关键词：优抚对象；民政档案；管理；利用
我国于1956年正式确立了优抚制度。这项制度自从被确立以来，由于其具有的优势被我国长期坚持与使用。而自我国建国以来，一直处于相对和平的状态，优抚对象呈现出基本稳定的状态。但建国以后，我国也曾发生过局部战争与自然灾害，这些都集中性地使我国优抚对象在数量急剧上升。而随着我国经济发展与深化改革的不断进行。我国目前重点优抚对象的数量呈现出了逐年上升的趋势。而这也就给各个地方的民政机构提出了档案管理上的新要求。优抚对象管理工作受到政府的高度重视，而优抚对象的民政档案管理与利用是政府加强优抚对象管理的重要途径。研究基于优抚对象的民政档案管理与利用不仅有利于加强政府对优抚对象的管理，而且对我国民政档案管理工作具有直接借鉴意义。
1 面向优抚对象的民政档案管理
做好优抚对象的档案管理工作可以从三个方面入手：
1.1完善档案管理制度
有效管理优抚档案，首先要完善优抚档案的管理制度。要建立动态管理的管理制度，将重点的优抚对象纳入管理与审核的体系，定期对其基本情况与生活情况进行更新，为有效地开展优抚工作提供档案的支持。同时各个民政单位也要积极地改变管理方式，使档案管理向着标准化、科学化的方向发展。同时还要加强信息化的建设，使管理模式更加规范，便捷。
1.2 实现优抚档案信息高度整合
在档案管理工作中要不断加强优抚档案具体信息的整合。因为优抚对象的信息和发展状况是随着时间变化而不断发展的。比如，有一些对象在审核的时候达不到优抚对象的标准，但是随着时间的推移和社会的变迁，在之后能够达到优抚的标准。再如，有的对象在审核中达到了优抚对象的标准，但是经过社会经济的发展已经不再符合优抚对象的标准了。如果不及时整合优抚信息，可能导致在优抚人群精准不到位，一部分对象无法享受优抚政策。因此，各级民政部门要加强优抚对象的档案管理工作，实现优抚对象电子信息管理，将对象有效划分等级，做好精准识别、精准退出工作。同时对于一些不擅长使用电子归档的优抚人员，档案管理人员要帮助其完成档案填写、核对以及电子保存的各个程序。而在这期间，工作人员要着重注意工作态度与工作方法。而在实践中，各个基层单位还总结出了关于电子档案与纸质档案结合管理的具体工作要求，即“一全、二清、三有序”。
1.3 及时整理档案信息
优抚对象的一个重要的特点就是：其基本状态处于随时变化中，即有的优抚对象会随着时间的推移而不再满足被优抚的条件，这时其就丧失了被优抚的资格。而有些没有满足优抚条件的对象，可能因时间经过或发生重大事情而满足了被优抚的条件。同时还包括优抚对象去世，重大疾病等其他情况。而这些都会导致优抚对象的信息的变化。这就要求工作人员要及时地整理及更新优抚档案的信息。可以从以下几个方面入手：制作统一的档案信息目录，方便管理；实行一对一的全程跟踪服务；随时更新电子数据，方便随时查询。
1.4 加强档案防护设施的更新与保养
档案防护设施包括：防盗设施（防盗门）、防火设施（灭火器）、防磁设施（防护磁柜）、防毒设施（消毒机）等。这些设施在不同的方面能有效地保护档案不被破坏。因而要做好这些设施的更新与保养。例如：防磁柜的更新换代十分迅速的设施，因而对于防磁柜要做到及时更新，以免其失效而导致档案消磁的问题。而对于灭火器，加湿器等器械要做到及时的维护与保养，使其保持良好的工作状态，能够随时投入工作。
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1.5 建立优抚档案动态管理制度
为加强优抚对象的民政档案管理，政府必须建立优抚档案动态管理制度，使优抚对象的档案管理工作朝着规范化、标准化和信息化的方向发展，提高优抚对象民政档案管理水平。在优抚对象民政档案管理的过程中要将档案管理动态纳入管理工作考察体系，建立优化档案动态管理制度，及时更新优抚对象的动态信息，对优抚对象的生存状况及基本信息进行分类登记，并对重点优抚对象的状况进行定期汇报。
2 优抚对象的民政档案利用
2.1 建立优抚档案利用机制
加强优抚对象民政档案利用需要相关部门建立优抚档案利用机制，加强对优抚档案信息资源的整合。优抚档案绝对不允许私自查阅，更不允许擅自利用。因此，必须建立规范的优抚对象民政档案审批制度，提高优抚对象民政档案利用的合法性和规范性。
2.2 不断完善优抚档案的利用制度
优抚档案管理是为了更好地落实优抚制度，方便人员管理。因此在优抚档案的利用中必须坚持档案管理基本原则。因此，各级民政部门必须不断完善优抚档案的利用制度，规范档案利用流程。笔者认为，优抚档案未经允许不能外借，要必须确保优抚对象的信息安全，防止信息丢失导致对象权益受损。在档案信息管理中，严格制定网络档案管理办法，及时更新档案管理密码、采取局域网的工作模式、提升网络安全密级，确保在利用过程中的网络信息安全。总的来讲，在档案的利用过程中，操作人员要严格遵守档案利用制度，对于违反制度的行为必须给予一定的行政处罚。
2.3 不断规范优抚档案管理的利用方法
在优抚对象档案利用过程中，要不断规范利用方法，确保民政档案信息的安全。实际利用过程中，严格按照程序实现档案管理不外借原则。具体来讲体现在以下两个方面：一是实现优抚档案利用效率，通过对优抚对象的管理，实现对象的精确管理，保障优抚对象政策享受到位。二是实现优抚档案系统管理。通过档案信息化，明确地区靶向，将优抚对象纳入统一的管理中去。根据对象的实际情况，实现政策倾斜。
2.4 不断完善电子优抚档案的利用途径
电子档案的利用能够提高民政工作效率，提升档案管理的效率。在电子档案的利用过程中，本文认为可以从以下三个方面实现利用途径：一是电子档案拷贝利用的途径。电子档案的拷贝利用是电子档案利用中独具优势的形式，能够将电子档案最大化保留，实现档案的利用效率最大化。因此，在实际的利用途径中我们要优先考虑“拷贝利用”的形式。二是信息的传输途径。这种形式方便、快捷，是档案利用的重要途径之一。只要有网络的地方，就能实现档案的信息传输，因此这种途径运用得比较广泛。但是值得注意的是，在网络途径下，有可能会导致网络风险的存在，因此对于不适宜在网络传输的信息，依然采取拷贝的形式。三是档案的现场利用。这种途径使用是最广泛的，民政部门可以通过直接查询的方式，实现档案信息现场查阅，当然，优抚对象也可以在档案管理现场查阅到自己的信息。
3结束语
优抚对象的民政档案管理利用是政府加强优抚对象管理的有效途径，本文从优抚档案动态管理、电子档案与纸质档案双重管理、优抚档案的整合三方面探索了我国政府基于优抚对象的民政档案管理的具体途径，并从建立优抚档案利用机制、规范优抚档案利用方法、完善优抚档案利用途径等方面提出了政府加强利用优抚对象民政档案的途径。完善基于优抚对象的民政档案管理与利用不仅有利于政府加强对优抚对象的管理，而且对我国民政档案管理工作具有深刻的现实意义。
参考文献：
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[2]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务,2016(5)
[3]陈海涛.浅谈基于优抚对象的民政档案管理与利用[J].工作指导,2014(04):48-49.
论文作者:徐宁
论文发表刊物:《工程管理前沿》2020年第6期
论文发表时间:2020/5/9