摘要：本文基于档案工作的标签管理一环，针对其管理混乱、效率低下的现状开发出一套新型的档案标签管理方案，既增加了档案的美观度，又提升了档案维护效率。
关键词：档案管理，标签，新材料应用
Abstract：Based on the archives work of label management，based on the status quo of its management confusion，inefficiency developed a new type of file label management scheme，both increased the aesthetic of archives，and improve the efficiency of file maintenance.
Key words：file management，the label，application of new materials
引言
标签管理是档案管理工作的难点之一。各种规格的文件盒堆积在资料室内，不同格式的标签夹杂其中，让资料员眼花缭乱的同时，也增加了档案管理的难度；与此同时，标签的更换工作也影响了档案维护的效率，主要问题在于文件盒的标签栏胶片与标签纸粘连导致更换标签时间过长，不利于大量的标签更换作业。以至于对部分使用时间较长而外观比较完整的文件盒在标签粘连时，基于美观考虑，需要选择更换文件盒达到更换标签的目的。
针对上述情况，我们认为有必要提出一种快捷可靠的标签管理方案，不仅使各种规格的文件盒外观达到统一，更重要的是提升标签更换效率，减少不必要的资源浪费。
1正文
1.1现状调查
（1）档案文件盒数量庞大。单以某计量运维班统计，其管辖范围涵盖全区1446台高供高计专变、2245台高供低计专变及3236台公用配变计量装置，目前配置了约1500个文件盒，存储了巨量的纸质文件。
（2）运维工作繁复：每年业扩工单众多，更名工单数目惊人。在2017年，J市X区高压新装及增减容用户数为732，更名用户1160户，销户267户，公变用户的更名数更是高达1943户。
（3）更换标签无合适方法，效率低下。目前并无常规的更换标签工具，尺子、裁纸刀和土制工具轮番上阵是家常便饭，然而并不能从根本上解决更换标签的效率问题。表2为更换标签耗时的统计。
根据上表，在标签无粘连或粘连较少时，更换作业一般耗时10-30秒；而当标签纸出现粘连情况时，更换作业可长达1-3分钟不等，甚至由于粘连严重而无法更换标签的情况，需要更换标签盒才能完成。
（4）文件盒外观对标签样式影响很大，部分文件盒由于尺寸原因难以匹配符合7S管理标准的标签，加上批次不同的文件盒标签栏式样不统一，给档案员增加了不少管理难度。
综上所述，我们需要研发一种新型的档案标签管理方案，其目标如下：
①所有文件盒统一外观；
②标签替换时间缩短至5-10秒。
1.2方案对比及优选
标签栏胶片与标签纸粘连的根本原因在于标签纸上的油墨随着时间推移成为了粘住胶片与标签纸的元凶，那么只要解决了这一矛盾，粘连的问题就迎刃而解。由此推出以下几种方案：
（1）把“胶-纸”接触方案更改为“胶-胶”接触方案
根据此思路，可分为两种可行方案：
①把标签纸过塑后插入标签栏，其优缺点如表所示：
（2）把标签栏胶片与打印面接触改为胶片与标签背面接触，即把标签覆盖粘贴在标签栏胶片上方：
通过上述方案的横向对比，方案1、2以及方案3在一定程度上避免了标签栏胶片与标签纸粘连的问题，但同时引发了效率上和管理上的其他问题，综合而言并不是理想的方案。为了在经济上和效率上达到平衡，同时达到完成课题的目的，方案4是最优选择。
1.3优化方案
根据课题要求，在选择方案4的基础上需要进行再优化，具体做法包括：
（1）为主流的宽、窄两种文件盒提供两款格式的标签贴，高度尽量一致；
（2）标签贴统一大小标准为完整覆盖全系列文件盒标签栏，避免日后尺寸更换和资源浪费，这也是统一外观的目标要求；
（3）标签贴表层胶片采用正反双面磨砂材质，一方面减少外部反光和方便观察，另一方面降低标签纸粘连的可能性；
（4）为方便标签纸插入和取出，标签贴采用和传统文件盒相近的样式，增加可维护性。
1.4确认效果
（1）在标签纸无粘连或者粘连较少的情况下，可以轻易取出和插入标签，全过程平均耗时6.2秒（见表5）；
（3）使用标签贴前后对比（外观），更换后统一规格；
2.成果总结
通过一段时间的应用，本方案得到了不少档案管理人员的肯定，其创新点在于：
（1）可应用于所有文件盒的标签栏；
（2）对不同规格同一宽度的文件盒可用同一种标签贴覆盖标签栏，同时采用南网7S管理标准的式样进行标签重做，达到美观和方便管理的目的；
（3）对部分旧式或标签栏损坏的文件盒可使用标签贴进行翻新处理和再利用，减少办公资源浪费的目的。
标准化、实用化是档案管理工作的重要目标，通过这一方案的推广，有助于形成良好的档案闭环，保证工作的有序开展。
论文作者:潘煜伟
论文发表刊物:《电力设备》2018年第14期
论文发表时间:2018/8/21
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