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时间对企业家来讲是最稀缺的资源。但是我们的许多企业家对自己时间的使用是无计划,无重点,无效率的。这是对企业资源的一种浪费。
据一项调查资料显示表明:我国企业家用于和政府打交道的时间大约为20%,包括各级党委、政府、工商、税务、城建、计委、公安等等。用于各种社会兼职,包括人大代表、政协委员、青联、工商联、某某协会秘书长、理事等的时间约为20%。用于与金融界进行融资协商、出席各种座谈会、演讲、报告会、新闻记者采访等的时间约为30%。用于企业发展多元化协调和无效管理而浪费的时间约为20%,这方面的时间不花是不行的,但花了却没有多大效果,也就是说因企业在发展过程中埋下的隐患和管理失序,从而使企业家和企业的许多活动被锁定在某种无效状态之下。真正作用于企业发展和运作的有效时间仅为10%。究其原因不客气地说,这主要是因为我们的一些企业家经常在还没有化好妆之前就急不可耐地奔上舞台,想演各种各样的角色,因此也就出现了企业界“你方唱罢我登场,各领风骚三五年”这样走过场的情境。
所以企业家要重视利用时间,提高时间的使用效率。如何让自己的时间升值,企业良性健康发展?英特尔资深副总裁虞有澄先生在其著作《我看英特尔——华裔副总裁的现身说法》中道出其多年工作总结发现的三个“秘诀”。
首先就是要认真管理自己的行事历。因为每个人工作时间有限,选择做什么事或不做什么事,就成为决定性的因素。往往最急迫的事情未必就是最重要的事情。做为老总的行事历不能依秘书安排而行,一定要对自己的行事历有主动决定权。自己决定每天做什么,或不做什么。这中间有个技巧,就是事先决定在哪个问题上花多少时间,并在每周给予对照调整,不至于顾此失彼,同时进行“走动式管理”,随意走动,因地制宜,与别人交谈以了解各种最新的情况。当然还要为自己挤排出一些思考时间。这样做事计划性增强了,效果自然会提高。对时间的利用效率,预则高,不预则低。
第二秘诀是随时掌握最新相关信息。老总们置身于瞬息万变的世界里,不能随时掌握先机就注定要被淘汰。只有了解技术、市场、资源的潮流趋势,才能进而发挥时间管理的杠杆效应,虞有澄先生每天早晨七点左右,在出发至办公室之前,已将《华尔街日报》看过一遍,对产业界或财经大事了然于胸。
比尔·盖茨和安迪·葛洛夫都有一个共同特性,就是他们的信息永远比别人更快一步。盖茨每天都花许多时间与别人交谈,在谈话中获得许多第一手信息。葛洛夫则每天花很多时间在阅读以及电子网络上,他的兴趣广泛,因此信息来源也相当多。每天晚上葛洛夫就比别人快一步,先上网络看第二天才出刊的报纸上的重要新闻,这让他的消息比其他人早了十个小时以上,采取对策的时间也相对多出十个小时。
虞先生在每天接受许多信息之余,还经常自我反省这样一些问题:现在有哪些最新情况?有哪些信息与我正在进行的事迫切相关?我手上忙的是不是目前最重要的工作?这个世界是否在近几个月有明显改变,让我有必要调整我的时间杠杆等等?这种反躬自问能提醒自己摄取最有用的信息,处理最重要的事情,如此行事,时间效率当然会高起来。有效的个人生产力是一个令人振奋的字眼,它要求在最短的时间里处理充满生活各领域的观念和资讯,并以热忱和期待逐步实现事先决定的对企业和个人有价值的目标。
第三个秘诀是有效授权。那就是划立个范围,哪些事情要自己亲为?哪些事情交予别人办理?哪些事情自己要追踪督查?哪些事情完成以后要给予总结评价?从而激励行事者。完全排除没有附加值的工作。这样一方面使自己能知道当前所做的事情进展的状况和完成程度,另一方面显示出你对下属工作和他们本身的重视。有位管理大师讲,正确地做事比把事情做正确更为重要。有效授权使自己不需要事必亲躬,从而把自己解放出来, 做自己该做的事情, 做正确的事情(Do the rightthing),时间的使用效率自然会高起来。
如此忙碌,老总才会思路清晰、事半功倍,公司最宝贵的资源才能得到最有效的利用,而不是到处救火,忙而无功。
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