的问题及潜在风险，并分析所发现的问题或风险之间的内在联系。③设计阶段。根据本标准体系中提供的维度以及每个纬度上的标准分类方法，从现行标准(包括国际标准、国家标准、行业标准和企业标准)中选择适合自己机构的具体标准，组建个性化的信息资源管理标准体系。在设计阶段需要注意两方面的问题：一是应积极收集与借鉴其他相关机构的最佳实践；二是深入调研机构所处供应链中的上下游机构中广泛采用的标准。④试运行阶段，设计个性化标准体系后，应在一定的时空范围内进行试运行。在试运行阶段，应对标准体系的具体实际效果进行实时监控，定期总结存在问题及其改进方案。⑤修改与推广阶段，分析机构个性化标准体系试运行过程中的经验教训，对个性化标准体系进行改进处理，并逐步在机构范围内进行推广应用。推广应用后应注意对标准体系具体内容的动态更新。导致机构标准体系具体内容动态更新的原因有：机构发展战略或核心竞争力发生变化；上下游机构的标准体系发生变化；新标准的公布；现行标准的修订等。
4 结束语
机构信息资源管理标准体系是我国标准体系的重要组成部分，对我国标准化实践具有重要的理论和实践意义。笔者探讨了该标准体系的设计思想和基本框架，有待于在实践领域中广泛应用，并根据实际应用情况持续改进本标准体系。从方法论上看，“螺旋推进方法”为本标准体系的进一步完善和社会实践提供了重要思路。该标准体系主要目标有3个，即提高机构信息资源的控制力、证据力与记忆力和服务力。因此，根据“螺旋推进方法”的思想，可运用“3系螺旋式推进策略”，抓住主要矛盾，对标准体系进行“旋进”，实现标准体系的不断完善。