关键词：供电企业；数字档案管理；现状；措施
随着社会的高速发展，信息量在日益增加，给信息管理带来了巨大的挑战。供电企业作为特殊企业，其业务本身关乎社会生产生活的方方面面，并且档案数量大，涉及领域广，因此管理更加困难。本文从供电企业数字档案管理存在的问题出发，提出加强和改进数字档案管理的措施，并分析了数字档案管理的优势。
1新时代供电企业档案数字化建设的意义
1.1节约资源成本，提升经济效益
企业档案数字化就是通过计算机和网络设施、信息化资源系统的建设，将传统纸质及实物性质的档案转化为可以通过计算机存储、处理的数字信息。与传统的企业档案管理在人力、物力、财力上的成本支出相比，这一企业档案管理的新型模式，在实体空间、材料消耗和管理人员等方面成本支出大大降低，进而提升了企业的经济效益。
1.2推动企业档案管理智能化，提升其利用率
进入新时代，传统的以手工操作为主的企业档案管理已无法满足企业发展需要，将信息技术、计算机技术和缩微技术充分应用于企业档案管理工作，实现企业档案管理操作的数字化、智能化，是新时代企业进行现代化转型的必然要求。档案信息资源的开发利用，离不开快速、高效的信息检索。实现企业档案的数字管理，运用档案管理系统智能检索可以使档案信息资源管理及利用更为便捷、高效，方便企业工作人员对所需档案资料的查找和利用。
2我国供电企业档案管理现状
2.1缺乏档案管理意识
在当下的档案管理工作中，无论是企业高层决策者与管理者，还是档案管理者本身，都存在着一个误区，认为档案管理对于企业来说是一个可有可无的工作。有些企业的档案管理者根本就不是专业人员，并且这些档案管理人员也缺乏严谨的工作态度，从而导致在档案管理过程中出现方方面面的问题。档案管理意识缺失，会给数字档案管理带来巨大的阻碍。如没有管理意识，那么再严格的档案管理制度都形同虚设，毫无作用。一些供电企业只重视经济，而轻视管理，这样会导致工作人员的档案管理意识薄弱，从而在一些电力建设活动中，遗失一些重要的文档，这样会导致档案不完善、不系统，保密性较差。
2.2无专业的人员管理
我国现今供电企业档案管理人员并不专业，大多数供电企业的档案管理人员是一些学历较低、不够专业的文案人员。这些人员缺乏一些系统的管理方法，如果不定期培训，将给档案的整理带来巨大的不便，甚至出现入档错误的现象。在供电企业工作的档案管理人员应具备专业的背景，这样可以提高数字档案管理的效率，减少错误率。当需要调用文档时，可以做到准确无误。
2.3档案数字化建设力度与数字化档案开发利用程度不相匹配
档案数字化加工的目的除了保护原件，更重要的是提供档案多渠道的检索利用。信息的检索依靠的是被检索信息元数据的创建与管理，是反映相关档案内容、结构及背景特征的关键数据。企业在档案数字化的过程中，往往容易因追求档案数字化的数量而忽视了档案数字化的核心价值。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在批量数字化过程中，对于档案的元数据挖掘、档案的扫描效果、档案录入的错录与漏录、录入档案的像素格式等，没有规范标准的质量要求，致使档案数字化质量不高，档案的利用效果不佳。
3加强和改进数字档案管理的措施
3.1数字化档案管理理念应与时俱进
想转变企业档案管理理念，首先要以普及为主，企业档案管理属于企业管理范畴，属于内部事务。应组织相关培训，培养员工文件归档重要性的意识。其次要改变档案管理的专人专用，在档案管理工作上做到人人参与。在公司内部建立资源库，统一档案格式、命名、分类等，建立标准化的档案系统，节约档案管理人员的整理时间。
3.2对档案管理人员的要求
首先，作为档案管理人员，要培养终身学习的意识。不断提高个人能力，增强管理水平，档案管理的技术手段在不断发展，而且对能力的要求日益增加，只有不断提高业务能力，才有把握面对工作中的挑战。其次，要不断培养个人的创新意识。档案管理方法的每一次变革都源于创新，在遵循主流管理方法的同时，档案管理人员的创新精神也极为重要，每一次大胆的尝试都可能带来意想不到的效果，敢于思考创新的管理人员，对管理工作也会有更深层次的领悟。再次，要有强烈的责任意识，以优秀的职业道德对待档案管理工作。认真对待岗位内容，耐心细致地完成工作，对工作中出现的问题要及时处理汇报。最后，要具备缜密的逻辑思维和大局观。档案的归纳层次性极强，一个环节出错都可能导致无法弥补的档案损失。逻辑思维的重要性就体现在档案管理人员对多项任务的处理协调性和对档案内容的层次化构成理解。大局观可以通过多学习先进的管理方法养成，体现在档案管理人员是否能掌握主流的管理知识，并且在做出管理决策时是否可以全面考虑问题。
3.3加强档案数字化的加工处理
数字化档案的加工处理原则，需要参考纸质档案数字化加工原则，对数字化的处理范围进行确定，理论上来讲，要想彻底实现档案数字化建设，需要将全部的纸质档案进行数字化处理，但是在实际应用的过程中，这种加工处理模式需要耗费较长的时间，针对一些不重要的档案信息也没有必要进行数字化处理，所以应该制定相应的要求，一旦纸质档案与该要求相符，才可以进行加工处理。在加工处理的过程中，包括多个环节，如档案整理、档案扫描、档案存储、档案备份、档案编目等，这就在一定程度上增加了加工处理的难度，因此在加工处理的过程中，需要健全的制度与高素质的档案管理人员作为支持。
3.4提高企业档案数字化管理的技术水平
提高档案数字化管理保密技术主要涉及到网络防火墙、操作系统安全、以及其他的经营技术，这些都是在数字化管理过程中广泛应用的加密技术。在数字化管理过程中，数字化加密技术是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升档案数字化管理的安全以及质量。在信息的传输过程中，可以采用更加有难度的密匙来保护信息不被泄露，在使用密匙保密措施时，可以选择两个相应的密匙，一个是采用公开的形式用来发送信息文件里的，另一个则采用保密的形式用来接受私密的文件信息。只有从多个环节对于档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，档案信息更加安全保密。
4结语
社会的飞速发展，信息管理显得尤为重要。供电企业的管理应该加强数字化的管理，这样可以提高工作效率，让企业有更多的精力发展其他方面。供电企业应该根据自身情况制定严格的规章制度，聘用合适、高能力、有创新意识的的档案管理人员，培养严谨、认真的工作作风。目前，大多数供电企业都存在问题，所以本文分析了一些存在的问题，并给出一些加强数字化档案管理的措施，希望给供电企业提供一些可行的措施，提高供电企业的工作效率。
参考文献
[1]刘德松.大数据时代档案信息化管理工作的思考[J].管理观察,2018(8):101-102.
[2]宫晓东.我国企业档案管理理念改进[J].档案学通讯,2018(3)：4-8.
论文作者:王春慧
论文发表刊物:《中国电业》2019年第21期
论文发表时间:2020/4/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 企业论文; 供电企业论文; 过程中论文; 数字论文; 《中国电业》2019年第21期论文;